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27Déc, 2017
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Droits des utilisateurs : gérez les droits d’accès à vos formulaires

Vous êtes administrateur ou chef d’un groupe ? Découvrez comment attribuer vos formulaires à différents utilisateurs !

Exemple.

Vous gérez une équipe dans votre entreprise.
Vous utilisez Kizeo Forms pour faire vos états des lieux, vos notes de frais, vos rapports d’activité, etc.
Vous voulez que certains de vos collaborateurs n’aient accès qu’à certains formulaires.

Comment attribuer vos formulaires ?

L'option d'attribution des droits à tous les utilisateurs par défaut.
  • Rendez-vous dans le menu Paramètres.
  • Par défaut, la case à cocher Donner le droit à tous les utilisateurs par défaut est cochée. En décochant cette option, lorsque vous créerez un formulaire ou un utilisateur, vous devrez attribuer les droits manuellement.

Vous pouvez cocher la case "Donner le droit à tous les utilisateurs par défaut".

L'attribution des droits d'accès à vos formulaires pour les utilisateurs.
  • Rendez-vous dans le menu Formulaire -> Mes formulaires.
  • Vous pouvez modifier les droits d’accès à vos formulaires en cliquant sur l’icône Droits du formulaire choisi.
  • Attribuez les droits d’accès à vos formulaires en ajoutant manuellement un ou plusieurs utilisateurs depuis l’onglet Utilisateurs.

 

Attribuez les droits d’accès à vos formulaires en ajoutant manuellement un ou plusieurs utilisateurs.

Vous pouvez retirer les droits d"accès au formulaire à un utilisateur.

 

L'attribution des droits d'accès à vos formulaires par Groupe d'utilisateurs.
  • Rendez-vous dans le menu Formulaire -> Mes formulaires.
  • Vous pouvez modifier les droits d’accès à vos formulaires en cliquant sur l’icône Droits du formulaire choisi.
  • Attribuez ensuite les droits d’accès à vos formulaires en ajoutant un ou plusieurs groupes d’utilisateurs depuis l’onglet “Groupes” :

Remarque : tous les utilisateurs du ou des groupes d’utilisateurs ajoutés auront le droit de saisie sur le formulaire. Les chefs de groupes pourront quant à eux consulter les données saisies par les utilisateurs appartenant à leur groupe.

Attribuez les droits d’accès à vos formulaires en ajoutant un ou plusieurs groupes d’utilisateurs.

Vous pouvez retirer les droits d'accès au formulaire à un groupe d'utilisateurs.

Note : Vous pouvez limiter l’interaction de votre chef de groupe avec les données saisies en sélectionnant son niveau d’accès depuis le menu déroulant :
– Lecture seule : le chef de groupe pourra uniquement consulter et exporter la donnée.
– Droit d’édition : le chef de groupe pourra consulter, exporter, supprimer et modifier la donnée (si l’option est activée).

sélectionnez le niveau d'accès

NB : Il est impossible de modifier le niveau d’accès d’un chef de groupe à un groupe si il est son groupe principal.

Vous pouvez limiter l'interaction de votre chef de groupe avec les données saisies

L'onglet Récapitulatif.
  • Depuis l’onglet Récapitulatif, vous pourrez accéder au détail des utilisateurs ayant accès à votre formulaire :

Accédez au détail des utilisateurs ayant accès à votre formulaire dans l’onglet « Récapitulatif ».

En cliquant sur la loupe en face de chaque utilisateur vous pouvez connaître la raison pour laquelle l’utilisateur a accès à ce formulaire :

  • L’utilisateur a aussi un statut d’administrateur :

L’utilisateur a aussi un statut d’administrateur.

  • L’utilisateur fait parti d’un groupe d’utilisateurs ajouté dans l’onglet Groupes :

L’utilisateur fait parti d’un groupe d’utilisateurs ajouté dans l’onglet Groupes.

  • L’utilisateur a été ajouté manuellement dans l’onglet Utilisateurs :

L’utilisateur a été ajouté manuellement dans l’onglet Utilisateurs.

Récapitulatif avancé :

L’utilisateur

Le transfert de donnéeL'Historique de donnéesLa copie d'une donnéeLa modification d'une donnée après saisieLa suppression d'une donnée saisieLa saisie de données
  • Afin de donner la possibilité à votre utilisateur de transférer une donnée :
    – avoir accès à la saisie du formulaire,
    – la case Autoriser le transfert de données entre utilisateurs doit être cochée dans les options de votre formulaire onglet Mobile.
  • Afin de recevoir un transfert :
    – avoir accès à la saisie du formulaire,
    – l’option Peut recevoir un transfert dans les droits de votre formulaire doit être cochée.
  • Changer le destinataire d’un transfert de donnée lorsque la donnée n’est pas réceptionnée sur l’appareil mobile :
    – avoir accès à la saisie du formulaire,
    – la case Autoriser le transfert de données entre utilisateurs doit être cochée dans les options de votre formulaire onglet Mobile.

  • Afin que vos utilisateurs puissent voir l’intégralité des données saisies :
    – avoir accès à la saisie du formulaire,
    – la case Autoriser tous les utilisateurs à voir l’historique doit être cochée dans les options du formulaire onglet Mobile.

  • Afin que votre utilisateur puisse copier une donnée saisie :
    – avoir accès à la saisie du formulaire.

  • Afin de modifier ses propres données enregistrées :
    – avoir accès à la saisie du formulaire,
    – la case Autoriser la modification du formulaire après sa saisie doit être cochée dans les options du formulaire onglet Mobile,
  • Modifier toute les données enregistrées faites sur ce formulaire :
    – avoir accès à la saisie du formulaire,
    – la case Autoriser la modification du formulaire après sa saisie doit être cochée dans les options du formulaire onglet Mobile,
    – la case Autoriser tous les utilisateurs à modifier les données des autres utilisateurs doit être cochée dans les options du formulaire onglet Mobile,
    la case Autoriser tous les utilisateurs à voir l’historique doit être cochée dans les options du formulaire onglet Mobile.

  • Afin de pouvoir supprimer ses propres données enregistrées :
    – avoir accès à la saisie du formulaire,
    – la case Autoriser la modification du formulaire après sa saisie doit être cochée dans les options du formulaire onglet Mobile,

  • Afin de voir un formulaire et donc de saisir une donnée, votre utilisateur doit avoir le droit en direct ou via un groupe sur le formulaire.
  • Afin d’enregistrer une donnée, votre utilisateur doit :
    – avoir accès à la saisie du formulaire,
    – la case Transférer seulement ne doit pas être cochée dans les droits du formulaire.

Le chef de groupe.

Modifier/Supprimer les données d'un autre utilisateurLa modification d'un formulaireLa suppression d'un formulaireLa copie d'un formulaireGérer les droits d'un formulaireLa gestion d'utilisateursLa gestion des groupes
  • Afin qu’un chef de groupe puisse Supprimer les données d’un autre utilisateur :
    – qu’il soit chef d’un groupe qui ait droit sur le formulaire,
    – qu’il soit utilisateur,
    – que l’utilisateur qui a saisi la donnée fasse parti de son groupe,
    – que Droit d’édition soit sélectionné dans le menu de gestion des groupes.

  • Afin qu’un chef de groupe puisse modifier un formulaire sur le back-office :
    – son groupe principal (ou enfant) doit être propriétaire du formulaire,
    – il doit avoir le droit de création et modification d’un formulaire.

  • Afin qu’un chef de groupe puisse supprimer un formulaire sur le back-office :
    – son groupe principal (ou enfant) doit être propriétaire du formulaire,
    – il doit avoir le droit de création et modification d’un formulaire,
    – le formulaire ne doit pas être utilisé en dehors de son périmètre de consultation.

  • Afin qu’un chef de groupe puisse copier un formulaire sur le back-office :
    – il doit avoir le droit de voir le formulaire,
    – il doit avoir un groupe principal défini.

  • Afin qu’un chef de groupe puisse modifier les droits sur un formulaire :
    – il doit avoir le de création et modification de formulaire.
  • Afin qu’un chef de groupe puisse partager un formulaire :
    – il doit avoir le droit de création et modification de formulaire,
    – son groupe principal ou un de ses enfants doit en être propriétaire.

  • Afin qu’un chef de groupe puisse voir la liste des utilisateurs présents dans son périmètre :
    – il doit avoir le droit de création et modification d’utilisateurs.
  • Afin qu’un chef de groupe puisse modifier le profil d’un utilisateur :
    – il doit avoir le droit de création et modification d’utilisateurs,
    – l’utilisateur doit faire partie du même groupe que le chef de groupe,
    – le groupe dont fait partie le chef de groupe doit en être propriétaire.

  • Afin qu’un chef de groupe puisse voir et modifier un groupe présents dans son périmètre :
    – il doit avoir le droit de création et modification de groupe.

Note : Lors de double droit (droit direct et droit via un groupe) sur un même formulaire, le droit en direct sur l’utilisateur est prioritaire.

 


Découvrez comment…


 N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 10 commentaires

  • JOLIVET

    31 Juil, 2019

    Bonjour,

    Est-il possible de supprimer un fichier dans un formulaire à partir de l’historique? Nous avons eu des problèmes de saisies via un smartphone et nous voudrions supprimer certains fichiers à partir de la plateforme internet.

    Cordialement,

    • Adeline

      31 Juil, 2019

      Bonjour,

      Il est possible de supprimer des données ou de les modifier depuis la partie historique du Back office en allant sur le bouton “action”. Vous devez avoir en revanche les droits nécessaires sur vos logins.

      Cordialement

  • Robert M

    04 Juin, 2019

    Bonjour,

    Peut-on, une fois enregistrée une saisie de donnée d’un formulaire , donner le droit de modification uniquement sur certains champs à un groupe d’utilisateur défini ? C’est-à-dire que les membres de ce groupe d’utilisateur devraient pouvoir visualiser tous les champs mais ne pouvoir en modifier que certains.

    Cordialement,
    Maëlys

    • Charles Leconte

      04 Juin, 2019

      Bonjour,

      A aujourd’hui cette possibilité n’existe pas.

      Très bonne soirée à vous.

  • G. BINET

    17 Avr, 2019

    Bonjour,

    Est-il possible de ce connecté sur 2 supports simultanément (tablette/smartphone) et sur le même utilisateur pour remplir le même formulaire ?

    Merci par avance

    Bonne journée

    • Patrick Carloni

      17 Avr, 2019

      Bonjour,
      Kizeoforms ne prévoit pas l’utilisation en simultané de deux utilisateurs sur le même identifiant. En revanche 2 identifiants différents peuvent remplir un même formulaire en simultané avec un crédit de licences suffisant.
      En espérant avoir répondu à votre question.

  • SUAREZ JESUS

    07 Mar, 2018

    Bonjour, j’ai donné le droit à tous les utilisateurs de voir l’historique et même de faire des modifications sur certains champs, une fois la saisie de donnée a été faite depuis une tablette ou un smartphone, cela est possible mais uniquement avec l’ordinateur, mais pas avec la tablette. Par exemple l’utilisateur 2 a enregistré une saisie de données, moi je suis l’utilisateur 1 et je veux voir ce qu’il a fait et vérifier si c’est correct et si non modifier, je sais que pourrai le faire avec l’historique, mais je n’ai pas un ordinateur à la main mais oui un smartphone, j’ai accès (pour l’instant) à cet historique. Est-ce que c’est possible voir tout l’historique depuis mon smartphone? et si oui, pourriez-vous m’aider SVP, je vous remercie pour votre retour

    • Sarah Marivaux

      07 Mar, 2018

      Bonjour,

      L’historique de votre collaborateur est aussi disponible sur l’appareil mobile si vous êtes en zone de connexion. Pour cela, rendez-vous dans l’espace de saisie de votre formulaire sur votre appareil mobile, puis cliquez en haut à droite sur historique et sur la loupe. De là, l’intégralité des données saisies apparaîtront et ainsi, vous pourrez les modifier.
      Cordialement,

  • Alain G

    16 Jan, 2018

    Bonjour,
    comment peut-on partager un formulaire avec un utilisateurs externe à notre entreprise?

    • Mélizza Ailhaud

      16 Jan, 2018

      Bonjour,
      Pour ceci il suffit de nous envoyer un mail à contact@kizeo.com avec votre code entreprise et le nom du formulaire que vous souhaitez partager. Il est très important de mettre en copie l’administrateur de deux entreprises.
      Cordialement,

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