28Fév, 2019
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Envoyez un email automatiquement à l’enregistrement de la donnée

Suite à un « enregistrement » de données, vous désirez qu’un e-mail soit envoyé instantanément au responsable du salarié qui est à l’origine de cet « enregistrement ». Pas de problème, nous avons la solution qu’il vous faut : les champs utilisateurs personnalisés. A l’aide de ces champs vous aurez la possibilité d’ajouter une ou plusieurs adresses e-mails puis d’automatiser l’envoi de mails !

Ce tutoriel aborde des notions avancées de Kizeo Forms comme :

Si vous ne connaissez pas les notions ci-dessus, nous vous recommandons d’en prendre connaissance avant de commencer à paramétrer l’envoi automatique de mails sur votre application Kizeo Forms.

Etape 1 : la mise en place d’un champ utilisateur personnalisé.

  • Vous devez d’abord créer un champ utilisateur personnalisé. De cette façon vous pourrez aisément identifier le manager de votre collaborateur. Dans l’exemple ci-dessous, nous créons un nouveau champ utilisateur personnalisé que nous appelons : Email responsable.
  • Pour cela rendez-vous dans « Mon interface d’administration », sélectionnez « Paramètre de mon compte (1) » puis « Champs utilisateurs personnalisés (2) » et entrez le nom du champ utilisateur personnalisé (3).entrez le nom du champ utilisateur personnalisé
  • Rendez-vous ensuite dans les profils de vos collaborateurs via le menu : Mon interface d’administration > Mes utilisateurs (4) sélectionnez le collaborateur désiré en cliquant sur le crayon du mode modification (5).sélectionnez le collaborateur désiré en cliquant sur le crayon du mode modification
  • Dans la fenêtre de modification des utilisateurs, cliquez sur « Champs personnalisés (6) », entrez le mail du responsable (7), enregistrer.cliquez sur "Champs personnalisés

Etape 2 : la création du scénario d’email.

Dans cette seconde étape nous allons paramétrer notre e-mail.

  • Depuis l’écran de création ou de modification de formulaire, rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet email > Destinataires.
  • Insérez dans le champ de saisie la balise de votre champ personnalisé (8) puis validez (9).

Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, nous nous ajoutons ##_user_ref1## puisque c’est cette dernière qui contient notre adresse mail.

Ajouter votre champ utilisateur personnaliser en tant que destinataire

 

Dorénavant le responsable de votre collaborateur recevra automatiquement un email lors de la saisie d’une nouvelle donnée.

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 8 commentaires

  • Pierre Cousin

    19 Mai, 2021

    Bonjour,

    Formulaire TPES 701181 – Parc Outillage
    Pour la création de mail type, 2 interrogations SVP :
    – Dans les champs, je demande le choix d’une marque. Si cette marque n’est pas dans la liste, je demande de l’indiquer. Dans le titre de mon mail, je prévois d’indiquer la marque. Ma difficulté réside dans le fait que si c’est le choix « Autre marque » qui est fait, le mail type indique ##marque##. Auriez-vous une solution ?
    – Est-il possible que les pièces jointes soient également notées automatiquement ?

    Autres interrogations en dehors de ce formulaire :
    – dans un formulaire, je demande la saisie d’un numéro de compteur électrique. Ceux-ci commence régulièrement par le chiffre « 0 ». Pas de souci à la saisie. mais sur le fichier Excel reçu le disparaît. Est-il possible de le faire apparaître automatiquement ?
    – Je crois qu’il est possible de faire déverser les formulaires directement sur notre serveur. Pourriez-vous me donner la démarche à suivre SVP ?

    Merci d’avance.

    Pierre Cousin TPES

    • Sarah Marivaux

      20 Mai, 2021

      Bonjour Pierre,
      – Pour votre première question, je vous conseille d’ajouter un champ calcul qui vous permettrait de conditionner l’affichage pour le titre de votre e-mail. Il pourrait être sous la forme « choix » == « le code d’autre marque » ? « champ autre marque » : « marque ». Autrement dit, si dans votre champ choix vous sélectionnez autre marque, la marque saisie apparaîtra dans le champ calcul. N’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur l’affichage conditionnel pour avoir plus d’information.
      – Pour votre seconde question, qu’entendez-vous par également notée ?
      – La suppression du 0 est en effet automatique par excel, afin de pallier cela, je vous conseille de sélectionner comme type pour votre cellule « texte » et non standard.
      – Si vous souhaitez automatiser l’ajout de vos exports dans vos serveurs vous pouvez consulter notre tutoriel sur le ftp ou directement notre documentation technique.

      Bonne journée,

      Sarah

  • Laugier Colin

    20 Avr, 2021

    Bonjour, mes employés doivent remplir un formulaire puis le transférer à un manager qui va finir de le remplir. Comment puis-je faire un scénario ou le mail s’envoie à la personne qui l’avait transféré ?

    • Nathalie Castagnier

      21 Avr, 2021

      Bonjour,
      Le scénario de mail se paramètre dans les options du formulaire dans l’onglet Email.
      Là vous pouvez définir le ou les destinataires, la ou les pièces jointes, choisir d’envoyer le mail au moment de l’enregistrement et/ou de la modification et/ou du transfert etc…
      N’hésitez pas à consulter notre tutoriel « Diffusez automatiquement vos rapports par email ».
      J’espère avoir répondu à votre question.

      Bonne journée.
      Nathalie

  • Emmanuel Boittin

    19 Mai, 2019

    Bonjour, je souhaiterai pouvoir envoyer un email spécifique, a partir d’un formulaire en cours de saisie, lorsqu’un champs de ce formulaire est validé.Merci
    Cordialement

    • Charles Leconte

      20 Mai, 2019

      Bonjour,

      Envoyer un mail spécifique en fonction de la validation d’un champ est possible, en revanche l’envoi s’effectuera lors de l’enregistrement du formulaire, pas avant.

      Vous devez pour cela créer un « scénario email » spécifique (plusieurs scénarios peuvent être paramétrés pour un même formulaire). Vous trouverez notre tuto pour vous aider en cliquant ici.

      J’espère avoir répondu à votre question, excellente journée à vous.

  • DANIEL Romain

    15 Mai, 2019

    bonjour,

    sur nos chantiers, les équipes n’ont pas toujours le même responsable, comment puis je faire pour que l’envoi de mail se fasse au bon responsable et non toujours le même?

    merci,

    • Adeline Lucarelli

      16 Mai, 2019

      Bonjour,

      Les champs utilisateurs personnalisés sont le meilleur moyen de pouvoir conditionner l’envoi d’un email vers un chef d’équipe en fonction de l’utilisateur. Si les utilisateurs ont plusieurs chefs d’équipe, le mieux serait de créer plusieurs champs utilisateurs personnalisés pour les différents chefs d’équipe et de créer plusieurs scénarios d’email que vous conditionnez en fonction d’un paramètre permettant d’identifier quel est le chef d’équipe concerné: https://www.kizeo-forms.com/fr/envoyer-automatiquement-rapports-par-email/

      Je reste à votre disposition par mail support@kizeo.com ou par téléphone 04 90 23 67 60 pour vous assister en cas de besoins.
      Cordialement

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