16Sep, 2016
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Diffusez automatiquement vos rapports par email

L’envoi de documents par email depuis un smartphone fait parti des forces de Kizeo Forms ! Profitez-en !

Grâce à ses options d’envoi d’email, Kizeo Forms vous permet de diffuser directement les informations récoltées sur le terrain à vos collaborateurs, employés, commerciaux, partenaires, clients, etc.
Vous gagnerez du temps, des déplacements et de la réactivité au sein de votre structure.

Après ce tutoriel, les options d’Email n’auront plus de secret pour vous !

Comment définir un scénario d’email ?

Afin d’organiser la gestion d’email, Kizeo vous donne la possibilité de créer des scénarios d’envoi. C’est à dire, par exemple :

  • Un envoi pour prévenir votre manager que vous avez réalisé une nouvelle vente.
  • Un email pour votre client avec son bon de commande en pièce jointe (réalisé grâce au Word personnalisé).
  • Un email avec en pièce jointe, le récapitulatif de la vente pour vous même (réalisé grâce au Word personnalisé).
  • Un scenario en cas de modification du bon de commande pour prévenir votre client que sa demande a bien été prise en compte…

Ces scénarios peuvent être basés sur un champ utilisateur personnalisé, en fonction de la sélection d’un élément d’une liste, une case à cocher, le montant d’une commande, … c’est vous qui décidez !

  • Pour créer un nouveau scénario, rendez-vous dans le menu Formulaires, onglet Mes formulaires.
  • Sélectionnez votre formulaire en cliquant sur Modifier.
  • Allez dans les Options du formulaire puis dans l’onglet Email.
  • Cliquez sur « Ajouter».

Pour créer un nouveau scénario

Étape 1. Rédiger le contenu de votre email.

Personnaliser l'objet et le message de l'email

Etape 2 : Paramétrer le(s) destinataire(s) de l’email.

Paramétrer votre envoi
Ajouter un destinataire depuis un champ de saisie ou une liste de contact

Étape 3. Déterminer le format du document à envoyer.

Les pièces jointes et le fichier attaché

Pour aller encore plus loin…

Attribuer un nom au scénario d'email
Configurer une adresse de réponse
Définissez les conditions d'envoi de votre email
Le ré-envoi d’email.
Comment désactiver un scénario d'email ?
Comment copier un scénario ?

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N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !

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Il y a 35 commentaires

  • Romain DANIEL

    12 Déc, 2018

    bonjour,

    je souhaiterai avoir comme scénario, un envoi de mail par rapport à un champ (champ calcul) qui se trouve dans un tableau, mais je ne retrouve pas dans le filtre les champs se trouvant dans ce tableau, faut t’il que je sorte ces champs du tableau ou y a t’il un autre moyen?

    merci,

    Romain

    • Sarah Marivaux

      12 Déc, 2018

      Bonjour,

      Il n’est malheureusement pas possible de récupérer un champ présent dans un tableau.
      Ne vous est-il pas possible d’afficher ce résultat également hors tableau ?

      N’hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions vous accompagner.

      Cordialement,

  • Cédric

    19 Nov, 2018

    Bonjour,

    je souhaiterais assigner à une liste de choix non pas un email comme présenté ici mais une liste de diffusion prédéfini. Pour que vous compreniez, mes opérateurs sélectionnent le nom d’un chantier en cours et le rapport est envoyé à une liste de diffusion qui elle est fixée en fonction du chantier. Comment puis je faire ?

    Par avance merci.

  • Joris

    30 Sep, 2018

    Bonjour,
    Je souhaite exporter plusieurs formulaires (6 au total) personnaliser au format Excel à l’issue d’un seul formulaire à remplir sur mon Smartphone.
    Il y en a trois qui vont rester fixe peu importe les cases cochées et trois autres qui vont varier suivant les cases cochées. Dans les trois formulaires Excel qui vont varier (ils dépendent indépendamment de Listes cochées) et j’ai le choix entre 40 possibilités de formulaires personnalisés. Je voudrai à chaque foi que mes 6 formulaires soient envoyés dans le même Mail et que je n’ai pas 40 scénario à créer mais uniquement 40 scénarios à télécharger et qu’ils soient importés en plus des scénarios “fixe” mais de manière dynamique dans mon mail. Par la même occasion je voudrai savoir si il est possible dans l’historique d’avoir la possibilité d’exporter uniquement les formulaires qui dépendent de certaine cases cochées.
    Merci de votre aide.

    • Sarah Marivaux

      01 Oct, 2018

      Bonjour,

      Malheureusement, pour vos deux demandes, cela s’avère impossible car nous avons besoin d’identifier quel scenario doit se déclencher.

      Cependant, si vous convertissez vos rapports excel personnalisés en Word, vous pourrez configurer l’affichage de votre rapport suivant vos listes cochées grâce aux balises block et ainsi diminuer le nombre de rapport.
      N’hésitez pas à revenir vers nous si vous souhaitez que nous vous accompagnons.

      Cordialement,

  • Labiole Thierry

    29 Sep, 2018

    Bonjour,
    Avons nous la possibilité aujourd’hui d’avoir un accusé de réception lors de l’envoi du formulaire par émail ?
    Merci d’avance.
    Cordialement,

    • Sarah Marivaux

      01 Oct, 2018

      Bonjour,

      Il n’est malheureusement pas possible à aujourd’hui d’avoir un accusé de réception.
      Vous pouvez cependant créer un scenario qui vous sera directement adressé. Si vous l’avez reçu, votre collaborateur aura de ce fait également reçu cet e-mail.

      Cordialement,

  • Hervé

    22 Juin, 2018

    Bonjour,
    Comment fait-on pour paramétrer un envoi à la demande depuis le mobile?
    Et non pas, systématiquement à l’enregistrement et/ou à la modification.
    J’ai décoché les deux champs et aucun envoi de mail.
    Merci.
    Cordialement,

    • Jean-Didier Baculard

      25 Juin, 2018

      Bonjour

      Il ne faut pas décocher ces 2 options du coup. Vous pouvez “piloter” votre envoi de mail en “jouant” sur les champs cachés je pense. Champ caché qui contient le mail : ça ne part pas. Champ visible : ça part.

      Vous pouvez nous contacter par téléphone pour qu’on vous explique de vive voix.

      Cordialement

  • HENRY

    02 Mai, 2018

    Bonjour,
    J’ai appliqué une même adresse e-mail à 4 utilisateurs et je constate que les envois de mails ne fonctionnent pas pour cette celle-ci. L’application n’accepte donc pas que plusieurs utilisateurs possèdent le même e-mail?
    Cordialement,
    Morgane HENRY

    • Soraya Boualam

      02 Mai, 2018

      Bonjour,

      Il est tout à fait possible d’affecter une même adresse e-mail à plusieurs utilisateurs.
      Merci de nous adresser un mail à support@kizeo.com en précisant votre code entreprise, et de nous communiquer vos coordonnées (nom, prénom, téléphone) afin que nous échangions plus facilement.

      Respectueusement.

  • Coutin Nicolas

    10 Sep, 2017

    Bonjour,
    je voudrais créer un scénario d’envoi mail aux clients si leur référence contrat commence par “S_” il s’git d’un champ référence du formulaire. Ajout de filtre sur un champ Référence ne semble pas être possible !!! Ce qui est dommage. pourriez-vous me dire comment faire ?
    Merci d’avance de votre retour mail.
    Nicolas

    • Sarah Marivaux

      11 Sep, 2017

      Bonjour

      Nous pouvons programmer l’envoi de votre e-mail uniquement si votre champ contient “S_”.
      Pour cela, rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet E-mail -> Avancé -> Conditions Avancées -> Configurations des filtres et cliquez sur Ajouter un filtre.
      Sélectionnez ensuite votre champ “Référence”, “contient” et “S_”.
      Ainsi, l’e-mail partira uniquement si votre champ référence contient S_.

      Cordialement,

  • Paul

    10 Mai, 2017

    Bonjour,
    En décembre 2016, il vous avait été demandé s’il était possible de mettre des informations contenues dans un tableau dans le corps du mail personnalisé?
    Vous aviez répondu que ces balises seraient intégrées en février 2017. Nous sommes en mai, avez vous des nouvelles concernant cette fonctionnalité?
    Merci par avance pour votre retour.
    Cordialement.

    • Sarah Marivaux

      10 Mai, 2017

      Bonjour,

      Cela est désormais possible :
      – Vous pouvez insérer directement un tableau dans votre email grâce à l’outil tableau dans le panneau de configuration de l’email.
      – Avec la balise ##id_du_champ[n]##, vous pouvez récupérer la saisie d’un élément d’une ligne précise dans un tableau. Si vous avez une case à cocher dans votre tableau et que vous voulez récupérer sa valeur à la ligne 3, vous pouvez par exemple utiliser la balise ##case_a_cocher[3]##.

      Cordialement,

  • Dumas

    28 Fév, 2017

    bonjour
    est-il possible de nommer de maniere dynamique (avec les balises) le fichier pdf envoyé par email ?

    • Sarah Marivaux

      01 Mar, 2017

      Bonjour,

      Vous pouvez renommer vos fichiers PDF depuis l’onglet Export -> Tous les exports ou l’onglet de votre Export personnalisé. Saisissez ensuite votre titre dans la zone de saisie Modifier les noms de vos fichiers d’exportation.
      Pour plus d’information, n’hésitez pas à consulter notre tutoriel.

      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

  • Nicolas

    17 Fév, 2017

    Bonjour,
    Est-il possible de renommer automatiquement une série de photos envoyée en tant que pièces jointes?
    exemple: ##champs1##_##nom_balise_photo_1##.jpg

    Merci d’avance de votre réponse

    • Sarah Marivaux

      17 Fév, 2017

      Bonjour,

      Nous ne pouvons malheureusement pas renommer les photos.

      Cordialement,
      Marivaux Sarah.

  • dinisdi

    25 Jan, 2017

    Bonjour

    Je souhaiterais savoir comment retirer du corps du mail l’indication “Créé avec Kizeo Forms”.
    J’utilise de nombreuse solution, c’est généralement lorqu’on utilise une version gratuite ou freemium que ce type d’indication reste.
    Merci d’avance de votre réponse

    • Amanda Colombeau

      25 Jan, 2017

      Bonjour,
      Il suffit d’en faire la demande par email à contact@kizeo.com en précisant votre code entreprise.
      Restant à votre disposition.
      Cordialement.

  • Desbrières

    23 Jan, 2017

    Bonjour,

    existe-t-il une balise qui permettent de retranscrire uniquement l’année, ou le numéro du mois, ou le numéro du jour ?
    J’ai trouvé uniquement la balise ##date##.

    Par avance merci.

    Bien cordialement,

    Martin Desbrières

    • Amanda Colombeau

      24 Jan, 2017

      Bonjour Monsieur Desbrières,

      Pour l’instant les formats de balises existants pour la date sont les suivants :
      ##datetime## : format numérique (01/01/2016).
      ##datetime:short## : format texte court (1er Jan. 2016).
      ##datetime:medium## : format texte moyen (1er janvier 2016).
      ##datetime:long## : format texte long ( Vendredi 1er Janvier 2016).
      ##datetime:iso## : format iso (2016-01-01).

      Restant à votre disposition.
      Cordialement.

  • DAHMANI Mustapha

    18 Jan, 2017

    Bonsoir,
    Est il possible d’envoyer un mail en fonction de la réponse à une question dans un formulaire ?
    Merci d’avance de votre réponse.
    Cdt.

    • Sarah Marivaux

      19 Jan, 2017

      Bonjour,

      Il est possible d’envoyer un email en fonction de la réponse à une question.
      Il faut mettre, en fonction de votre réponse, une adresse email ou non dans le code (vous pouvez utiliser cette astuce afin de facilement écrire le code).
      Notre équipe technique est en train de travailler sur une amélioration afin de rendre cette possibilité beaucoup plus facile à l’aide de scénario.

      Si vous avez du mal à la mise en place, n’hésitez pas à nous contacter au 04 90 23 67 60.

      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

  • koopmans Olivier

    06 Jan, 2017

    Bonjour,
    une fois que je recois le mail, je n’ai pas les valeurs du tableau completé?
    j’ai bien les titres du tableau mais pas les quantitées du tableau ?
    pouvez vous m’aider?

    Merci à vous

    • Amanda Colombeau

      09 Jan, 2017

      Bonjour Monsieur Koopmans,
      Pour l’instant toutes les balises ne fonctionnent pas dans le corps de l’email et notamment la balise tableau.
      C’est une évolution prévue pour le premier trimestre 2017.
      Restant à votre disposition.
      Cordialement.

  • Thomas

    29 Déc, 2016

    Bonjour,
    Est-il possible de mettre des informations contenues dans un tableau dans le corps du mail personnalisé?
    Merci par avance pour votre retour.
    Cordialement.

    • Camila Mazas

      30 Déc, 2016

      Bonjour Monsieur,

      Actuellement ce n’est pas possible, la balise tableau ne fonctionne pas dans le corps de l’email.
      Néanmoins nous sommes en train de revoir la partie email de Kizeo Forms et cette balise fonctionnera dans les emails à partir du mois de février.

      L’équipe de Kizeo vous souhaite une bonne fin d’année.

  • Elias

    19 Déc, 2016

    Bonjour, je souhaite envoyer un mail à plusieurs personnes en même temps en les cochant dans une liste. Est ce possible? Y a-t-il une solution qui répond à mon besoin, autre que la saisie libre dans un champ de texte comme indiqué dans le tuto
    merci de votre retour

    • Amanda Colombeau

      20 Déc, 2016

      Bonjour,
      C’est tout à fait possible. Pour cela, saisissez les éléments de votre liste suivant un des deux formats ci-dessous.

      – Choix 1 avec <> pour que les adresses email soient apparentes :
      Charles DURAND <durand@kizeo.com>
      Remy DUPOND <dupond@kizeo.com>
      Josiane PETIT <petit@kizeo.com>

      – Choix 2 avec code:label pour que seuls les noms et prénoms soient apparents :
      durand@kizeo.com:Charles DURAND
      dupond@kizeo.com:Remy DUPOND
      petit@kizeo.com:Josiane PETIT

      N’oubliez pas d’aller dans les options du formulaire, onglet “Email” pour sélectionner votre champ liste dans le menu déroulant “L’adresse contenue dans cet élément”.
      Restant à votre disposition.
      Cordialement.

  • Lowinski

    14 Déc, 2016

    Bonjour,
    Avons nous la possiblité aujourd’hui d’avoir un accusé de reception lors de l’envoi du formulaire par email ?
    Merci d’avance.
    Cordialement,

    Kévin Lowinski

    • Jean-Didier Baculard

      14 Déc, 2016

      Bonjour

      Nous n’avons pas cette option. En fait il n’y a pas de “standard” d’accusé de réception dans les emails sur internet. Il faudrait que Kizeo implémente une solution alternative. Nous y réfléchissons.

      Jean-Didier Baculard
      Responsable Technique
      Kizeo

  • Calvet

    09 Déc, 2016

    Bonjour,

    Je suis en train d’utiliser la nouvelle fonctionnalité multi exports. Avec celle-ci, j’aimerai envoyer un premier formulaire sous un format PDF à une personne puis le second formulaire différent sous format Word à une seconde personne. Je n’arrive pas à le faire. Cela est il possible ?

    Cordialement,

    Guillaume Calvet

    • Sarah Marivaux

      09 Déc, 2016

      Bonjour,
      Cette fonctionnalité est en cours de développement chez nous. Elle devrait être disponible au mois de Janvier.

      Cordialement,

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