Prefer to view the site in English? For relevant information, visit the English version of the website.
01Sep, 2016
28Réaction(s)

Exporter ses données : le format Excel liste

L’ Excel liste est, comme son nom l’indique, un fichier Excel dans lequel vous retrouvez l’ensemble de vos données saisies pour une période définie. Les données se “compilent” dans un même fichier, en liste.

Par exemple, vous êtes une agence qui réalise des sondages pour vos clients. Afin de faciliter le tri de vos données, vous souhaiteriez pouvoir extraire vos saisies en un seul et même fichier Excel. Ceci est possible avec un Excel liste !

Récupérer vos données dans un Excel Liste

Extraire vos données via la page Exporter

Une page avec un menu déroulant comportant l’ensemble de vos formulaires apparaît.

la page exporter kizeo forms

  • Sélectionnez la période désirée pour votre Excel liste.
  • Recherchez le formulaire possédant les données que vous souhaitez exporter.
  • Si vous souhaitez inclure les transferts en attente (due à un transfert entre utilisateur ou à un Push), cochez la case Inclure transferts en attente. Ils apparaîtront en grisé dans votre Excel liste.
  • Cliquez ensuite sur Excel liste ou Excel liste personnalisé.

exporter vos formulaires sous un excel liste

Vous avez récupéré vos données désirées. Dans notre exemple ci-dessous, nous avons coché la case Inclure transferts en attente.

présentation de l'excel liste

Extraire vos données via l’Historique
  • Rendez-vous sur www.kizeoforms.com.
  • Dans l’onglet Données sélectionnez Historique puis le formulaire souhaité.
  • Une page avec l’ensemble de vos saisies apparaît.
  • Sélectionnez les données que vous souhaitez voir apparaître dans votre Excel liste ou dans votre Excel liste personnalisé en cliquant sur ces dernières.

excel liste depuis l'historique du back office

  • Cliquez ensuite sur Sélection puis Excel liste ou Excel liste personnalisé.

Note : L’Excel liste et l’Excel liste personnalisé peuvent être exportés avec de « Grandes images « . C’est une taille plus grande que les miniatures, standard, permettant de travailler directement les photos en bonne qualité.

exports-listes-grandes-images

Personnaliser l’Excel liste depuis l’onglet Export.

Depuis les options de votre formulaire, onglet Export -> Excel liste, vous pouvez organiser l’affichage de votre Excel liste, rajouter de nouvelles colonnes et réaliser un Excel liste personnalisé.

Organiser l’affichage :

Organiser l’affichage de l'excel liste

 

  • « Ici vous pouvez choisir le type de fichier Excel que vous souhaitez exporter » : vous choisissez le type de fichier Excel que vous souhaitez exporter :
    – Le format xls est l’ancien format de fichier Excel utilisé depuis 1997 jusqu’à 2003.
    – Le format xlsx est le nouveau format depuis la version de 2007 (conseillé).
  • Afficher l’historique de chaque donnée dans votre fichier Excel : votre fichier Excel liste comportera une colonne supplémentaire « Historique » décrivant précisément l’historique de la donnée ; donnée enregistrée, transférée, modifiée, par quel utilisateur et à quelle date.

Afficher l’historique de chaque donnée dans votre fichier Excel

  • Afficher un identifiant unique : votre fichier Excel liste comportera une colonne supplémentaire « Identifiant unique ». C’est l’identifiant unique de la donnée chez Kizeo.

Afficher un identifiant unique

  • Afficher le numéro d’enregistrement : votre fichier Excel liste comportera une colonne supplémentaire « Numéro d’enregistrement ». Le numéro d’enregistrement est une numérotation propre à votre formulaire. Vous pouvez configurer son numéro de départ dans l’onglet Général.

Afficher le numéro d’enregistrement

  • Afficher les champs invisibles : vous permet d’afficher les données cachées.
  • Vous pouvez décider du comportement des cellules vides en sélectionnant : fusionner, dupliquer ou laisser vide dans la liste déroulante correspondante.

excel-reglages-cellules-vides

  • Vous pouvez également définir le comportement des listes et choix multiples en sélectionnant soit « Réunir en une seule colonne » ou « Séparer en plusieurs colonnes ».

excel-reglages-comportement-listes

Organiser l’affichage afin de personnaliser votre Excel liste

Vous devez simplement faire glisser de gauche à droite les champs à faire apparaître sur votre export. Vous pouvez de plus, afficher l’entête des colonnes en cochant la case dédiée. Vous obtenez ainsi un Excel liste personnalisé.

Vous devez simplement faire glisser de gauche à droite les champs à faire apparaître sur votre export

  • Cliquez sur fermer et n’oubliez pas d’enregistrer !

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 28 commentaires

  • Philippe Marchay

    05 Juil, 2019

    Bonjour, la fonction “exporter” permet de sortir dans un fichier unique l’ensemble des formulaires dans un fichier unique sur une période donnée et c’est très bien pour pouvoir traiter les données en Excel par exemple.
    Cependant cela demande quotidiennement d’aller exporter “manuellement” les données de la veille formulaire par formulaire.
    Peut-on automatiser l’envoi par mail par exemple de cet export ?

    Merci à vous.

    • Adeline

      05 Juil, 2019

      Bonjour,

      Pour automatiser cet export, il est nécessaire d’utiliser une API. Vous pourrez consulter la documentation sur le sujet en cliquant ici.
      Noter bien que pour cela il est important d’avoir de fortes notions en développement.

      Cordialement

  • Camille A

    18 Jan, 2019

    Bonjour,

    Est-il possible de lier l’excel liste de Kizeo avec un document Excel en permanence ? En effet, je souhaiterais créer des tableaux croisés dynamiques et qu’ils soient alimentés en permanence lors de la saisie de nouveaux formulaires dans Kizeo.

    Merci d’avance

    • Sarah Marivaux

      18 Jan, 2019

      Bonjour,

      l’Excel liste a pour but de pouvoir par la suite effectuer un traitement de données. Cela n’est donc pas possible.

      Cordialement,

  • Florence

    18 Jan, 2019

    Bonjour,
    Sur le formulaire de l’appli mobile certains champs “référence” créés à partir d’une liste référentielle n’apparaissent pas volontairement. Depuis le PC, je souhaite exporter mes données en format excel avec ces champs références complétés automatiquement. Hors les champs sont vides lors de l’export. Il y a bien le nom des champs mais pas les données. Comment faut-il que je procède ?
    Merci

    • Sarah Marivaux

      18 Jan, 2019

      Bonjour,

      Si vous souhaitez afficher des champs cachés, je vous invite à cocher la case Afficher les champs invisibles, présente dans les options de votre formulaire onglet exports -> Excel liste.

      Cordialement,

  • Angélique

    14 Nov, 2018

    Bonjour,
    Comment puis je faire pour mes brouillons soient accessibles de tous mes supports (tablette/android)?

    Exemple :
    un brouillon a été créé de mon android mais je ne le vois pas sur les brouillons de ma tablette ?

    Ou puis-je modifier ce paramétrage ?
    Merci de votre réponse,

    • Sarah Marivaux

      14 Nov, 2018

      Bonjour,

      Les données non enregistrées sont stockées en local sur votre appareil mobile ; c’est pour cela que nous ne pouvez pas voir votre brouillon sur deux appareils différents.

      Cordialement,

  • Noëmie

    23 Oct, 2018

    Bonjour,
    sur mon “excel liste”, les séparateurs n’apparaissent pas. Est-il possible de les afficher ? Ou y a-t-il un moyen de contourner ça ? J’ai un formulaire avec les même questions pour différents sites, séparés par des séparateurs, sans l’affichage de ces derniers, l’extraction est incompréhensible !
    Merci pour votre aide.

    • Jean-Didier Baculard

      23 Oct, 2018

      Bonjour

      Non ce n’est pas possible dans la version actuelle. La seule possibilité c’est de passer par le Excel personnalisé mais vous perdez la notion de liste (multi-données).

      Cordialement

  • Théo

    10 Oct, 2018

    Bonjour,

    J’ai plusieurs scénario dans mon formulaire que mes technicien choisissent en fonction de la prestation qu’ils réalisent.
    Toutefois, lorsque j’exporte en excel, tout les scénario apparaissent, bien qu’ils ne sont pas tous remplit. J’ai donc beaucoup de cases vides sur mon excel.
    Comment afficher sur excel seulement les cases qui ont été remplies ?

    Merci

    • Sarah Marivaux

      15 Oct, 2018

      Bonjour

      Il n’est malheureusement pas possible de conditionner l’affichage de l’Excel liste, celui-ci étant conseillé pour du traitement de données.
      Si vous souhaitez avoir la possibilité d’afficher et/ou masquer une information, je vous conseillerai d’utiliser les exports unitaires type Word associé aux Balises block.

      Cordialement,

  • Figarol

    12 Juil, 2018

    Bonjour,
    Est-il possible de modifier la mise en forme (mise en page, couleurs, logo, données à afficher ou pas…) d’un excel liste, comme il est possible de le faire avec l’outil modèle excel ?
    Merci d’avance.

    • Soraya Boualam

      12 Juil, 2018

      Bonjour,

      Il n’est pas possible de personnaliser un Excel Liste en ce sens.

      Meilleures salutations.

  • MEHAL

    03 Juil, 2018

    Bonjour

    Peut-on créer plusieurs Excel liste personnalisé ?
    Merci de votre réponse !
    Cordialement

    • Sarah Marivaux

      03 Juil, 2018

      Bonjour,

      Cette fonctionnalité n’est malheureusement pas disponible pour l’instant.

      Cordialement,

  • Marché Anaelle

    09 Mai, 2018

    Bonjour,

    Est-il possible d’exporter automatiquement dans une Dropbox ou un serveur (ou autre encore) “l’Excel Liste Personnalisée”.

    Cordialement

    • Jean-Didier Baculard

      09 Mai, 2018

      Bonjour

      Oui il vous faut choisir “Excel liste” dans les options de dropbox, cela prendra l’excel liste personnalisé si il existe.

      Cordialement

  • Noémie

    24 Jan, 2018

    Bonjour,
    Je reprends la question de Dillerin du 30 juin.
    La fonction dont vous parlez est-elle désormais disponible : c’est à dire avoir un tableau Excel liste unique qui se mette à jour à chaque saisie (incrémente les données par ligne afin d’avoir un historique)
    Merci à vous.

    • Vincent Demonchy

      25 Jan, 2018

      Bonjour,

      Il n’est pas possible de mettre à jour automatiquement l’Excel Liste que vous avez téléchargé dès qu’une nouvelle saisie est effectuée. La page Exporter sur notre back-office vous permet de rapidement sortir l’Excel liste de toutes les données sur la période choisie.

      Si vous souhaitez mettre à jour une liste complète des saisies effectuées sur votre ordinateur, je vous invite avec l’aide de votre SI, à vous renseigner sur notre connecteur de bases de données qui fonctionne notamment avec Microsoft Access de la suite Office.

      Cordialement,

  • Idriss

    13 Juil, 2017

    Bonjour,
    J’ai une question urgente SVP, je suis en train développer un formulaire pour les techniciens, et je veux qu’à la fin, le fichier( un seul ) excel contient plusieurs FEUILLES ( spécifiques ), comment le faire????

    • Sarah Marivaux

      13 Juil, 2017

      Bonjour,
      L’Excel liste ne permet pas de créer plusieurs feuilles.
      Vous pouvez en revanche réaliser cela avec l’excel personnalisé. Il comportera cependant la saisie d’une seule donnée.

      Cordialement,

  • Dillerin

    30 Juin, 2017

    Bonjour,
    Est-il possible que mon Excel liste se mette à jour à chaque saisie (incremente les données par ligne afin d’avoir un historique, car actuellement, dès que je refais une saisie avec un formulaire, il y a création d’un nouvel Excel liste.
    Par avance merci

    • Jean-Didier Baculard

      30 Juin, 2017

      Bonjour

      Votre excel liste sera à jour si vous choisissez manuellement plusieurs enregistrements. Pour avoir un historique automatique (et je suppose que vous parlez de l’option email), nous n’avons pas d’option pour l’instant.

      Dans notre road map, il est prévu qu’on est un excel liste avancé qui affiche justement l’historique incrémenté mais je n’ai pas de date à vous communiquer.

      Cordialement

  • Agnès BEAUFOR

    03 Nov, 2016

    Bonjour,
    Est ‘il possible de fusionner dans un Excel liste les données de plusieurs formulaires ?

    • Amanda Colombeau

      03 Nov, 2016

      Bonjour Madame Beaufor,
      Le format Excel Liste ne reprend que les données d’un même formulaire.
      Bonne fin de journée.

  • LABOUCARIE Cyprien

    28 Oct, 2016

    Bonjour,
    Actuellement j’ai créer un formulaire , je voudrais lorsque j’effectue un excel list de mon historique , comment faire pour que mes codes barres soir aligné l’un en dessous de l’autre , et non l’un à côté de l’autre?

    Merci

    • Amanda Colombeau

      28 Oct, 2016

      Bonjour Monsieur LABOUCARIE,

      Pour que les codes-barres soient les uns en dessous des autres lorsque vous exportez vos données au format Excel liste, vous devez mettre votre champ code-barres dans un tableau.

      Restant à votre disposition.
      Bonne journée.

Poster un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *