Comment adapter vos formulaires pour les rendre conformes au RGPD ?

10Juil, 2018

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Cette « kize’Astuces » est accompagnée d’un formulaire d’exemple présent dans notre bibliothèque.
Vous pourrez le retrouver depuis le menu Formulaires > Bibliothèque

Kizeo intervenant en tant que sous traitant, il est de votre responsabilité de vous mettre en conformité avec le RGPD. Pour vous y aider, nous vous présentons ici trois astuces qui vont vous faciliter votre travail!

Astuce 1. Identifier les éléments contenant une donnée personnelle via un export de l’ensemble de vos champs.

Sur une simple demande par mail de votre part, nous pouvons vous faire parvenir un export Excel CSV contenant l’ensemble des champs de votre formulaire. Ainsi vous pourrez, facilement identifier les données personnelles saisies.

Ce fichier contiendrait les informations suivantes :

• Le form ID ;
• Le Nom du formulaire ;
• L’ID du créateur ;
• L’ID du dernier modificateur ;
• La date de création ;
• La date de dernière modification ;
• La date de la dernière saisie ;
• Et ensuite dans les colonnes suivantes, le nom de tous les champs qui composent le formulaire.

Astuce 2. « Tagger » les champs contenant une donnée personnelle.

Cette mise à jour vous permettra :

• de masquer partiellement sur l’historique les informations personnelles et de pouvoir en afficher la totalité sur simple clic.
• d’obtenir un export Excel CSV des différents champs « taggés » comme contenant des données personnelles.

1. Configuration

Rendez-vous dans les options de vos champs, onglet Avancé et cochez la case « Cette donnée est une donnée personnelle« .

2. Affichage

Ainsi, sur l’historique,  les informations personnelles seront masquées ou affichées sur simple clic.

3. Export

Nous pouvons également vous faire parvenir un export Excel CSV avec uniquement les différents champs « taggés » comme contenant des données personnelles. Il vous suffit pour cela de nous faire une demande par mail,

N’hésitez pas non plus à réaliser un export personnalisé afin d’obtenir les informations que vous souhaitez.

Astuce 3. La création d’un formulaire afin d’obtenir l’accord de vos clients.

Si vous êtes amené à enregistrer des informations personnelles d’un résidant européen, il vous faut dorénavant obtenir son accord. Pour cela vous pourrez utiliser un champ « case-à-cocher » ou un champ « choix » (qui aura l’avantage d’être potentiellement obligatoire) et un champ « signature ». Vous pouvez également joindre une CGU à l’aide d’un champ « fichier fixe ».

1. La configuration d’un formulaire

1^ère partie du formulaire : la saisie de la donnée « classique » (comme un suivi de chantier, une prise de contact sur salon professionnel, etc…)

2^ème partie du formulaire : RGPD – Acceptation de collecte de donnée personnelle :

• Ajoutez un séparateur, nom : « Données personnelles – RGPD » ;
• Insérez un champ « texte fixe » ou un champ « Pièce Jointe » expliquant que vous collectez de la donnée personnelle et souhaitez avoir l’accord de votre prospect ;
• Ajoutez un champ « case à cocher » ou « choix » pour acceptation ;
• Terminez par un champ « signature » pour validation de l’acceptation.

Retrouvez ce modèle de formulaire dans notre bibliothèque depuis le menu Formulaires > Bibliothèque.

2. Le droit à la portabilité

Le RGPD vous impose d’informer vos clients sur le contenu des données personnelles saisies et de leur proposer une solution pour le droit à l’oubli.
Pour cela, vous pouvez passer par la création d’un scénario d’email grâce auquel vous pourrez transmettre automatiquement ces informations.
Dans le réglage « Répondre à  » des options avancées, vous pouvez également personnaliser l’adresse de réponse à laquelle vous souhaitez recevoir ces requêtes.

Libre à vous également de créer un modèle Word personnalisé concernant seulement la partie « RGPD » afin que celui-ci soit envoyé directement via un e-mail pour archivage.

Cette configuration peut, bien entendu, être ajoutée sur chacun de vos formulaires.

Vous voulez en savoir plus ? N’hésitez pas à consulter les articles ci-dessous !

• Tout ce que vous devez savoir sur le RGPD
• RGPD : la direction de Kizeo ouvre la voie
• Le « Règlement européen sur la protection des données : ce qui change pour les professionnels » réalisé par la CNIL
• Le texte intégral du RGPD
• Comment la CNIL vous accompagne dans cette période transitoire ?
• RGPD : se préparer en 6 étapes
• Quel impact de la mise en conformité sur les métiers de l’entreprise 
• Réponses aux Principales Questions sur le RGPD
• Les Principes du RGPD