Un formulaire numérique, qu’est-ce que c’est ?

27Juin, 2018

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Les formulaires papier sont omniprésents dans nos activités

Un formulaire numérique s’apparente à un document papier sur lequel on a recueilli des notes manuscrites. Cependant, les principaux avantages du formulaire numérique sur son ancêtre papier sont les suivants :

• La saisie des informations est obtenue d’un simple clic et ce à partir de n’importe quel terminal numérique portable (Smartphone, tablettes…).
• Le formulaire numérique offre la possibilité de collecter très facilement des images, du son, des codes barres et bien plus encore.
• Une grande souplesse pour effectuer sur les données collectées des corrections et toutes sortes d’opérations (tri, classement, envoi automatique de mails) et ce de façon quasi instantanée.

Il existe un grand nombre de documents qui peuvent être numérisés pour gagner un temps considérable. On pourrait citer par exemple : la fiche de présence, le compte rendu de visite clients, les états des lieux, les CERFA, les expertises d’assurance, vos rapports d’activité journalier ou tous types d’enquêtes.

Nous avons cependant cette vieille habitude d’avoir systématiquement, en priorité, recours aux formulaires papier.  Cependant, il existe de nombreuses raisons pour diminuer la part du papier dans nos usages en entreprises :

• Ne plus perdre du temps pour récupérer et analyser des données.
• Éviter la double saisie d’informations.
• Prévenir la perte d’informations.
• Sauvegarder efficacement les données.
• Avoir une attitude eco-responsable.

De plus, certains documents doivent être remplis en extérieur. C’est précisément pour ces opérations qu’il est pratique d’utiliser des formulaires accessibles depuis un smartphone ou une tablette.

Les formulaires numériques peuvent reproduire absolument tous les éléments d’un formulaire papier (texte, cases à cocher, croquis et signature). Ils vont même plus loin puisqu’ils vous permettent d’inclure des options qui n’existent pas avec le papier (utiliser la dictée vocale, pré-remplir le formulaire en fonction de différents scénarii, inclure de la géolocalisation, des champs photos).

Les options du formulaire numérique

Voici une liste des possibilités qu’offrent les formulaires numériques et qui n’existent pas avec les formulaires papier :

• Prenez des photos depuis votre appareil mobile et ajoutez-les à votre rapport.
• Détectez automatiquement votre position et indiquez vos données GPS dans votre formulaire numérique.
• Proposez des listes de réponses pré-remplies : l’utilisateur sur le terrain pourra choisira parmi elles, celle qui convient. Ces listes peuvent contenir des éléments supplémentaires qui apparaitront/rempliront automatiquement les « champs » de votre formulaire selon la réponse choisie.
• Enregistrez des messages vocaux.
• Utilisez pour remplir les champs, l’option de dictée vocale disponible sur la plupart des smartphones.
• Scannez les codes barres et les tags NFC.
• Configurez des champs de calculs automatiques.
• Rendez certains champs du formulaire obligatoires.
• Envoyez des E-mails à vos clients ou collaborateurs instantanément après la saisie d’informations.
• Transférez des formulaires pré-remplis à vos collaborateurs sur le terrain.

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Etape n°1 : créez votre formulaire numérique

La première étape consiste à créer un formulaire numérique à partir de la plateforme en ligne Kizeo Forms. Nous vous recommandons de le faire depuis votre ordinateur. Ajoutez les options que vous souhaitez pour obtenir un formulaire parfaitement adapté à votre activité.

Etape n°2 : remplissez votre formulaire numérique

Une fois le formulaire créé et enregistré, vous pouvez le remplir à partir de n’importe quel appareil mobile (Android, IOS, Windows). Pour cela, téléchargez d’abord l’application Kizeo Forms sur votre smartphone ou tablette depuis l’App Store ou Google Play.

Etape n°3 : récupérez les données qui ont été saisies dans vos formulaires

La dernière étape consiste à récupérer les données qui ont été saisies.  Pour les analyser, vous pouvez les exporter dans le format de votre choix (Excel, Word,PDF).