27Déc, 2017
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Comprendre les groupes d’utilisateurs et le chef de groupe

Regroupez vos utilisateurs par spécificité, localisation, filiale, etc. suivant la structure de votre entreprise. Et nommez un administrateur de groupe : le chef de groupe.

Comprendre groupes d'utilisateurs et chefs de groupe.

Les groupes d’utilisateurs.

Prenons un exemple concret : la directrice régionale d’une entreprise de services souhaite déployer l’outil Kizeo Forms sur ses différents sites.
Parmi ses besoins elle doit pouvoir gérer les formulaires de chaque site, donc pour gagner du temps elle regroupera les utilisateurs par ‘groupe’ = ‘site’.

Pour des raisons d’organisation un seul compte Kizeo Forms est créé, il est géré par la directrice régionale de la société qui est donc l’administratrice.
Le compte comprendra une douzaine d’utilisateurs pour commencer, répartis en deux groupes et sous groupe. Chaque groupe correspondant à un site.

Avec Kizeo Forms vous pouvez configurer des groupes d'utilisateurs.

Etape 1. Création des groupes.
  • Avant tout, vous devez commencer par créer vos utilisateurs dans le menu Utilisateures -> Mes Utilisateurs. Afin de faciliter l’explication, le nom de nos utilisateurs dépend du groupe auquel ils vont appartenir.

Créez vos utilisateurs Kizeo Forms.

  • Puis, créez vos groupes en allant dans Utilisateurs -> Groupes d’utilisateurs.
  • Cliquez sur Ajouter un groupe d’utilisateurs.
  • Configurez votre nouveau groupe.

Ajoutez un groupe d'utilisateurs et configurez le.

  • N’oubliez pas de valider vos réglages.

Notes : Le Groupe parent est le groupe d’appartenance pour un groupe d’utilisateurs. Cela permet de définir sa place dans la hiérarchie. Le Compte entreprise est le plus haut dans la pyramide ; plus le groupe est placé à droite, moins élevée est sa place.

  • Suite à la création de plusieurs groupes, vous pouvez voir la hiérarchie apparaître. Les groupes appartenant au groupe parent ‘Compte entreprise’ se positionnent à l’extrême gauche.

Vous pouvez créer une hiérarchie parmi les groupes d'utilisateurs.

Aperçu sur le back office de la hiérarchie des groupes d'utilisateurs créés.

  • Cliquez sur le bouton « Gérer » et rendez-vous dans l’onglet Récapitulatif, pour attribuer les utilisateurs qui composeront le groupe en les cochant.

Cliquez sur le bouton "Gérer" pour configurer les utilisateurs du groupe.

Ajoutez des utilisateurs à votre groupe d'utilisateurs.

  • Dans l’onglet Utilisateurs, vous pouvez ajouter et/ou retirer les différents utilisateurs du groupe.

Vous pouvez ajouter ou retirer des utilisateurs à votre groupe d'utilisateurs.

Etape 2. Attribuer les droits.

Maintenant que vos groupes sont créés, il faut attribuer les droits par formulaires à chaque groupe. Pour cela, rien de plus simple !

  • Allez dans Formulaire -> Mes Formulaire, et cliquez sur le bouton “Droits” qui se trouve sur la ligne du formulaire.
  • Rendez-vous dans l’onglet Groupes.
    Vous pouvez donner les droits d’accès à un formulaire en ajoutant un ou des groupes d’utilisateurs. Tous les utilisateurs du groupe auront donc l’accès au formulaire en question.

Configurez les droits d'accès à votre formulaire pour les différents groupes d'utilisateurs.

Vous pouvez retirer les droits d'accès à un formulaire à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs.

  • Rendez-vous dans l’onglet Utilisateurs.

Vous pouvez donner les droits d’accès à un formulaire en ajoutant un ou plusieurs utilisateurs :

Vous pouvez donner les droits d’accès à un formulaire en ajoutant un ou plusieurs utilisateurs.

Vous pouvez retirer les droits d'accès au formulaire à un ou plusieurs utilisateurs.

  • Rendez-vous dans l’onglet Récapitulatif.

Il vous permet d’avoir un visuel sur tous les utilisateurs ayant accès à votre formulaire :

L'onglet Récapitulatif vous permet d'avoir une vue d'ensemble des utilisateurs ayant accès à votre formulaire.

En cliquant sur la loupe en face de chaque utilisateur vous pouvez connaître la raison pour laquelle l’utilisateur a accès à ce formulaire :

  • L’utilisateur a aussi un statut d’administrateur :

Utilisateur Kizeo Forms ayant un statut d'Administrateur.

  • L’utilisateur fait partie d’un groupe d’utilisateurs ajouté dans l’onglet Groupes :

Utilisateur Kizeo Forms faisant parti d'un groupe ayant les droits d'accès au formulaire.

  • L’utilisateur a été ajouté manuellement dans l’onglet Utilisateurs :

Utilisateur Kizeo Forms ajouté manuellement.

NB : Par défaut tous les utilisateurs ont accès à tous les formulaires créés. Si vous souhaitez ne pas donner le droit à tous les utilisateurs par défaut à la création du formulaire :

  • Rendez vous dans Paramètres,  Droits.
  • Décochez la case ‘Donner le droit à tous les utilisateurs par défaut’.

Vous savez maintenant gérer vos droits par groupes d’utilisateurs !

Le Chef de groupe.

Dans Kizeo Forms, il existe différents niveaux d’utilisateurs. Vous connaissez déjà :
– L’utilisateur : il saisit des données sur son application Kizeo Forms, sur Smartphone, tablette ou sur le web.
– L’administrateur : il gère le compte Kizeo Forms dans sa globalité.

Et un troisième niveau d’utilisateur : le chef de groupe !

Comprendre le chef de groupe.

Celui-ci est une sorte d’administrateur intermédiaire, il a plus de droits que l’utilisateur mais moins que l’administrateur. Il est rattaché à un groupe principal. De ce fait, il peut créer, modifier des formulaires, des utilisateurs, des chefs de groupes, des groupes d’utilisateurs et récupérer les données de son groupe.

Le groupe principal.

Son groupe principal est propriétaire de ce que crée le chef de groupe. Il en devient automatiquement chef de groupe et indique de plus son niveau hiérarchique. Le chef de groupe a accès à l’ensemble des groupes en dessous de son groupe principal.

  • Si son groupe principal est le Compte entreprise, il aura accès à l’ensemble des formulaires et des données saisies.
  • Les autres chefs ayant le même groupe principal peuvent interagir sur les créations de notre chef de groupe. Dans le cas contraire, aucune interaction est possible à moins de leur donner accès manuellement.

Principes généraux.

Un chef de groupe peut créer, modifier des utilisateurs, des groupes et des formulaires (si on lui accorde le droit). Cependant, l’accès sera plus ou moins limité suivant le créateur de ce dernier.

Dans notre exemple, nous sommes chef de groupe avec la possibilité de créer des utilisateurs, des groupes et des formulaires avec droit d’éditions.

Récapitulatif des droits des différents statut d'utilisateurs Kizeo Forms.

NB : Si le chef de groupe copie un formulaire créé par l’admin, il en deviendra automatiquement propriétaire. Il pourra donc le modifier.

Etape 1. Créer ou convertir son Chef de groupe.

C’est l’administrateur qui désigne au préalable les chefs de groupe.

  • Pour cela, allez dans Utilisateurs -> Mes Utilisateurs.
  • Cliquez sur Ajouter un utilisateur.

complétez le profil de votre chef de groupe

  • Définissez le statut et choisissez si vous souhaitez donner à votre Chef de groupe la possibilité de créer des utilisateurs, des formulaires et/ou des groupes.
    – Cliquez sur cliquer sur ce bouton pour créer un utilisateur afin de donner la possibilité à votre chef de groupe de créer/modifier des utilisateurs.
    – Cliquez sur cliquer sur ce bouton pour créer un groupe afin de donner la possibilité à votre chef de groupe de créer/modifier des groupes d’utilisateurs.
    – Cliquez sur cliquer sur ce bouton pour créer un formulaire afin de donner la possibilité à votre chef de groupe de créer/modifier des formulaires.
  • Définissez ensuite le groupe principal de votre chef de groupe. Lorsqu’il créera un groupe, un utilisateur ou un formulaire, ce dernier sera rattaché par défaut à ce groupe.

NB : Si votre chef de groupe est amené également à saisir des données via son application Kizeo Forms ou la plateforme web, vous devez également cocher Utilisateur.

  • Cliquez sur Paramètres avancés et rendez-vous ensuite dans l’onglet Gestion des groupes afin de définir son appartenance à un ou plusieurs groupes.
    Par exemple, en appartenant au groupe Nord, notre chef de groupe pourra accéder à l’ensemble des formulaires appartenant au groupe Nord.

Gérez la gestin de groupe

  • Depuis l’onglet Propriétaire,vous pouvez définir le groupe propriétaire du profil du chef de groupe ; autrement dit les chefs de groupes qui pourront être amenés à modifier ce profil.
    Par exemple, si le groupe Nord est propriétaire de notre chef de groupe, l’ensemble des chefs de groupes appartenant au groupe Nord pourront modifier ce profil. A contrario, si le groupe Compte Entreprise en est le propriétaire, seul les administrateurs pourront modifier ce profil.

Gérez le proprietaire

Etape 2. Attribuer manuellement un chef de groupe à un groupe.
  • Allez dans Utilisateurs –Groupe d’utilisateurs -> Gérer.
  • Ajoutez votre/vos chef(s) de groupe depuis l’onglet Chefs de groupe.

Attribuez manuellement un chef de groupe à un groupe.

 

NB : Lorsque vous cochez un chef de groupe, ce dernier devient par défaut utilisateur si cette même case a été cochée sur sa fiche utilisateur. Il pourra donc saisir des données.

  • Vous pouvez limiter l’interaction de votre chef de groupe avec les données saisies en sélectionnant son niveau d’accès depuis le menu déroulant :
    – Lecture seule : le chef de groupe pourra uniquement consulter et exporter la donnée.
    – Droit d’édition : le chef de groupe pourra consulter, exporter, supprimer et modifier la donnée (si l’option est activée).

sélectionnez le niveau d'accès

NB : Il est impossible de modifier le niveau d’accès d’un chef de groupe à un groupe si il est son groupe principal.

Vous pouvez limiter l'interaction de votre chef de groupe avec les données saisies

Etape 3. Attribuer les droits.

La manipulation est la même que dans le premier cas.

  • Si son groupe (également Groupe principal) possède les droits d’accès à un formulaire, le chef de groupe en aura automatiquement l’accès ainsi que la gestion.

Le chef de groupe bénéficia automatiquement des droits d'accès aux formulaires attribués à son groupe.

  • Si son groupe possède les droits d’accès à un formulaire, mais n’est pas son Groupe principale, le chef de groupe en aura l‘accès uniquement, et non la gestion.

Si son groupe possède les droits d’accès à un formulaire, mais n’est pas son Groupe principale, le chef de groupe en aura l‘accès uniquement, et non la gestion.

Lorsque le chef de groupe se connectera à la plateforme Kizeo Forms il verra ses formulaires, pourra les modifier (s’il les a créés), en créer des nouveaux, récupérer la totalité des données de son groupe, etc.


Pour aller plus loin…


N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 2 commentaires

  • Laurent MAZAT

    19 Juin, 2018

    Bonjour
    je viens de créer plusieurs formulaires et en voulant les classer .
    il me semble qu’il y a eu un bug ou un problème.
    J’ai une entité qui s’appelle URA (bandeau gris fonce),
    dans cette entité ,je désire créer une rubrique GSL (bandeau gris clair et nom modifiable) dans lequel apparaisse certains de mes formulaires.
    Par contre il semblerais que cette rubrique GSL apparait dans le compte entreprise et dans d’autre entité .et de plus il y a des formulaires qui n’ont rien avoir .
    Comment figé cette rubrique à mon entité et récupérer les formulaires qui ne sont pas au bon endroit.

    merci

    • Sarah Marivaux

      19 Juin, 2018

      Bonjour,

      – Le bandeau gris foncé correspond au groupe d’appartenance des formulaires présents dessous. Seul le chef de groupe de ce groupe pourra modifier le(s) formulaire(s).
      – Le bandeau gris clair correspond aux rubriques permettant de classer vos formulaires.
      Afin de créer de nouvelles rubriques, vous pouvez vous rendre directement dans les options de vos formulaires, onglet Général.

      De plus, pour figer une rubrique à votre entité, je vous invite à changer le groupe propriétaire des formulaires (via le bouton plus). Attention, cette manipulation empêchera des chefs de groupe d’interagir avec ces derniers.

      N’hésitez pas à nous appeler au 04 90 23 67 60 si vous souhaitez que nous vous accompagnions.
      Cordialement,

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