Comprendre les groupes d’utilisateurs et le chef de groupe

• Avant tout, vous devez commencer par créer vos utilisateurs dans le menu Utilisateures -> Mes Utilisateurs. Afin de faciliter l’explication, le nom de nos utilisateurs dépend du groupe auquel ils vont appartenir.

• Puis, créez vos groupes en allant dans Utilisateurs -> Groupes d’utilisateurs.
• Cliquez sur Ajouter un groupe d’utilisateurs.
  
• Configurez votre nouveau groupe.

• N’oubliez pas de valider vos réglages.

Notes : Le Groupe parent est le groupe d’appartenance pour un groupe d’utilisateurs. Cela permet de définir sa place dans la hiérarchie. Le Compte entreprise est le plus haut dans la pyramide ; plus le groupe est placé à droite, moins élevée est sa place.

• Suite à la création de plusieurs groupes, vous pouvez voir la hiérarchie apparaître. Les groupes appartenant au groupe parent ‘Compte entreprise’ se positionnent à l’extrême gauche.

• Cliquez sur le bouton « Gérer » et rendez-vous dans l’onglet Récapitulatif, pour attribuer les utilisateurs qui composeront le groupe en les cochant.

• Dans l’onglet Utilisateurs, vous pouvez ajouter et/ou retirer les différents utilisateurs du groupe.

Maintenant que vos groupes sont créés, il faut attribuer les droits par formulaires à chaque groupe. Pour cela, rien de plus simple !

• Allez dans Formulaire -> Mes Formulaire, et cliquez sur le bouton “Droits” qui se trouve sur la ligne du formulaire.
• Rendez-vous dans l’onglet Groupes.
  Vous pouvez donner les droits d’accès à un formulaire en ajoutant un ou des groupes d’utilisateurs. Tous les utilisateurs du groupe auront donc l’accès au formulaire en question.

• Rendez-vous dans l’onglet Utilisateurs.

Vous pouvez donner les droits d’accès à un formulaire en ajoutant un ou plusieurs utilisateurs :

• Rendez-vous dans l’onglet Récapitulatif.

Il vous permet d’avoir un visuel sur tous les utilisateurs ayant accès à votre formulaire :

En cliquant sur la loupe en face de chaque utilisateur vous pouvez connaître la raison pour laquelle l’utilisateur a accès à ce formulaire :

• L’utilisateur a aussi un statut d’administrateur :

• L’utilisateur fait partie d’un groupe d’utilisateurs ajouté dans l’onglet Groupes :

• L’utilisateur a été ajouté manuellement dans l’onglet Utilisateurs :

NB : Par défaut tous les utilisateurs ont accès à tous les formulaires créés. Si vous souhaitez ne pas donner le droit à tous les utilisateurs par défaut à la création du formulaire :

• Rendez vous dans Paramètres,  Droits.
• Décochez la case ‘Donner le droit à tous les utilisateurs par défaut’.

Vous savez maintenant gérer vos droits par groupes d’utilisateurs !

C’est l’administrateur qui désigne au préalable les chefs de groupe.

• Pour cela, allez dans Utilisateurs -> Mes Utilisateurs.
• Cliquez sur Ajouter un utilisateur.

• Définissez le statut et choisissez si vous souhaitez donner à votre Chef de groupe la possibilité de créer des utilisateurs, des formulaires et/ou des groupes.
  – Cliquez sur afin de donner la possibilité à votre chef de groupe de créer/modifier des utilisateurs.
  – Cliquez sur afin de donner la possibilité à votre chef de groupe de créer/modifier des groupes d’utilisateurs.
  – Cliquez sur afin de donner la possibilité à votre chef de groupe de créer/modifier des formulaires.
• Définissez ensuite le groupe principal de votre chef de groupe. Lorsqu’il créera un groupe, un utilisateur ou un formulaire, ce dernier sera rattaché par défaut à ce groupe.

NB : Si votre chef de groupe est amené également à saisir des données via son application Kizeo Forms ou la plateforme web, vous devez également cocher Utilisateur.

• Cliquez sur Paramètres avancés et rendez-vous ensuite dans l’onglet Gestion des groupes afin de définir son appartenance à un ou plusieurs groupes.
  Par exemple, en appartenant au groupe Nord, notre chef de groupe pourra accéder à l’ensemble des formulaires appartenant au groupe Nord.

• Depuis l’onglet Propriétaire,vous pouvez définir le groupe propriétaire du profil du chef de groupe ; autrement dit les chefs de groupes qui pourront être amenés à modifier ce profil.
  Par exemple, si le groupe Nord est propriétaire de notre chef de groupe, l’ensemble des chefs de groupes appartenant au groupe Nord pourront modifier ce profil. A contrario, si le groupe Compte Entreprise en est le propriétaire, seul les administrateurs pourront modifier ce profil.

• Allez dans Utilisateurs –> Groupe d’utilisateurs -> Gérer.
• Ajoutez votre/vos chef(s) de groupe depuis l’onglet Chefs de groupe.

NB : Lorsque vous cochez un chef de groupe, ce dernier devient par défaut utilisateur si cette même case a été cochée sur sa fiche utilisateur. Il pourra donc saisir des données.

• Vous pouvez limiter l’interaction de votre chef de groupe avec les données saisies en sélectionnant son niveau d’accès depuis le menu déroulant :
  – Lecture seule : le chef de groupe pourra uniquement consulter et exporter la donnée.
  – Droit d’édition : le chef de groupe pourra consulter, exporter, supprimer et modifier la donnée (si l’option est activée).

NB : Il est impossible de modifier le niveau d’accès d’un chef de groupe à un groupe si il est son groupe principal.

La manipulation est la même que dans le premier cas.

• Si son groupe (également Groupe principal) possède les droits d’accès à un formulaire, le chef de groupe en aura automatiquement l’accès ainsi que la gestion.

• Si son groupe possède les droits d’accès à un formulaire, mais n’est pas son Groupe principale, le chef de groupe en aura l‘accès uniquement, et non la gestion.

Lorsque le chef de groupe se connectera à la plateforme Kizeo Forms il verra ses formulaires, pourra les modifier (s’il les a créés), en créer des nouveaux, récupérer la totalité des données de son groupe, etc.