Comprendre les groupes d’utilisateurs et le chef de groupe
Regroupez vos utilisateurs par spécificité, localisation, filiale, etc. suivant la structure de votre entreprise. Et nommez un administrateur de groupe : le chef de groupe.
Les groupes d’utilisateurs.
Prenons un exemple concret : la directrice régionale d’une entreprise de services souhaite déployer l’outil Kizeo Forms sur ses différents sites.
Parmi ses besoins elle doit pouvoir gérer les formulaires de chaque site, donc pour gagner du temps elle regroupera les utilisateurs par groupe = site.
Pour des raisons d’organisation un seul compte Kizeo Forms est créé ; il est géré par la directrice régionale qui est donc l’administratrice du compte.
Le compte comprendra une douzaine d’utilisateurs pour commencer, répartis en deux groupes et sous-groupes. Chaque groupe correspondant à un site.
Avant tout, vous devez commencer par créer vos utilisateurs et chefs de groupes.
- Depuis le menu Mon interface d’administration -> Utilisateurs, cliquez sur Créer un utilisateur et complétez les informations demandées.
Afin de faciliter l’explication, le nom de nos utilisateurs et chefs de groupe dépend du groupe auquel ils appartiennent.
Vous allez ensuite créer vos groupes.
- Depuis le menu Mon interface d’administration cliquez sur Groupes d’utilisateurs.
- Cliquez sur Nouveau groupe d’utilisateurs et configurez votre nouveau groupe.
- N’oubliez pas d’enregistrer vos réglages.
Notes : Le Groupe parent est le groupe d’appartenance pour un groupe d’utilisateurs. Cela permet de définir sa place dans la hiérarchie. Le Compte entreprise est le plus haut dans la pyramide ; plus le groupe est placé à droite, moins élevée est sa place.
Suite à la création de plusieurs groupes, vous pourrez voir la hiérarchie apparaître. Les groupes appartenant au groupe parent Compte entreprise se positionnent à l’extrême gauche.
- Cliquez sur la roue crantée afin d’ajouter/modifier la composition du groupe d’utilisateurs.
Vos utilisateurs et chefs de groupes apparaissent dans la seconde partie de l’écran.
- Vous pouvez modifier les rôles via le menu déroulant Rôles.
- Si vous souhaitez supprimer un utilisateur du groupe, cliquez sur la poubelle.
Maintenant que vos groupes sont créés, il faut attribuer les droits par formulaires à chaque groupe. Pour cela, rien de plus simple !
- Allez dans Formulaire -> Mes Formulaires, et cliquez sur le bouton Droits qui se trouve sur la ligne du formulaire.
- La fenêtre s’ouvre sur l’onglet Groupes.
Vous pouvez donner les droits d’accès à un formulaire en ajoutant un ou plusieurs groupes d’utilisateurs. Ainsi, l’ensemble des utilisateurs du groupe auront accès au formulaire en question.
Les chefs de groupes pourront également voir les données saisies par les utilisateurs appartenant à leur groupe. Ils ne peuvent cependant pas accéder aux données saisies par les utilisateurs ajoutés manuellement (via l’onglet Utilisateurs).
- L’onglet Récapitulatif vous permet d’avoir un visuel des utilisateurs qui ont accès au formulaire :
En cliquant sur la loupe en face de chaque utilisateur vous pourrez connaître la raison pour laquelle l’utilisateur a accès à ce formulaire :
- L’utilisateur peut également avoir un statut d’administrateur :
- L’utilisateur fait partie d’un groupe d’utilisateurs ajouté dans l’onglet Groupes :
- L’utilisateur a été ajouté manuellement dans l’onglet Utilisateurs :
Rappel : Par défaut tous les utilisateurs ont accès à tous les formulaires créés. Si vous souhaitez ne pas donner le droit à tous les utilisateurs par défaut à la création du formulaire :
- Rendez-vous dans Paramètres Kizeo Forms -> Droits.
- Décochez la case Donner le droit à tous les utilisateurs par défaut.
Vous savez maintenant gérer vos droits par groupes d’utilisateurs !
Pour aller plus loin…
- Créez et utilisez une liste filtrée afin de faire apparaître certains éléments suivant les informations renseignées dans les fiches utilisateurs.
- La gestion de transfert de données entre utilisateurs.
- Gérez les droits d’accès aux formulaires de vos utilisateurs.
- Gérez la visibilité de vos éléments suivant le profil de vos utilisateurs ou votre saisie.
- Comment envoyer des formulaires pré-remplis aux intervenants terrain ?
N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !
Il y a 4 commentaires
MALLEE
26 Avr, 2021
Bonjour,
Dans notre entreprise, les responsables (chefs de groupe sur kizeo) sont souvent amenés à changer de secteur et cela nous demande beaucoup de travail pour modifier l’ensemble des formulaires auxquels ils sont rattachés (ex: les adresse mail doivent toutes être modifiées). Existe t-il des balises rattachées aux chefs des groupes pour que nous n’ayons qu’a changer les données dans les groupes utilisateurs et que ces modifications se répercute sur les formulaires rattachés a ce groupe?
Merci.
Patrick Carloni
27 Avr, 2021
Bonjour,
à aujourd’hui, il n’existe pas de balises qui permettent d’aller chercher l’adresse email du chef de groupe.
Il existe une solution pour vous simplifier le travail. L’idée serait de créer une liste externe référentielle.
Dans cette liste vous mettez en label le numéro du formulaire (vous l’obtenez quand vous êtes en mode modification de formulaire, en cliquant sur le “i” en face du nom).
Vous mettez autant de références que de destinataires. Dans ces références vous mettez les adresses e-mail.
Vous ajoutez un champ liste obligatoire à votre formulaire et autant de champ référence que d’adresse mail à récupérer.
Dans ce champ liste, vous sélectionnez la liste externe précédemment créée.
Vous ajoutez un filtre par code sur votre liste externe. La valeur du code est une valeur fixe correspondante au numéro de votre formulaire. Ainsi, il apparaîtra uniquement la ligne correspondant au formulaire.
il ne vous reste plus qu’à ajouter les balises des champs références dans les destinataires des mails.
En espérant avoir répondu à votre question.
Laurent MAZAT
19 Juin, 2018
Bonjour
je viens de créer plusieurs formulaires et en voulant les classer .
il me semble qu’il y a eu un bug ou un problème.
J’ai une entité qui s’appelle URA (bandeau gris fonce),
dans cette entité ,je désire créer une rubrique GSL (bandeau gris clair et nom modifiable) dans lequel apparaisse certains de mes formulaires.
Par contre il semblerais que cette rubrique GSL apparait dans le compte entreprise et dans d’autre entité .et de plus il y a des formulaires qui n’ont rien avoir .
Comment figé cette rubrique à mon entité et récupérer les formulaires qui ne sont pas au bon endroit.
merci
Sarah Marivaux
19 Juin, 2018
Bonjour,
– Le bandeau gris foncé correspond au groupe d’appartenance des formulaires présents dessous. Seul le chef de groupe de ce groupe pourra modifier le(s) formulaire(s).
– Le bandeau gris clair correspond aux rubriques permettant de classer vos formulaires.
Afin de créer de nouvelles rubriques, vous pouvez vous rendre directement dans les options de vos formulaires, onglet Général.
De plus, pour figer une rubrique à votre entité, je vous invite à changer le groupe propriétaire des formulaires (via le bouton plus). Attention, cette manipulation empêchera des chefs de groupe d’interagir avec ces derniers.
N’hésitez pas à nous appeler au 04 90 23 67 60 si vous souhaitez que nous vous accompagnions.
Cordialement,
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