09Août, 2017
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La liste filtrée : filtrez vos listes externes selon vos utilisateurs

Une liste filtrée permet de faire apparaître certains éléments d’une Liste externe suivant les informations renseignées dans les fiches utilisateurs. C’est un “filtre” pour vos listes.

Exemple.

Vous êtes chef d’une franchise de biscuiterie-confiserie. Vous avez créé une liste avec l’ensemble des biscuits proposés dans vos franchises, cependant, vos franchisés n’ont pas accès à l’ensemble des produits. Cela dépend de leur pays et région. Vous souhaitez que vos franchisés, suivant leur localisation, puissent voir seulement les biscuits auxquels ils ont droit.

Etape 1. Paramétrage des Champs utilisateurs personnalisés.

N’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur les champs utilisateurs personnalisés pour découvrir comment créer vos champs personnalisés.

Etape 2. Paramétrage des listes externes.

  • Deux options s’offrent à vous pour créer ou modifier votre liste : l’importer depuis Excel ou la saisir manuellement.

1. Importer un fichier Excel.

Cette option est recommandée en cas de longue liste.
N’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur la création de listes externes depuis Excel pour découvrir comment configurer votre liste Filtrée.

2. Saisir manuellement votre Liste Filtrée.

  • Rendez-vous dans le menu Listes externes -> Créer une liste externe.
  • Ou cliquez sur le menu Listes externes -> Mes listes externes -> Nouvelle liste.

cliquez sur le bouton nouvelle liste

  •  Après avoir indiqué le nom de la liste et la rubrique, et afin de configurer votre liste, vous devez insérer les filtres que vous avez précédemment créé.
    Pour cela, il vous suffit d’ajouter le numéro d’User_ref, de lui ajouter le nom du champ et de mettre le tout sous deux crochets : [[user_ref numéro du filtre=nom du champ]].

Retrouvez le numéro d'User ref dans la rubrique "Champs d'utilisateurs personnalisés".

Pour découvrir comment créer un champ utilisateurs personnalisé, n’hésitez pas à consulter notre tutoriel !

Vous avez plusieurs possibilités :

  • Insérer un seul filtre : [[user_ref1=France]].
  • Insérer un filtre avec deux valeurs [[user_ref1=France|Europe]].
  • Insérer plusieurs filtres à la suite [[user_ref1=France][user_ref2=Sud Est]].
  • Insérer un filtre large [[user_ref1=France*]].
  • Insérer des lignes visibles par tous les utilisateurs, il vous suffit de n’insérer aucun filtre.

Comment créer ces crochets « [ » « ] » ?

  • Sur Windows : Pressez la touche « Alt Gr » + « 5 », vous obtenez votre crochet gauche : « [« . Pressez la touche « Alt Gr » + « ° », vous obtenez votre crochet droit : « ] ».
  • Sur un Mac : Pressez la touche « Alt » + « shift » + « 5 », vous obtenez votre crochet gauche : « [« . Pressez la touche « Alt » + « shift » + « ° », vous obtenez votre crochet droit : « ] ».
L’insertion d’un seul filtre.

Nous avons donc ici une liste externe avec un seul filtre, le champ ‘user_ref1′, qui est le pays : [[user_ref1=France]] pour Lena et [[user_ref1=Allemagne]] pour Alexandre.

[[user_ref1=France]]Macaron de Nancy
[[user_ref1=France]]Biscuit rose de Reims
[[user_ref1=France]]Macaron de Saint Jean de Luz
[[user_ref1=France]]Echaudé de Carmaux
[[user_ref1=France]]langue de Chat
[[user_ref1=Allemagne]]Pain d’épices
[[user_ref1=Allemagne]]Spéculoos
[[user_ref1=France]]Boudoir
[[user_ref1=France]]Quatre-quarts
[[user_ref1=France]]Navette
[[user_ref1=France]]Croquant

De ce fait,

  • Pour notre utilisatrice Lena, qui possède comme filtre France, aura à sa disposition sur son appareil mobile : Macaron de Nancy, Biscuit rose de Reims, Macaron de Saint Jean de Luz, Echaudé de Carmaux, Langue de Chat, Boudoir, Quatre-quarts, Navette et Croquant.
  • L’utilisateur Alexandre, qui possède comme filtre l’Allemagne, aura quant à lui : Pain d’épices et Spéculoos.
L’insertion de filtres avec deux valeurs.

Nous avons une liste externe avec trois filtres : Europe, France, Allemagne.

On peut utiliser le symbole « | » pour ajouter une 2ème valeur à un filtre comme montré ci-dessous :

[[user_ref1=France|Europe]]Macaron de Nancy
[[user_ref1=France|Europe]]Biscuit rose de Reims
[[user_ref1=France|Europe]]Macaron de Saint Jean de Luz
[[user_ref1=France|Europe]]Echaudé de Carmaux
[[user_ref1=France|Europe]]langue de Chat
[[user_ref1=Allemagne|Europe]]Pain d’épices
[[user_ref1=Allemagne|Europe]]Spéculoos
[[user_ref1=France|Europe]]Boudoir
[[user_ref1=France]]Quatre-quarts
[[user_ref1=France]]Navette
[[user_ref1=France]]Croquant

De ce fait, les Macaron de Nancy apparaîtrons sur le mobile des personnes ayant un filtre France et celles ayant un filtre Europe par exemple.

L’insertion de plusieurs filtres.

Vous pouvez insérer jusqu’à 3 filtres. Pour additionner les filtres, il vous suffit de coller jusqu’à 3 champs « user_ref » comme montré ci-dessous :

[[user_ref1=France][user_ref2=Nord][user_ref3=Grands_comptes]]Macaron de Nancy
[[user_ref1=France][user_ref2=Nord][user_ref3=Grands_comptes]]Biscuit rose de Reims
[[user_ref1=France][user_ref2=Sud_Ouest][user_ref3=Grands_comptes]]Macaron de Saint Jean de Luz
[[user_ref1=France][user_ref2=Sud_Ouest][user_ref3=GMS]]Echaudé de Carmaux
[[user_ref1=France][user_ref3=Grands_comptes]]Langue de Chat
[[user_ref1=Allemagne][user_ref3=Grands_comptes]]Pain d’épices
[[user_ref1=Allemagne][user_ref3=GMS]]Spéculoos
[[user_ref1=France][user_ref3=GMS]]Boudoir
[[user_ref1=France][user_ref3=Grands_comptes]]Quatre-quarts
[[user_ref1=France][user_ref2=Sud_Est][user_ref3=Grands_comptes]]Navette
[[user_ref1=France][user_ref2=Sud_Est]]Croquant

Dans notre exemple, nous avions créé 3 trois types de filtres : Pays, Région et Prospection.

Pour notre utilisatrice Lena :

  • Nous lui avions donné comme filtre : France, Sud_Est et Grands_comptes.
  • Ce qui signifie qu’elle aura sur son appareil mobile : la Langue de chat (filtre France et Grands_comptes), le Quatre-quarts (filtre France et Grands_comptes), la Navette (filtre France, Sud_Est et Grands_comptes) et le Croquant (filtre France et Sud_Est).

A contrario, pour notre utilisateur Alexandre :

  • Nous lui avions donné comme filtre Allemagne et GMS.
  • Il ne pourra donc voir que le Spéculoos (filtre Allemagneet GMS).
  • Même si il dispose du filtre GMS, il ne peut pas voir les autres éléments.

Les Macarons de Nancy de Saint Jean de Luz et les Echaudé de Carmaux ne seront pas visible par nos utilisateurs par exemple.

NB : Il n’est pas nécessaire que chaque élément de la liste possède le même nombre de filtre. C’est le cas par exemple du Boundoir et du Spéculoos.

L’insertion d’un filtre large.

Nous avons une liste externe avec trois filtres : FranceFrance_Nord et France_Sud.

On peut utiliser le symbole « * » pour filtrer plus large comme montré ci-dessous :

[[user_ref1=France*]]Navette
[[user_ref1=France_Nord]]Croquant du nord
[[user_ref1=France_Sud]]Croquant du sud

Le filtre France*, permet d’afficher tous les éléments ayant un filtre qui commence par France.

Le résultat des filtres pour cette liste :

Pour notre utilisatrice Lena :

  • Nous lui avions donné comme filtre : France_Nord.
  • Ce qui signifie qu’elle aura sur son appareil mobile tous les éléments de la liste correspondants  à France_Nord  et France*.

A contrario, notre utilisateur Alexandre :

  • Il a eu comme filtre : France_Sud.
  • Ce qui signifie qu’il aura sur son appareil mobile tous les éléments de la liste correspondants  à France_Sud  et France*.
L’insertion de lignes visibles par tous les utilisateurs.

Il vous suffit de n’insérer aucun filtre pour créer une ligne visible par tous les utilisateurs. Dans notre exemple ci-dessous, nous avons choisi de rendre visible pour tous les utilisateurs le Gâteau aux 3 chocolats et la Tarte aux pommes.

[[user_ref1=France][user_ref2=Nord][user_ref3=Grands_comptes]]Macaron de Nancy
[[user_ref1=France][user_ref2=Nord][user_ref3=Grands_comptes]]Biscuit rose de Reims
[[user_ref1=France][user_ref2=Sud_Ouest][user_ref3=Grands_comptes]]Macaron de Saint Jean de Luz
[[user_ref1=France][user_ref2=Sud_Ouest][user_ref3=GMS]]Echaudé de Carmaux
[[user_ref1=France][user_ref3=Grands_comptes]]Langue de Chat
[[user_ref1=Allemagne][user_ref3=Grands_comptes]]Pain d’épices
[[user_ref1=Allemagne][user_ref3=GMS]]Spéculoos
[[user_ref1=France][user_ref3=GMS]]Boudoir
[[user_ref1=France][user_ref3=Grands_comptes]]Quatre-quarts
[[user_ref1=France][user_ref2=Sud_Est][user_ref3=Grands_comptes]]Navette
[[user_ref1=France][user_ref2=Sud _Est]]Croquant
Gâteau aux 3 chocolats
Tarte aux pommes

Le résultat des filtres pour cette liste pour notre utilisatrice Lena Martin :

  • Nous lui avions donné comme filtre : France, Sud_Est et Grands_comptes.
  • Ce qui signifie qu’elle aura sur son appareil mobile : la Langue de chat (filtre France et Grands_comptes), le Quatre-quarts (filtre France et Grands_comptes), la Navette (filtre France, Sud_Est et Grands_comptes) et le Croquant (filtre France et Sud_Est), le Gâteau aux 3 chocolats (aucun filtre) et la Tarte aux pommes (aucun filtre).

A contrario, notre utilisateur Alexandre :

  • Nous lui avions donné comme filtre Allemagne et GMS.
  • Il ne pourra donc voir que le Spéculoos (filtre Allemagne et GMS), le Gâteau aux 3 chocolats (aucun filtre) et la Tarte aux pommes (aucun filtre).

Ci-dessous, le rendu final suite à la saisie de notre liste externe filtrée.

Compte rendu final suite à la saisie de notre liste externe filtrée.

  • N’oubliez pas d’enregistrer !

Astuce : les listes Référentielles, Hiérarchiques Référentielles ou Hiérarchiques peuvent aussi êtres filtrées !

notre liste filtrée crée avec excel


Pour aller plus loin :

Vous pouvez combiner la liste filtrée à :


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