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07Sep, 2016
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Tutoriels – Aide à l’utilisation de l’application Kizeo Forms (iOS, Android et Windows)

Les options Kizeo Forms : l’onglet Exports

L’onglet Exports regroupe les options vous permettant de personnaliser divers éléments de vos rapports finaux. Vous pouvez, depuis cet onglet, paramétrer le nom de vos fichiers d’exportation, choisir le texte à afficher sur vos exports lorsqu’une case à cocher est cochée, paramétrer vos fichier CSV et Excel liste et enfin importer vos modèles Word et Excel personnalisés.

  • Rendez-vous dans le menu Formulaires, onglet Mes Formulaires.
  • Sélectionnez un formulaire.
  • Allez dans l’onglet Exports.

options-kizeo-forms-onglet-export

Présentation des différentes options de l’application Kizeo Forms

Option générale pour tous les exports

options-kizeo-forms-modification-fichiers-export

  • Modifier les noms de vos fichiers d’exportation : cela vous permet de renommer vos fichiers à l’export. Les balises vous permettent de rendre ce titre dynamique.
  • Texte si la case à cocher est cochée/Texte si la case à cocher n’est pas cochée : ces deux options vous permettent de personnaliser le texte de la case à cocher qui apparaît dans vos rapports. Par exemple, Oui/non ou Validé/Non validé.

L'Excel Liste

Depuis les options de votre formulaire, vous pouvez organiser l’affichage de votre Excel liste ou de votre CSV, rajouter de nouvelles colonnes et réaliser un Excel liste personnalisé ou un export CSV personnalisé. Pour cela cliquez sur Liste.

Sélectionnez le menu liste

Organiser l’affichage :

 

Organiser l’affichage de l'excel liste

  • Afficher l’historique de chaque donnée dans votre fichier Excel : votre fichier Excel liste comportera une colonne supplémentaire « Historique » décrivant précisément l’historique de la donnée ; donnée enregistrée, transférée, modifiée, par quel utilisateur et à quelle date.

Afficher l’historique de chaque donnée dans votre fichier Excel

  • Afficher un identifiant unique : votre fichier Excel liste comportera une colonne supplémentaire « Identifiant unique ». C’est l’identifiant unique de la donnée chez Kizeo.

Afficher un identifiant unique

  • Afficher le numéro d’enregistrement : votre fichier Excel liste comportera une colonne supplémentaire « Numéro d’enregistrement ». Le numéro d’enregistrement est une numérotation propre à votre formulaire. Vous pouvez configurer son numéro de départ dans l’onglet Général.

Afficher le numéro d’enregistrement

  • Afficher les champs invisibles : vous permet d’afficher les données cachées.
  • Afficher les champs utilisateurs personnalisés : en cochant cette case, vous décidez d’afficher des colonnes supplémentaires avec la valeur des champs utilisateurs personnalisés.
  • Vous pouvez décider du comportement des cellules vides en sélectionnant : fusionner, dupliquer ou laisser vide dans la liste déroulante correspondante.
  • Vous pouvez également définir le comportement des listes et choix multiples en sélectionnant soit « Réunir en une seule colonne » ou « Séparer en plusieurs colonnes ».
L’Excel liste personnalisé.

Cet onglet permet de choisir et d’organiser les éléments souhaités dans votre Excel liste.

Vous devez simplement ajouter les champs à faire apparaître sur votre export. Vous pouvez de plus, afficher l’entête des colonnes en activant la case dédiée. Vous obtenez ainsi un Excel liste personnalisé.

Vous devez simplement ajouter les champs à faire apparaître sur votre export

Le CSV
Organiser l’affichage :
  • CSV au format Windows (conseillé pour ouvrir le fichier avec Excel) : vous permet de récupérer vos données CSV au format Windows afin de les ouvrir avec le fichier Excel.
  • Vous pouvez décider du comportement des cellules vides en sélectionnant : dupliquer ou laisser vide dans la liste déroulante correspondante.
  • Vous pouvez décider quel sera le type de séparateur CSV : le point virgule ou la virgule.
  • Vous pouvez définir le délimiteur des valeurs des champs : la double cote ou Aucun.
  • Vous pouvez définir le format de la date : traditionnelle (DD/MM/YYYY) ou ISO 8601 (YYYY-MM-DD)
  • Vous pouvez définir le séparateur décimal : Aucun, le point ou la virgule.

Organiser l’affichage de votre CSV

Le CSV personnalisé.

Cet onglet permet de choisir et d’organiser les éléments souhaités dans votre CSV.

Vous devez simplement ajouter les champs à faire apparaître sur votre export. Vous pouvez de plus, afficher l’entête des colonnes en activant la case dédiée. Vous obtenez ainsi un CSV personnalisé.

Création de votre CSV personnalisé

L'onglet + Ajouter / Word /Excel

Vous pouvez également créer des exports unitaires au format Word ou Excel en allant dans l’onglet Unitaire.

Sélectionnez l'onglet Unitaire
Word personnalisé / Excel personnalisé : cette partie est disponible après le premier enregistrement du formulaire. C’est ici que vous venez importer votre modèle Word personnalisé ou votre modèle Excel personnalisé pour pouvoir exporter vos rapports à votre image. Afin de les charger, il vous suffit de cliquer sur Ajouter un nouvel export puis charger ou déposer votre fichier.

Exports Word et Excel personnalisés

Vous pouvez décider :

  • d’affecter cet export comme export Word (ou Excel) par défaut : Export Word ou Excel par défaut.
  • de définir cet export comme modèle du PDF personnalisé par défaut (Word uniquement) : Télécharger le PDF personnalisé par défaut
  • d’afficher les champs invisibles dans votre document Word ou Excel en cochant les cases correspondantes.
  • de rendre les images du document Word ou Excel cliquables : Rendre les images cliquables.

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 14 commentaires

  • BELTRANDO REMY

    05 Juil, 2021

    Bonjour,

    Est-il possible d’extraire sur un fichier EXCEL plus de 1000 données ?

    Cordialement;

    • Nathalie Castagnier

      05 Juil, 2021

      Bonjour,
      Dans la théorie, la limite du nombre de lignes maximum est de 5000.
      Dans la pratique, cela dépend de chaque donnée. S’il y a beaucoup de photos par exemple, ce sera difficile d’avoir 5000 lignes dans l’Excel. A ce moment là le système fractionne à 2000 lignes et si les données sont toujours trop lourdes, il fractionne à 500.
      Des optimisations sont prévues petit à petit afin d’assurer un maximum de sorties avec 5000 lignes.
      Je vous souhaite de passer une belle journée.

  • MANUEL

    18 Mar, 2021

    Bonjour,
    Le fichier WORD que je souhaite exporter ne se télécharge lorsque je le dépose dans le fichier export. Cela pourrait être dû à quoi? et que dois-je faire ?
    PS : je travaille sur un Mac.

    Merci d’avance
    Cordialement,

    • Kurt Carpels

      18 Mar, 2021

      Bonjour,

      Au vu de la spécificité de votre demande, pourriez-vous nous contacter directement à support@kizeo.com?
      N’hésitez pas à nous communiquer votre code entreprise et le nom du formulaire concerné.

      Excellente journée à vous,

      Kurt

  • Boris Domenech

    31 Juil, 2020

    Comment faire pour supprimer des fichiers Word d’export et n’en garder qu’un seul ?

    • Kurt Carpels

      03 Août, 2020

      Bonjour,

      Afin de pouvoir supprimer votre rapport Word, vous devez vous rendre dans les « Options » de votre formulaire.
      De là, vous pouvez vous rendre sur la partie « Exports », vous sélectionnez le rapport Word en question et vous cliquez sur « Supprimer » en bas de page.

      J’espère que cela vous aidera.

      Excellente journée,

      Kurt

  • Gerardin Quentin

    30 Juil, 2019

    Bonjour,

    Lors de mon fichier d’import, le séparateur devient un point au lieu d’être une virgule.
    Pour autant, la donnée du fichier Excel est en format Nombre et le format du Kizeo Forms est en Numérique Décimal.

    Merci d’avance
    Cordialement

    • Charles Leconte

      30 Juil, 2019

      Bonjour monsieur,

      Oui c’est normal, nous utilisons une chaine de caractères internationale.

      Bonne fin de journée à vous.

  • Didier PRORIOL

    23 Avr, 2019

    Je souhaite que certains export ne soient pas accessibles à tous les utilisateurs d’un formulaire

    • Patrick Carloni

      24 Avr, 2019

      Bonjour,

      Si un utilisateur se connecte à l’interface web de Kizeoforms, il pourra utiliser tous les exports liés aux formulaires auxquels il a accès.

      En espérant avoir répondu a votre question.

  • FERKANI Khireddine

    17 Mai, 2018

    Bonjour,
    Il y’a énormement de formulaire CERFA en PDF modifiable
    Est-il possible de les utiliser comme model d’export ? je ne trouve que WORD et EXCEL sur les options

    • Sarah Marivaux

      17 Mai, 2018

      Bonjour,

      Malheureusement, il faut retranscrire ce document au format Word ou excel. Nous ne pouvons pas utiliser de modèle d’export au format PDF.

      Cordialement,

  • ToF

    11 Avr, 2018

    Bonjour,
    Peut-on ajoutez 2 fichiers excel différent et choisir le bon fichier selon l’outil Liste
    Cordialement.

    • Soraya Boualam

      11 Avr, 2018

      Bonjour,

      Oui, vous avez la possibilité d’ajouter autant de modèles que vous le souhaitez, depuis les options de votre formulaire onglet « Exports ».
      Ensuite, vous pourrez sélectionnerez le modèle voulu :

      – Soit dans les menus « Données – Exporter » (pour un export « de masse »): vous sélectionnerez la période correspondante, puis le formulaire désiré;
      – Soit dans les menus « Données – Historique » (pour un export plus « précis », »unitaire », « ciblé » avec possibilité de filtrer) : vous sélectionnerez le formulaire voulu puis les saisies souhaitées.

      Vous avez la possibilité de paramétrer, à partir de vos mails personnalisés, le modèle de formulaire que vous souhaitez. N’hésitez pas à consulter nos tutoriels pour en savoir plus.

      En espérant avoir répondu à votre demande,

      Cordialement,

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