30Jan, 2018
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Découvrez les astuces pour paramétrer l’envoi d’emails !

Il est possible de créer sur Kizeo Forms différents scénarios d’emails. Par exemple, lors de maintenance d’équipements sur le terrain de vos techniciens, vous souhaitez qu’une fois l’intervention terminée et la saisie validée, différents emails soient envoyés automatiquement avec des documents personnalisés :

  • Un email au Responsable hiérarchique pour lui notifier le résultat de la maintenance, accompagné d’une fiche d’intervention complétée.
  • Un email au service achat accompagné d’un bon de commande si il y a des pièces nécessaires à la réparation du matériel.
  • Un email au client accompagné du devis signé ou d’une facture.

Découvrez comment paramétrer leur envoi suivant le profil de l’utilisateur, une case à cocher ou même une liste !

Rappel : Afin de créer un scenario d’email, rendez-vous dans les Options de votre formulaire, onglet Email et cliquez sur « Ajouter».

Pour créer un nouveau scénario

Pour en savoir plus la rédaction du corps de l’email, l’ajout de destinataire, n’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur l’envoi automatique des rapports par email !

La configuration des filtres.

L'envoi d'emails suivant une case à cocher.L'envoi d'emails suivant l'utilisateur.L'envoi d'emails suivant le choix d'une liste.

Vous souhaitez que votre email soit envoyé seulement si la case à cocher « je souhaite recevoir une copie par email » soit cochée ?

  • Configurez dans un premier temps vos champs utilisateur personnalisé afin que chacun de vos utilisateurs appartiennent à un pôle.
  • Rendez-vous ensuite dans les options de votre formulaire, onglet Email -> Avancé.
  • Configurez votre filtre.
    – Sélectionnez votre case à cocher dans le menu déroulant.
    – Cliquez sur =.
    – Sélectionnez Oui.

envoie par case à cocher

Désormais quand votre case sera cochée, un email sera automatiquement envoyé avec le récapitulatif de la commande !

Vous souhaitez qu’un format d’email bien spécifique soit envoyé suivant le pôle de votre utilisateur.

  • Configurez dans un premier temps vos champs utilisateur personnalisé afin que chacun de vos utilisateurs appartiennent à un pôle.
  • Rendez-vous ensuite dans les options de votre formulaire, onglet Email -> Avancé.
  • Configurez votre filtre.
    – Sélectionnez le filtre simple.
    – Cliquez sur Pôle et =.
    – Indiquez le pôle de ce scenario. Dans notre exemple, c’est le pôle Maintenance.

envoi suivant le profil de l'utilisateur

 

Désormais, cet email sera envoyé si l’utilisateur fait partie du pôle Maintenance accompagné de sa propre signature !

Vous souhaitez que votre email type facture soit envoyé seulement si Facture est sélectionné dans votre élément Liste ?

  • Ajoutez un élément Liste dans votre formulaire et ajoutez les différentes éléments. Dans notre exemple, nous crééons une list avec Bon de commande, Devis et Facture.
  • Rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Emails -> Avancé.
  • Cliquez sur Ajouter un filtre.
    – Sélectionnez votre élément Liste dans le menu déroulant.
    – Cliquez sur =.
    – Sélectionnez Facture.

envoi suivant la sélection dans un élément liste

Désormais, cet email, accompagné de notre modèle type Facture, sera envoyé si vous sélectionnez Facture !

Rappel : Vous pouvez définir autant de scénario que vous le souhaitez !


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Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !

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Il y a 4 commentaires

  • Laure

    12 Juin, 2018

    Bonjour,
    Si dans un formulaire je crée un champs où il faut saisir une adresse mail (en l’occurrence ça sera l’adresse mail du manager de la personne remplissant le forumulaire), est-ce que le CR peut être envoyé à cette adresse mail automatiquement ?
    Je ne veux pas créer un liste de diffusion automatique, car la personne peut être différente en fonction des utilisateurs. Il faudrait sinon que je créé un formulaire par service pour adapter la liste de diffusion mais cela ne me convient pas car le formulaire est le même pour chaque service, seul le destinataire (=le manager) change. Je ne veux donc pas dupliquer x fois mon formulaire car en cas de modifs, il faudrait que je le modifie x fois.
    Merci pour vos informations,
    Cordialement,

    • Soraya Boualam

      12 Juin, 2018

      Bonjour,

      Il vous faut reporter la balise correspondante dans les destinataires du scénario d’e-mail.

      En fait, deux solutions pour vous :

      Soit passer par une liste simple, qui propose plusieurs adresses e-mails et reporter la balise de cette liste dans “Destinataires” de l’e-mail.

      Voici dans ce cas le tutoriel concerné :
      https://www.kizeo-forms.com/fr/kize-astuces-envoyer-rapports-facilement-email-plusieurs-destinataires/

      Soit, si votre liste de managers est longue passer par une liste référentielle ayant comme références l’adresse e-mail de chaque destinataire. La balise de cette référence sera à reporter dans les destinataires du scénario de l’e-mail.

      Restant à votre disposition,

      Cordialement,

  • SUAREZ JESUS

    08 Fév, 2018

    Bonjour, je ne vois nulle part l’ongle “Options” des formulaires, je suis l’administrateur du compte, pourriez vous m’aider SVP, merci pour votre retour

    • Sarah Marivaux

      12 Fév, 2018

      Bonjour,

      Le bouton option se trouve sur l’écran de création/modification de vos formulaires.

      Cordialement,

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