Cumple tu plan de seguridad y salud en el trabajo

24Ene, 2023

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La misión de los prevencionistas de riesgos o encargados de la gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es asegurar que se cumpla el plan de seguridad y salud en el trabajo de la organización. A la vez que velan por el cumplimiento de la normativa vigente como la norma ISO 45001.

¿Qué es Seguridad y Salud en el Trabajo?

Seguridad y Salud en el Trabajo, o SST por sus iniciales, significa reconocer los posibles riesgos que puedan afectar la seguridad de los trabajadores y reducirlos  al máximo. 

Los riesgos laborales se suelen dividir en siete categorías:

• Riesgos físicos como ruidos molestos o temperaturas extremas.
• Riesgos químicos por procesos químicos o medioambientales
• Riesgos biológicos como exposición a bacterias o virus.
• Riesgos ergonómicos como movimientos repetitivos
• Riesgos psicosociales como la fatiga laboral
• Riesgos mecánicos por el manejo de herramientas o maquinarias
• Riesgos ambientales por causas naturales (huracanes, terremotos) o acción humana (problemas estructurales)

Toda empresa debe tener un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) para mantener a salvo a sus trabajadores. Lo que significa que deben contar con un plan o programa de prevención, monitorear sus indicadores de seguridad y hacer ajustes según sea necesario. 

¿Cómo puedes asegurarte de que tu plan de seguridad y salud en el trabajo sea un éxito?

Hay cuatro factores claves:

• La consulta y participación de los trabajadores en el diseño del plan
• La implementación de procesos eficaces para identificar peligros
• La integración de los procesos SSGT con el funcionamiento de la empresa
• La comunicación continua de la gestión de prevención de riesgos dentro de la empresa

Estos factores de éxito significan una gran cantidad de tareas que los prevencionistas de riesgos deben realizar. Pero existen herramientas como Kizeo Forms para ayudarlos a mejorar su gestión y mantener a sus equipos seguros. 

La digitalización de los informes de Seguridad y Salud en el Trabajo

El cumplimiento de un plan de Seguridad y Salud en el Trabajo requiere recolectar y conservar la documentación bajo estrictas medidas. Documentación de procesos como reportes de incidentes, entrega de EPP, análisis de trabajo seguro, certificaciones de asistencias a charlas preventivas, y más.

Los prevencionistas de riesgos deben asegurarse que todos los documentos asociados a cada proceso sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, aunque protegidos. Tradicionalmente, estos documentos se elaboran y se conservan de manera física, en papel. Pero los papeles se pueden perder, o pueden contener errores.  Lo que pone en caso de una fiscalización, o un accidente, va a significar un problema muy grande para la empresa.

Todos los procesos de prevención de riesgos laborales que se realicen con papel, pueden ser digitalizados para hacer más fácil la recolección de datos, activar flujos de trabajo o poner en marcha medidas correctivas. 

¿Y cuáles son los beneficios de la digitalización de estos informes de prevención de riesgos?

• Ahorro de tiempo: con la digitalización se pueden automatizar las tareas repetitivas que consumen tiempo y afectan la productividad del prevencionista
• Cero papel: trabajar de forma digital elimina la necesidad de mantener copias impresas de reportes y afines. Lo que permite a la empresa ahorrar en costos y reducir su impacto en el medio ambiente.
• Información centralizada: almacenar los datos en la nube permite a los usuarios acceder a la información que necesitan para cumplir con sus labores desde cualquier lugar. 

Utilizar soluciones cloud como Kizeo Forms te puede entregar beneficios adicionales. Por ejemplo, vas a contar con reportes personalizables y escenarios de correos electrónicos automatizados. Sirven para crear flujos de información y mantener informados a todos los involucrados en el monitoreo del cumplimiento del plan de seguridad y salud en el trabajo de la empresa. 

Reporte de incidente/accidente

El reporte de incidente/accidente, también conocido como reporte flash, es un documento en el que se recolecta información de primera mano sobre cualquier incidente o accidente laboral que haya ocurrido. La exactitud de la información contenida es esencial para determinar las causas del accidente. 

Al convertir este reporte en un formulario digital y móvil, cualquier empleado puede utilizar su smartphone para reportar un accidente/incidente y alertar rápidamente. Su descripción del accidente es respaldada con fotografías, firmas digitales y grabaciones de audio. Con Kizeo Forms también puedes importar tu base de datos de trabajadores para contar con sus datos de contactos rápidamente y transferir el formulario para que otra persona lo termine de rellenar. 

Investigación de accidente

Una solución cloud como Kizeo Forms permite que apenas se envíe el reporte del incidente, el prevencionista abra una investigación sobre lo sucedido y defina las acciones preventivas a seguir en el futuro.

La investigación del accidente puede ser validada mediante firma digital y se pueden adjuntar archivos de varios formatos para complementar la información. 

Análisis de trabajo seguro 

El análisis de trabajo seguro es esencial para controlar los riesgos y debe contener estos elementos:

• Las condiciones generales de seguridad
• Los riesgos asociados
• Condiciones de seguridad y factores externos
• Las tareas a realizar durante la actividad laboral
• Los controles de seguridad
• Los elementos de protección personal necesarios.

Si se trabaja con un formato digital de análisis de trabajo, dicho análisis se puede registrar fácilmente y si se detecta un problema, se enviará un correo automatizado para alertar del riesgo. Si al contrario, se encuentra que el trabajador va a poder realizar su trabajo de forma segura, se envía un correo de confirmación. Puede ser validado mediante firma digital y fotografías.

Elaborar en Kizeo Forms un formulario de ATS que se adapte a las necesidades de tu organización es algo así:

Tus trabajadores en terreno lo rellenan con facilidad desde su app móvil:

En nuestra biblioteca también vas a encontrar modelos para los otros usos mencionados en el artículo. Crea tu cuenta en Kizeo Forms y aprovecha los beneficios de la digitalización.