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06Déc, 2016
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Tutoriels – Aide à l’utilisation de l’application Kizeo Forms (iOS, Android et Windows)

Créez et partagez votre propre Bibliothèque Kizeo Forms !

Gagnez du temps en créant votre propre Bibliothèque afin de partager vos formulaires avec les autres utilisateurs de votre compte ou utilisez simplement les leurs. Pratique afin d’uniformiser à l’ensemble de votre groupe les formulaires !

Créez votre bibliothèque de formulaires Kizeo Forms

Comprendre ce qu'est une bibliothèque de formulaires
  • Rendez vous sur la plate-forme Kizeo Forms, menu Formulaires onglet Bibliothèque.

Notons que sont listés tous les formulaires de toutes les Bibliothèques : ceux créés par Kizeo, ceux mis à disposition par votre chef de groupe ou administrateur et ceux que vous avez pu ajouter à cette dernière.

Dans la partie supérieure, au travers des menus déroulants, vous ainsi les sélectionner :

  • Par pertinence, date de création ou date de mise à jour,
  • Par type : Tous les formulaires, ceux de la Bibliothèque Kizeo, ceux de la Bibliothèque Groupe ou ceux de celle de votre compte entreprise,
  • Par choix de la langue,
  • En utilisant la Recherche, vous pouvez les retrouver en saisissant des mots présents dans leur nom ou des mots-clés.

Recherche de formulaire via la bibliothèque

Chaque formulaire  comporte des informations :

A droite :

  • A : Le formulaire est présent dans la Bibliothèque Kizeo.
  • B : Indique le nombre d’éléments contenus dans le formulaire.
  • C : Il s’agit du nombre de listes externes utilisées pour ce formulaire.
  • D : Vous permet de supprimer le partage ou de modifier les informations relatives au formulaire. Cette action n’est possible que sur les formulaires de Votre Bibliothèque.

Sur la partie inférieure :

  • 1 : Il s’agit du nombre de fois où le formulaire a été visualisé.
  • 2 : Indique le nombre de fois où le formulaire a été téléchargé.
  • 3 : Date d’ajout.
  • 4 : Indique le nom de la personne qui a ajouté le formulaire.

Dans la partie supérieure, au travers des menus déroulants, vous pouvez gérer l’affichage de vos formulaires

En cliquant sur le formulaire désiré, vous arrivez sur une nouvelle page. Elle vous permet les actions suivantes :

  • Tester le formulaire,
  • Télécharger un modèle Word et/ou Excel personnalisé (si présent),
  • Tester l’envoi d’email (si présent),
  • Modifier le contenu du formulaire (avec le crayon) si vous êtes administrateur du compte et qu’il se trouve dans Votre Bibliothèque,
  • Modifier les informations relatives au formulaire (avec la roue crantée) si vous êtes administrateur du compte et s’il se trouve dans Votre Bibliothèque,
  • Ajouter le formulaire à votre compte.

 

testez ou telechargez le formulaire kizeo forms

 

Ajoutez un formulaire à votre bibliothèque depuis les formulaires de votre compte

Vous pouvez dorénavant créer votre Bibliothèque en y ajoutant vos formulaires. Cela permet ainsi à d’autres administrateurs ou chef(s) de groupe du même compte par exemple, de réutiliser votre formulaire. Pour cela, rien de plus simple.

  • Connectez vous à la plate-forme Kizeo Forms, menu Formulaires, onglet Mes Formulaires.
  • Cliquez sur la touche Plus puis Partager.

Lorsque la fenêtre Partager s’ouvre vous pouvez :

  • Modifier le nom du formulaire,
  • Choisir la langue du formulaire,
  • Ajouter un ou plusieurs mots-clés afin d’en faciliter la recherche,
  • Saisir une description.

Rappel : lors du Partage de Formulaire, tout ce qui est lié à ce formulaire (liste externe, modèle d’export) est automatiquement copié sur votre compte.

  • Enfin, sélectionner la Bibliothèque de votre compte et confirmez le partage.

Partager un formulaire via la bibliothèque kizeo formsCe formulaire est désormais disponible dans Votre Bibliothèque pour les chefs de groupe et les autres administrateurs de votre compte.

Ajoutez un formulaire à votre bibliothèque depuis la Bibiothèque Kizeo

Le principe est le même que précédemment mais au lieu de partager les formulaires de votre compte, vous partagez ceux de la Bibliothèque Kizeo.

  • Pour se faire, cliquez sur le formulaire puis sur Ajouter à mon compte et confirmez votre demande.
  • Une copie du formulaire est alors téléchargée sur votre compte.
  • Vous pouvez maintenant le modifier et le partager dans Votre Bibliothèque selon la méthode indiquée dans le point précédent.

Ajouter un  formulaire à mon compte kizeo forms

Remarque : lors du Partage de Formulaire, tout ce qui est lié à ce formulaire (liste externe, modèle d’export) est automatiquement copié sur votre compte.

Modifiez et supprimez un formulaire de votre Bibliothèque

Modifier les informations relatives au formulaire dans votre Bibliothèque.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les administrateurs du compte.

  • Rendez vous dans votre Bibliothèque puis cliquez sur le formulaire désiré.
  • Cliquez ensuite sur la petite roue crantée afin d’ouvrir la page de modification du formulaire.
  • Sur cette page, vous pouvez ajouter/modifier les informations du formulaire.
  • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.

modifier les informations du formulaire

Modifiez le contenu du formulaire partagé dans votre Bibliothèque.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les administrateurs du compte.

Si vous êtes administrateur du compte, rendez vous directement sur la page du formulaire concerné. Il est reconnaissable grâce à son petit symbole bleu.

formulaire partagé dans la bibliothèque kizeo forms

  • Cliquez sur Modifier.
  •  Il ne vous reste plus qu’à apporter les modifications désirées dans le formulaire puis de cliquer sur Enregistrer.

Vous disposez d’une seconde possibilité :

  • Rendez vous dans la Bibliothèque puis cliquez sur le formulaire désiré.
  • Cliquez sur le petit crayon en haut afin d’ouvrir la fenêtre de modifications.
  • Il ne reste plus qu’à apporter les modifications désirées au formulaire puis de cliquer sur Enregistrer.
Supprimer le partage de formulaire dans la Bibliothèque.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les administrateurs du compte.

  • Depuis la page Mes formulaires, cliquez sur le symbole bleu puis sur Ne plus partager.
  • Également depuis Votre Bibliothèque, cliquez sur la roue crantée qui se trouve sur le formulaire puis sur la touche Ne plus partager.
  • Vous pouvez également cliquer sur le formulaire puis sur la roue crantée et enfin sur la touche Ne plus partager.

modifier les informations du formulaire

Le chef de groupe et la bibliothèque.

En savoir plus

Un chef de groupe peut proposer l’ajout d’un formulaire qu’il a créé à la Bibliothèque mais c’est à l’administrateur du compte d’accepter ou non cet ajout.

Pour cela, le chef de groupe doit cliquer sur Plus puis Partager. Une copie du formulaire est ajoutée à la liste des formulaires et porte la mention En attente de validation.

partager un formulaire kizeo forms

partager un formulaire kizeo forms

Pour que l’administrateur puisse valider ou refuser cette demande, il doit cliquer sur En attente de validation puis Valider ou Ne pas valider l’ajout du formulaire à la Bibliothèque.

ajouter ou non un formulaire a la bibliotheque kizeo forms

Rappels :

  • Seul l’administrateur du compte peut modifier et/ou supprimer le formulaire de la Bibliothèque.
  • Lors du Partage de Formulaire, les listes externes et les modèles d’export qui y sont liés sont également partagés. Pensez à les retirer avant !

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 4 commentaires

  • Olivier CRESTIN

    24 Juil, 2019

    Bonjour, je souhaiterai partager un formulaire avec une autre entreprise du Groupe, qui n’a pas accès à ma bibliothèque
    Merci de me donner la marche à suivre
    Cordialement

    • Adeline

      24 Juil, 2019

      Bonjour,

      Vous pouvez nous faire une demande par email à support@kizeo.com en indiquant le code entreprise source, le code entreprise destination et le nom du formulaire. L’email doit être envoyé par l’administrateur du compte source avec l’administrateur du compte destination en copie.

      Je reste à votre disposition si besoin.
      Cordialement

  • Gaëtan B.

    14 Nov, 2018

    Bonjour,

    Est-il possible de transférer les formulaires d’un compte Kizéo « A » à un compte Kizéo « B » ?

    Merci par avance de votre réponse.

    Bien cordialement

    Gaëtan B.

    • Sarah Marivaux

      14 Nov, 2018

      Bonjour, cela est tout à fait possible.
      Vous devez nous envoyer un e-mail avec l’autre administrateur du compte en copie avec comme information votre code entreprise ainsi que le nom du formulaire.
      Une fois l’accord obtenu du/des administrateurs du compte également par e-mail, nous procéderons au transfert.

      Cordialement,

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