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13Déc, 2018
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Comment mettre en place une politique de validation sur Kizeo Forms ?

Dans cette astuce, nous vous expliquons comment mettre en place un ou plusieurs superviseurs, qui valideront l’enregistrement des données dans Kizeo Forms. De ce fait, vos collaborateurs sur le terrain ne pourront que transférer l’information à leur manager.

Ce tutoriel aborde des notions avancées de Kizeo Forms comme :

Si vous ne connaissez pas encore les notions ci-dessus, nous vous recommandons d’en prendre d’abord connaissance.

I. La validation avec un seul référent.

Etape 1 : la mise en place d’un champ utilisateur personnalisé.

  • Vous devez d’abord créer un champ utilisateur personnalisé, ainsi nous pourrons filtrer l’affichage du champ validation.
  • Dans l’exemple ci-dessous, nous créons un nouveau champ que nous appelons Management.

Mise en place du champ utilisateur personnalisé

  • Rendez-vous ensuite dans les profils de vos collaborateurs via le menu Utilisateurs > Mes Utilisateurs > Champs utilisateurs personnalisés et inscrivez-y la valeur de ce filtre.
  • Dans notre exemple nous indiquons N0 pour les collaborateurs terrain et N1 pour les managers.

Nous indiquons N0 pour les collaborateurs terrain et N1 pour les managers

Etape 2 : la visibilité.

Dans cette seconde étape nous allons paramétrer l’affichage de notre champ Validation (un élément Choix par exemple) et Signature.

  • Depuis l’écran de création/modification de formulaire, rendez-vous dans les options de votre champ, onglet Visibilité.
  • Sélectionnez votre champ utilisateur personnalisé, = et la valeur de votre filtre.
  • Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, nous sélectionnons Management, = et N1.

Ajoutez une condition de visibilité suivant le profil

Dorénavant, nos champs seront visible suivant le profil de notre collaborateur.

Etape 3 : le transfert.

  • Afin d’activer le transfert, rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Mobile.
  • Cochez la case Autorisez le transfert de données entre utilisateurs.

Autoriser le transfert de données entre utilisateurs

Nous allons ensuite nous rendre dans les Droits de notre formulaire afin de décider qui peut ou non recevoir un transfert.

Ainsi, nous nous rendons, depuis le menu Formulaires > Mes formulaires dans l’onglet Groupe ou Utilisateurs et décochons la case Peut recevoir un transfert et cochons Transférer seulement de nos collaborateurs terrain.

Ensuite, depuis l’onglet Utilisateurs, nous ajoutons notre manager via le menu déroulant et vérifions que la case Peut recevoir un transfert est bien cochée contrairement à la case transférer seulement.

ajoutez un scenario de transfert via le bouton droit

Dorénavant nos collaborateurs pourront uniquement transférer leur demande de congé à leur manager !

II. Transfert sur multi-site.

Etape 1 : la mise en place des champs utilisateurs personnalisés.

  • Créez plusieurs champs utilisateurs personnalisés vous permettant de filtrer l’affichage de votre champ validation ainsi que le transfert de données.
  • Dans l’exemple ci-dessous, nous créons deux nouveaux champs que nous appelons Management (afin d’afficher le champ Validation) et Site (pour filtrer la liste des destinataires du transfert).

  • Rendez-vous ensuite dans les profils de vos collaborateurs via le menu Utilisateurs > Mes Utilisateurs > Champs utilisateurs personnalisés et inscrivez-y la valeur de ces filtres.
  • Dans notre exemple nous indiquons N0 pour les collaborateurs terrain et N1 pour les managers ainsi que le lieu du site.

 

Etape 2 : la visibilité.

Afin que vos collaborateurs terrains puissent voir le champ Signature approprié, nous allons conditionner son affichage via l’option de visibilité.

  • Ajoutez autant de champs Signature qu’il y aura de collaborateurs participants. Dans notre exemple nous en ajoutons deux : l’un pour le demandeur, le second pour le manager/Décideur.
  • Rendez-vous ensuite dans les options de chacun, onglet Visibilité, afin d’y conditionner son affichage.
    • Sélectionnez votre champ utilisateur personnalisé, ici nous sélectionnons Management.
    • =
    • En enfin, inscrivez-y le filtre approprié ajouté précédemment dans les profils de vos collaborateurs. Ainsi, dans notre champ Signature Demandeur, nous inscrivons N0. Dans notre second champ, Manager, nous ajoutons N1.

Ajoutez une condition de visibilité suivant le profil

Etape 3 : le transfert.

Dans cette troisième étape, nous allons créer des “groupes de transfert” grâce aux champs utilisateurs personnalisés.

  • Rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Mobile et cochez la case Autoriser le transfert de données entre utilisateurs.
  • Sortez de l’écran de création et cliquez sur le bouton Droit > Règles de transfert supplémentaires.
  • Depuis le menu déroulant, sélectionnez le Champ utilisateur personnalisé qui vous servira de filtre pour vos transferts. Ici, nous sélectionnons Site.

Les collaborateurs possédant le même site pourront désormais uniquement transférer des données entre eux.

  • Rendez-vous ensuite dans l’onglet Groupe d’utilisateurs et cochez la case Transférer seulement et décochez la case Peut recevoir un transfert.
  • Cliquez ensuite sur l’onglet Utilisateurs. Depuis le menu déroulant, sélectionnez vos différents managers. Pour chacun d’eux, vérifiez bien que la case Peut recevoir un transfert est bien cochée, contrairement à Transférer seulement.

Nous paramétrons les droits et transfert de notre formulaire

Ainsi, vos collaborateurs terrains ne pourront plus enregistrer de données contrairement à aux manageurs, et ils pourront uniquement transférer leurs données aux responsables possédants le même nom de site.

 

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 2 commentaires

  • Pierre Gardeux

    11 Jan, 2019

    Bonjour,

    Pour pallier à tous les cas de figure, ne serait-il pas possible de ne faire apparaitre des champs qu’une fois le formulaire transféré ? En effet sur une problématique de validation de congés par exemple, et en reprenant votre cas des N0, N1, N2,…, les N0 doivent faire valider aux N1, les N1 aux N2, etc. Cela rendrait donc le système plus simple. De la même manière il serait intéressant de pouvoir rentrer des liens hiérarchiques entre les utilisateurs pour forcer les transferts vers la hiérarchie.

    Peut-être dans la nouvelle version ?

    • Jean-Didier Baculard

      11 Jan, 2019

      Bonjour

      Avez vous testé la visibilité sur les champs utilisateurs personnalisés qui permet d’afficher des champs selon l’utilisateur connecté ?

      Avez vous testé les règles de transfert entre utilisateurs qui permet de filter la liste des destinataires au moment du transfert ?

      Cordialement

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