5 beneficios de la estandarización de procesos

11Ene, 2023

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La estandarización de procesos, sin duda, es uno de los puntos en común que tienen los negocios más exitosos y rentables del panorama empresarial actual. Cuando se tiene especial cuidado en establecer modelos y normas comunes para llevar a cabo una actividad, es posible prever problemas y facilitar la solución de imprevistos.  

Y es que la forma en que se realizan las actividades dentro de la empresa puede marcar la diferencia entre conseguir la satisfacción del cliente o no.  Aún así, la búsqueda por esa satisfacción no es el único objetivo de las empresas que optan por la estandarización de procesos. 

Algunas mejoras que lleva consigo dicha estandarización son:

• Conocer el funcionamiento real de los proceso
• Cumplir con los estándares de calidad, requisitos reglamentarios, e incluso los tiempos de entrega
• Evitar pérdidas, desviaciones y alteraciones

Es decir, al organizar tareas y trabajar de manera ordenada y controlada servirá para gestionar de manera eficiente la totalidad de los procesos, evitando errores, reduciendo tiempos y errores, y, como resultado, reduciendo también los costes.

¿Qué es la estandarización de procesos?

Estandarizar procesos significa implantar una serie de pautas claras y precisas que hay que seguir para ejecutar un proceso de trabajo concreto. Es decir, es instaurar una metodología que define la manera en que los trabajadores deben completar una determinada tarea o secuencia de tareas para ofrecer un servicio o producto.

Esto supone detectar problemas y buscar soluciones, definir normas de actuación ante determinadas incidencias, adquirir las herramientas y software adecuados, facilitar las funciones de los trabajadores, acelerar la curva de aprendizaje, limitar las responsabilidades, entre otras.

¿Por qué estandarizar procesos?

Como acabamos de ver, la estandarización de procesos puede ayudarnos a garantizar que los productos y servicios se realicen siempre de la misma manera, optimizando y asegurando una  calidad constante, y aumentando la  competitividad en el mercado. Así, la estandarización de procesos genera grandes beneficios para tu negocio.

Aunque establecer un orden y procedimientos estandarizados puede resultar complicado, las ventajas que consigues supera con creces el coste de implementarlos. De hecho, es importante pensar en la estandarización de procesos como un camino que hay que recorrer para llegar a la excelencia operativa.

Para ayudarte en esto, a continuación te contamos 5 beneficios que consigues al estandarizar tus procesos y, además, cómo puedes hacerlo.

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Beneficios de estandarizar procesos

Se podría decir que la estandarización de procesos optimiza todo el funcionamiento de la empresa, haciendo más sencillo el trabajo de los equipos y fomentando la mejora continua. Es decir:

1. Aumenta la productividad

Organizar las tareas y definir instrucciones de trabajo claras reduce (incluso elimina) las dudas que pueden surgir en el puesto de trabajo. Además, al seguir procesos estándar, los trabajadores tienen mayor control sobre todas las tareas que ejecutan, lo que facilita el desempeño de sus funciones.

2. Reduce los costes operativos

Estandarizar los procesos implica realizar las actividades siguiendo las mismas pautas y hacer un mejor uso de tus recursos. En consecuencia, se reduce el gasto de materiales, el tiempo que consumen los empleados en cada tarea… Es decir, disminuyen los costes de tu negocio.

3. Optimiza el tiempo de trabajo

Como los operarios, técnicos y compañeros de oficina saben cómo proceder en cada momento para completar cada tarea, y lo hacen con la menor cantidad de recursos posible, se optimiza su tiempo de trabajo y aumenta su eficiencia.

4. Elimina errores humanos

La estandarización obliga a todo el equipo y responsables a formarse, conocer y entender los procesos, lo que agiliza la delegación de responsabilidades y facilita el cumplimiento con los requisitos legales y de calidad. Además, también aumenta el compromiso con los objetivos marcados.

5. Aumenta la satisfacción del cliente

Tener tus procedimientos bajo control te permite satisfacer las necesidades de tus clientes de forma rápida y eficiente. Así, tus clientes se sienten bien atendidos y facilitas su relación con tu negocio. Además, con procesos claros garantizas la entrega de tus productos y servicios con mayor calidad y rapidez.

Como ves, la estandarización de procesos te asegura que las actividades de tu negocio se ejecutan siempre de la misma manera, te ayuda a implementar un modelo de trabajo optimizado y a solucionar los problemas del día a día. 

Entonces, ¿cómo puedes estandarizar tus procesos? 

Estandariza tus procesos con Kizeo Forms

Kizeo Forms es un software cloud con una app móvil que te permite estandarizar todos tus procesos, ya que digitaliza la recopilación y gestión de datos desde cualquier lugar. Así, garantiza que tus empleados (tanto en oficina como en movilidad) sigan siempre el proceso adecuado para realizar sus tareas.

A través de la plataforma web, puedes diseñar formularios personalizados para cada proceso, con las instrucciones, listas de verificación y flujos de trabajo necesarios para completar las actividades. Y, desde la app, cada empleado accede a la información necesaria para desempeñar sus funciones, lo que agiliza su trabajo. 

Además, con unos pocos clics se pueden generar informes con fotos, audios y datos de mayor calidad, lo que facilita la supervisión de los empleados y acelera la transmisión de información, ya que permite generar reportes automáticos y enviarlos al instante por correo electrónico. 

De esta manera, Kizeo Forms te ayuda a estandarizar y automatizar tus procesos. En consecuencia, aumenta la productividad y eficiencia de tu negocio y la satisfacción de tus clientes. ¿Quieres estandarizar tus procesos? Prueba Kizeo Forms durante 15 días de forma gratuita.