La importancia de las checklist en Facility Management

17Oct, 2022

0Comentarios

Las checklists o listas de verificación son una herramienta fundamental para las empresas que ofrecen servicios de Facility Management. De hecho, facilitan mucho el trabajo de los operarios encargados de las actividades de mantenimiento de los edificios.

Sin embargo, las inspecciones que requiere cada edificio pueden ser muy variadas: servicios de limpieza, mantenimiento, servicios auxiliares, de seguridad y hasta jardinería y control de plagas.

Inspecciones que suelen realizarse con plantillas en papel que se rellenan a mano. Por lo que se ralentiza y dificulta el trabajo del operario (errores al escribir, casillas sin completar, controles que no se efectúan, información que se pierde al transcribir en ordenador, etc.). 

Y si tu empresa se encarga del adecuado mantenimiento de un edificio, cualquier problema que surja en él en cualquier momento es tu responsabilidad. Así que necesitas asegurarte de que las inspecciones son fiables y eficientes.

 ¿Qué es una checklist?

Es una herramienta diseñada para la recopilación de datos con un funcionamiento muy simple y efectivo. Se trata de una lista ordenada que contiene acciones para realizar y elementos para comprobar, de manera que se marcan las tareas a medida que se completan.

¿Por qué es importante para tu empresa?

La lista de verificación agrupa todos los elementos necesarios para cumplir con cada tarea. Así proporciona una visión clara y rápida de las inspecciones. Ayuda en la organización y planificación del trabajo, reduce los errores humanos y asegura la correcta ejecución de los controles. 

Pero, ¿cómo puedes integrarla y aprovechar al máximo su uso? A través de la digitalización.

Crea un checklist digital con Kizeo Forms

Kizeo Forms es un software cloud con una app móvil que permite digitalizar la recogida de datos sobre el terreno para crear y enviar reportes al instante. Además, te permite personalizar y adaptar los formularios a cada tarea de mantenimiento.

De esta forma, el operario encargado de la actividad puede seguir y completar la lista de verificación desde su móvil sin usar papel. Lo que facilita la recopilación de información de calidad (sin errores y sin olvidos). 

Incluso puede generar un reporte de forma automática y enviarlo en tiempo real a la persona interesada. Bien como comprobante de la inspección al cliente, para la supervisión del trabajo realizado o para comunicarse con el resto del equipo, entre otras.

Descubre las ventajas de digitalizar tu empresa de servicios integrales

Define la tarea de mantenimiento

Es necesario que te plantees y respondas estas preguntas: 

• ¿Qué datos necesito? 
• ¿Cómo se registran los datos? 
• ¿Quién recopila los datos? ¿Está preparado para hacerlo de forma eficaz? 
• ¿Para qué se usan los datos?

Así, defines todos los detalles que el técnico debe comprobar y las acciones que tiene que ejecutar.

Utiliza un diseño claro y sencillo

Personaliza y adáptala a cada tarea con los pasos a realizar. Así, el técnico puede seguir el proceso de forma fácil e intuitiva para recopilar la información relevante. Y hacer una inspección fiable y eficiente.

Recopila datos de calidad

Las listas de verificación digitales de tareas de mantenimiento mejoran la calidad de los datos recogidos, ya que permiten incluir fotos, vídeos, audios, etc. Lo que significa que puedes verificar y supervisar la realización de la actividad de forma remota. 

Genera informes automatizados

Escribir informes requiere mucho tiempo para el técnico. Por lo que al digitalizarlas puedes generar reportes automatizados y personalizados con cualquier tipo de información. Y enviarlos al instante.

Beneficios de digitalizar tus checklists

Con listas de verificación digitales te aseguras de que a los técnicos no se les pase nada por alto durante las comprobaciones rutinarias. Además, consigues estandarizar los procesos y obtener datos para extraer conclusiones, detectar problemas y encontrar soluciones.

Sin embargo, los beneficios no acaban ahí:

Aumenta la productividad y eficiencia de los operarios

Al crear una lista ordenada de acciones, optimizas el tiempo de trabajo del técnico. De hecho, puedes asignar tareas de intervención específicas a cada operario y realizar un seguimiento. Por lo que mejora la supervisión del trabajo sobre el terreno.

Así, los técnicos ahorran tiempo y aumentan su rendimiento.

Acelera el flujo de información

Al digitalizar todos los datos, estos se almacenan en la nube y se puede acceder a ellos desde donde quieras. De manera que se pueden consultar y analizar de forma rápida. 

Además, el envío de reportes automatizados asegura la transmisión de información sin errores y elimina las etapas burocráticas.

Por lo tanto, las listas de verificación son una herramienta vital para las empresas de Facility Manegement. Y al digitalizarlas, aumenta la eficiencia de los operarios de mantenimiento durante sus comprobaciones. Además, les permite recopilar datos fiables y comunicarlos al instante.

Y en consecuencia, aumenta la satisfacción del cliente, optimizas el trabajo de los técnicos y favoreces la mejora continua. 

Empieza ahora a digitalizar tus checklists con la prueba gratuita de Kizeo Forms.