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06Jun, 2022
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4 ventajas de digitalizar tu empresa de servicios integrales

Las empresas de servicios integrales o facility services realizan servicios de limpieza, mantenimiento, servicios auxiliares, de seguridad y hasta jardinería y control de plagas. Cada empresa debe cubrir distintas necesidades para sus clientes pero todas deben empezar a considerar digitalizar su manera de trabajar para lograr la ventaja competitiva.

Algunos ejemplos de servicios entregados que pueden ser digitalizados:

  • Las empresas de limpieza integral deben tener equipos para realizar trabajos en altura como limpieza de fachadas y otros que realicen limpieza a instalaciones en plantas, por ejemplo para empresas de la industria alimentaria.
  • Una empresa de servicios eléctricos que realiza mantenimiento de instalaciones eléctricas en baja tensión también instala generadores y crea sistemas de respaldo para sus clientes.
  • Los clientes también buscan empresas de facility services que cuenten con el personal para externalizar las tareas de recepcionistas, distribución de correo interno, gestión de activos y más.

Los desafíos que enfrentan las empresas de servicios integrales

Si bien las necesidades que cubren pueden ser muy distintas, los desafíos a los que se enfrentan son muy similares:

  • El monitoreo de calidad de los trabajos realizados: las empresas de facility services deben ser capaces de monitorear y asegurar la calidad del desempeño de sus trabajadores, sin importar lo variado de sus labores.
  • Mantener excelentes relaciones con los clientes: encantar a los clientes con el trabajo realizado no es una tarea fácil pero es algo a lo que todas las empresas de servicios deben apuntar.
  • Lograr un crecimiento sostenible: tener más clientes mientras los gastos operativos se mantienen bajos es clave para asegurar la solidez de la empresa.

Supera tus desafíos de gestión de servicios con un partner en digitalización

Enfrentarse a estos desafíos es más fácil cuando se cuenta con un partner en digitalización de procesos que le entrega cuatro ventajas importantes.

 1. Asegura el buen cumplimiento de las tareas de servicios integrales

La supervisión manual de trabajadores en terreno consiste en rellenar fichas con datos básicos del trabajo realizado, darle una copia al cliente y guardar una copia para ser entregada en la oficina central. En el proceso puede haber muchos errores o hasta se puede perder una copia de la orden de trabajo y los supervisores quedan a ciegas, sin saber exactamente qué están haciendo los equipos que tienen a cargo.

Cuando las empresas de servicios integrales digitalizan la supervisión de los trabajadores con formularios inteligentes, mejoran el monitoreo de los equipos en terreno. Apenas los trabajadores cumplen con la tarea asignada envían el formulario a sus supervisores. Este formulario inteligente puede contar con geolocalización, fotografías, notas de voz, firma digital, y más.

Este cambio en el modo de supervisión hace que todo el equipo mejore la atención a los detalles y cumplan con todos los pasos de los checklists de los procesos establecidos. Mientras, el supervisor se puede dedicar a analizar áreas donde la producción presente problemas y buscar maneras de reforzarla.

Digitaliza los checklists de mantenimiento eléctrico

Los checklists de actividades de mantenimiento son elementales para empresas de mantenimiento eléctrico por el papel que juegan las tareas de inspección en su día a día. Empezar a realizar este proceso con una solución cloud como Kizeo Forms asegura que los técnicos no se salten ningún paso del plan de mantenimiento elaborado para cada cliente y puedes dejar asignada la realización de los próximos chequeos.

También puedes monitorear el rendimiento histórico de distintos equipos. Solo tienes que crear gráficos con las mediciones de rendimiento que has realizado con la aplicación móvil.

Mejora el control de rondas y otras tareas esenciales en tu empresa de seguridad

Con Kizeo Forms las empresas de seguridad pueden digitalizar el control de rondas de los vigilantes, también el registro de visitantes y de incidentes. Esto permite tener una mejor visión de lo que está pasando con cada cliente, además de contar con un respaldo vital en caso de un incidente importante.

2. Centraliza la información de gestión de operaciones en un software cloud

Maneja todos los procesos de tu equipo con Kizeo Forms. Desde la plataforma web y la aplicación móvil puedes tener acceso a la información de las tareas realizadas, los procesos de prevención de riesgos y salud ocupacional, reportes para facturación y más.

Conoce cómo OP Service ganó 30 días de flujo de caja con Kizeo Forms

Al tener toda la información centralizada es más fácil demostrar que tu empresa está cumpliendo con los compromisos a los clientes, las normativas legales y los procesos internos.

Gana tiempo de reacción ante imprevistos en tu empresa de limpieza

Los equipos de una empresa de limpieza deben estar siempre atentos ante cualquier imprevisto o queja de un cliente. Esto es más fácil si se cuenta con la información centralizada de cada proceso. Al recibir un mensaje del cliente, con un clic se puede saber qué acciones previas se han realizado para darle una respuesta inmediata y al mismo tiempo asignar acciones correctivas a los empleados.

3. Ahorra tiempo de elaboración de reportes para tus clientes

Escribir reportes o informes para los clientes absorbe demasiado tiempo administrativo a las empresas de servicios integrales. Por fortuna, digitalizar plantillas de trabajo es posible, lo que te permite contar con reportes automatizados que se enviarán directamente a tus clientes. Estos reportes automatizados pueden contener cualquier tipo de información que te pida el cliente, hasta fotos de las intervenciones realizadas, y son completamente personalizables.

Dedica menos tiempo a tareas administrativas repetitivas y gana tiempo para tus labores estratégicas.

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4. Estandariza los controles de calidad de tu empresa de facility services

¿Cómo puedes asegurar que el rendimiento sea igualmente bueno en todas las instalaciones? Es imposible que manualmente realices el mismo trabajo de supervisión con cada equipo, especialmente cuando la compañía crece y cuenta con más clientes y trabajadores. Es por eso que estandarizar los controles de calidad con una herramienta de digitalización es crucial para satisfacer las necesidades de los clientes.

Crea formularios móviles que repliquen los procesos de auditorías, inspecciones y controles de calidad que tienen en la empresa. Así tus trabajadores van a trabajar de forma digitalizada sin tener que cambiar sus hábitos. Utiliza la información levantada para mejorar el rendimiento y la calidad transversalmente.

Asegura el éxito de tu empresa de servicios integrales con un software empresarial a su altura

Kizeo Forms es un aliado tecnológico importante para empresas de servicios integrales en crecimiento. No importa el tamaño de tu empresa, hacemos fácil la supervisión y administración de equipos en terreno o que trabajan en diferentes ubicaciones.

Así ha sido la experiencia de empresas como Andes Facility, una empresa que se dedica al facility management y gestión de instalaciones. Empezaron a utilizar Kizeo Forms para agilizar el seguimiento de los procesos de mantenimiento preventivo. Desde entonces han logrado un ahorro de tiempo y una mejora en la relación con sus grandes clientes muy significativa. Una mejora que les ha llevado a crear nuevas vías de ingresos de la mano de Kizeo Forms.

Empieza hoy tu prueba de 15 días de Kizeo Forms para probar cómo nos adaptamos y mejoramos los procesos de tu empresa.

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