Excelência operacional: a chave para o crescimento em 2025

No ambiente competitivo atual, as empresas que alcançarão seus objetivos de crescimento são aquelas que priorizam a excelência operacional.

O que é excelência operacional?

A excelência operacional é uma estratégia empresarial orientada a maximizar a eficiência de ativos e equipes, padronizar a qualidade operacional e antecipar qualquer problema interno ou externo.

Para que uma empresa alcance a excelência operacional, há seis fases que devem ser completadas: planejamento, execução, controle e melhoria, medição de métricas de desempenho, circuitos de feedback com fins de melhoria e gestão da mudança nas operações

É imperativo que a excelência operacional seja adotada de maneira transversal na empresa. Em todos os departamentos e em todos os níveis.

A excelência operacional está muito relacionada com a norma ISO 9001:2015 do Sistema de Gestão da Qualidade, onde se enumeram quatro benefícios principais de sua implementação:

• a capacidade de fornecer regularmente produtos e serviços que satisfaçam os requisitos do cliente e os legais e regulamentares aplicáveis;
• facilitar oportunidades de aumentar a satisfação do cliente;
• abordar os riscos e oportunidades associados ao seu contexto e objetivos;
• a capacidade de demonstrar a conformidade com os requisitos do sistema de gestão da qualidade especificados.

3 Princípios da excelência operacional

O planejamento estratégico dependerá do mercado em que a empresa se encontra, seu tamanho e organização interna. No entanto, identificamos três princípios básicos para assegurar o sucesso da implementação da excelência operacional.

1. Padronização de processos

Em princípio, padronizar significa fazer sempre da mesma maneira uma tarefa, com o objetivo de obter os mesmos resultados a cada vez. Isso garante que todos os produtos ou serviços sejam da mesma qualidade e consistentes em sua aparência, função e desempenho.

Para as empresas, isso significa que os processos de produção ou operação devem estar claramente definidos e disponíveis para todos os trabalhadores. Assim, ao iniciar a jornada, independentemente de onde estejam, todos os funcionários trabalharão sob os mesmos conceitos.

2. Melhoria contínua

O monitoramento constante de todos os processos é crucial para o sucesso do sistema de excelência. As empresas precisam ser capazes de analisar o trabalho realizado, identificar padrões de erros e otimizar a gestão de processos operacionais. Isso só é possível com informações confiáveis, oportunas e centralizadas de toda a operação.

3. Estender o cumprimento aos fornecedores

É comum que empresas em crescimento e grandes companhias contem com fornecedores externos para certos processos. É imperativo que isso seja levado em conta para envolver os fornecedores na estratégia de excelência operacional.

O trabalho dos fornecedores refletirá perante os clientes a empresa, por isso devem cumprir os mesmos padrões de qualidade que os trabalhadores internos.

Categorias de ferramentas de excelência operacional para lhe dar uma vantagem competitiva

Existe uma grande quantidade de ferramentas que facilitam o cumprimento da excelência operacional em empresas de diferentes setores, tamanhos e necessidades.

Ferramentas de automação de processos

Há muitos tipos de ferramentas de automação de processos que podem ser utilizadas para automatizar diferentes partes do negócio. Algumas ferramentas são projetadas para um tipo específico de negócio, enquanto outras podem ser usadas em qualquer setor.

Existem as soluções de automação de processos por meio de robôs de software (RPA – Robotic Process Automation, na sigla em inglês). Esses bots podem automatizar tarefas repetitivas, como mover linhas de dados de um banco de dados para uma planilha.

Dentro das ferramentas de automação também estão as de automação de fluxos de trabalho. A automação de fluxo de trabalho simplifica a gestão de processos empresariais complexos e é possível graças a uma solução como o Kizeo Forms. Por exemplo, quando um formulário é preenchido, uma ação do usuário ou um sinal interno é ativado. Os fluxos de trabalho automatizados podem mover ou transformar os dados de acordo com suas instruções.

Ferramentas que facilitam o trabalho em qualquer lugar

As ferramentas que permitem aos trabalhadores atuarem de qualquer lugar mudaram as regras do jogo para as empresas, pois ajudam a impulsionar a excelência operacional ao tornar possível que os funcionários sejam mais produtivos e eficientes.

Com o aplicativo do Kizeo Forms, os técnicos podem preencher formulários detalhados que verificam se o trabalho que estão realizando está de acordo com os padrões de qualidade da empresa. Isso permite que os supervisores tenham mais confiança no trabalho realizado e consigam monitorar equipes maiores, mesmo que estejam espalhadas pelo país.

Ferramentas que permitem centralizar informações e melhorar a tomada de decisões

Como dissemos antes, as empresas comprometidas com a excelência operacional precisam ter informações confiáveis e atualizadas sobre suas operações para tomar decisões em tempo hábil sobre quais melhorias fazer. Para isso, elas contam com ferramentas de Business Intelligence como o Power BI, que oferecem informações variadas, como dados atuais e históricos do desempenho de suas equipes.

O Kizeo Forms fornece dados confiáveis para ferramentas de BI graças à conexão via API. Assim, as empresas economizam tempo no transporte das informações e contam com dados precisos a todo momento.

Caso de sucesso de excelência operacional

A Equans Chile é uma empresa comprometida com a excelência operacional, o que consideram essencial para serem líderes no setor de manutenção multitécnica no território nacional.

Para alcançar suas metas empresariais, precisavam obter informações para a tomada de decisões em tempo real de muitas instalações a nível nacional. Essa coleta manual de dados levava muito tempo e as informações não eram confiáveis. Começaram a utilizar o Kizeo Forms para digitalizar toda a captura de dados de maneira rápida e eficiente.

“Nós fazemos gestão de manutenção e confiabilidade, e a confiabilidade depende muito dos dados que conseguimos obter das plataformas que utilizamos”.

Allyson González, subgerente de excelência operacional na Equans Chile

Eles não apenas digitalizaram as ordens de serviço dos técnicos em terreno, como também estão usando o Kizeo Forms para a gestão de ativos e assim maximizar sua eficiência — outro dos pilares da excelência operacional.