A folha de verificação de qualidade desempenha um papel importante no processo de controle de qualidade de qualquer empresa. Tradicionalmente, as folhas de controle de qualidade eram produzidas usando modelos de papel preenchidos à mão.
No entanto, esse método tem várias limitações e problemas: esquecimento e erros podem ser facilmente cometidos, e é impossível inserir automaticamente as informações coletadas em um software de computador, entre outros.
Essas situações podem atrasar ou até interromper o processo de controle de qualidade da sua empresa.
O que é uma folha de verificação de qualidade?
Basicamente, é um formulário projetado para coletar dados, sendo utilizado como uma ferramenta genérica para iniciar um processo de controle de atividades, detectar erros e áreas de melhoria, além de encontrar soluções para problemas específicos. É tipicamente usada para inspeções de qualidade ou controle de gestão de riscos.
As folhas de verificação são consideradas uma das 7 ferramentas de qualidade, juntamente com:
- Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de causa-efeito: Ajuda a identificar várias possíveis causas de um efeito ou problema, classificando-as em categorias.
- Diagrama de fluxo: Mostra a sequência de etapas e as diferentes possibilidades que podem ocorrer em um processo: atividades, pontos de decisão, ramificações e rotas paralelas, bem como a ordem geral do processo.
- Gráfico de controle: Utilizado para determinar se um processo é estável ou tem um comportamento previsível. Os requisitos previamente estabelecidos são representados através dos limites superior e inferior das especificações.
- Histograma: Consiste em diagramas de barras e é utilizado para descrever a tendência central, dispersão e forma de uma distribuição estatística.
- Diagrama de Pareto: Ferramenta que permite classificar graficamente as informações da mais para a menos relevante, com o objetivo de destacar os problemas mais importantes.
- Diagrama de dispersão: Normalmente usado para mostrar como duas variáveis se relacionam entre si, a fim de analisar seu nível de dependência ou independência.
Para que serve uma folha de verificação no controle de qualidade?
As folhas de verificação de qualidade são utilizadas nas seguintes fases ou etapas de um controle de qualidade:
- Compreensão do problema: Ajudam a identificar e entender os problemas existentes no processo.
- Implementação do plano específico para solucionar o problema: Auxiliam na execução de ações corretivas para resolver os problemas identificados.
- Garantir a permanência das melhorias que estão funcionando: Ajudam a monitorar e assegurar que as melhorias implementadas sejam mantidas ao longo do tempo.
Kaoru Ishikawa, criador do diagrama que leva seu nome, identificou os seguintes usos para uma lista de verificação:
- Quantificar os defeitos por produto.
- Quantificar defeitos por localização.
- Quantificar defeitos por causa (máquina ou trabalhador).
- Acompanhar as atividades de um processo (folha de verificação de qualidade).
Os erros ou áreas de melhoria que podem ser identificados com uma folha de inspeção desse tipo incluem, entre outros:
- Erros de contabilidade, faturamento, gestão de contratos e em todo tipo de trâmites administrativos.
- Mau funcionamento de máquinas ou infraestruturas.
- Descumprimento de prazos de entrega de produtos ou na realização de serviços.
- Reclamações de clientes em relação ao atendimento recebido ou por uma qualidade deficiente em produtos ou serviços.
- Absenteísmo laboral difícil de justificar ou excessivo.
- Descumprimento de leis e normas.
- Entre outros.
Vantagens das folhas de controle ou verificação
As folhas de verificação de qualidade são essenciais nos processos de controle de qualidade por vários motivos:
- Simplificação da coleta de dados: Elas facilitam a coleta e a análise de dados, permitindo que os operadores registrem facilmente informações sobre defeitos, tempos de processo ou qualquer outro parâmetro relevante.
- Identificação de problemas: elas ajudam a identificar e visualizar problemas recorrentes. Ao registrar defeitos ou erros específicos, é possível identificar rapidamente padrões ou tendências que exigem atenção.
- Melhoria contínua: são uma ferramenta essencial para as atividades de melhoria contínua. Ao analisar os dados coletados, ações corretivas e preventivas podem ser implementadas para melhorar a qualidade do produto.
- Redução de custos: Ao melhorar a qualidade e a eficiência do processo por meio do uso de folhas de verificação, os custos associados a retrabalho, devoluções ou sucata são reduzidos.
- Padrões de qualidade: fornecem um método padronizado para avaliação da qualidade, garantindo que todos os operadores avaliem produtos ou processos de acordo com os mesmos critérios.
Como criar corretamente uma folha de verificação de qualidade digital?
Embora não exista um modelo padrão de folha de verificação, há algumas etapas que podem ser seguidas para criar uma folha de verificação eficiente:
1. Determinar detalhadamente o processo a ser observado
Para isso, devemos responder às seguintes perguntas:
- Quais dados precisamos coletar?
- Como esses dados serão registrados?
- Quem será responsável pela coleta dos dados?
- Qual será o uso dos dados coletados?
- Quem será encarregado de propor melhorias e garantir que elas sejam implementadas?
2. Definir o período de tempo para a coleta de dados
O período pode variar conforme a magnitude do estudo, podendo ser de algumas horas, dias, semanas ou até meses.
3. Criar uma folha clara, fácil de usar e adaptável
É altamente recomendável digitalizar esse processo, substituindo o papel por métodos mais práticos e eficientes, como planilhas em Excel ou, idealmente, um software especializado na criação de formulários digitais.
4. Realizar um teste piloto
Nem sempre a primeira versão da folha de verificação será a ideal. Por isso, é importante realizar testes e ajustes até encontrar o formato mais eficiente. Essa etapa é muito mais simples com o uso de ferramentas digitais, que permitem criar diferentes versões da folha ou do formulário até encontrar a mais adequada para cada necessidade.
5. Coletar dados com rigor e objetividade
A coleta de dados no campo é uma etapa crucial, e as pessoas responsáveis devem realizá-la com seriedade, garantindo que os dados sejam registrados de maneira metódica, rigorosa e sistemática.
6. Gerar relatórios com as conclusões do estudo
Após a coleta de dados, é essencial elaborar relatórios que permitam analisar as informações e implementar as melhorias necessárias. O uso de relatórios automatizados e em tempo real – possibilitados por determinados aplicativos ou softwares especializados – agrega ainda mais valor e eficiência ao processo.
Por que digitalizar a folha de verificação?
Se compararmos uma folha de verificação digital com uma em papel, não há dúvida de que a balança penderá para o formato digital devido às suas múltiplas vantagens, como eliminar o uso de papel e ganhar em rapidez e eficiência.
Mas, se além disso utilizarmos sistemas de gestão de formulários e relatórios como o Kizeo Forms, que pode ser usado como um aplicativo para celulares e tablets, os benefícios se multiplicam. Com essa ferramenta, surgem possibilidades como:
- Coleta de dados em campo usando um smartphone ou tablet.
- Execução offline/online, sem necessidade de conexão com a internet para capturar os dados.
- Envio automático de relatórios e configuração de cenários para envio automático de e-mails.
- Importação de bancos de dados para acessar inventários, folhas de pagamento ou qualquer outra base de dados da empresa.
- Formulários dinâmicos, que exibem diferentes seções dependendo das respostas anteriores.
- Transferência de formulários entre usuários, permitindo que outro membro da equipe finalize o preenchimento ou valide as informações antes de gerar o relatório.
- Envio de notificações de alerta por e-mail, útil para empresas que realizam checklists de funcionamento de máquinas e precisam identificar falhas graves rapidamente.
Com o Kizeo Forms, você conseguirá muito mais do que apenas criar uma folha de verificação de qualidade digital. Ele será um aliado essencial para otimizar todo o processo de suas estratégias e ações de melhoria contínua.