Um formulário digital é o equivalente a um documento em papel usado para coletar dados, que pode ser preenchido por meio de um aplicativo móvel, mesmo sem acesso à internet. Existe uma grande variedade de documentos que podem ser digitalizados, entre eles estão a ordem de serviço, folha de ponto, relatório de segurança, pesquisas e inspeções. Empresas de diferentes setores lidam diariamente com grandes volumes de documentos, e muitos deles exigem deslocamento para fora do escritório. Nesse contexto, o uso de formulários digitais é o mais apropriado, pois elimina a etapa de digitar manualmente as informações do papel no computador.
O formulário digital pode reproduzir todos os elementos de um formulário em papel, como campos de texto, desenhos, caixas de seleção e assinaturas. Além disso, é ainda mais completo, permitindo incluir funcionalidades que não existem no formato físico.
Recursos do formulário digital
O papel tem suas limitações. Já o formulário digital oferece diversas funcionalidades que ampliam as possibilidades de coleta e gestão de dados, como:
- Tirar fotos diretamente do dispositivo móvel e adicioná-las ao relatório.
- Detectar automaticamente a localização geográfica e incluir dados de GPS ou endereço nos relatórios.
- Disponibilizar listas completas para seleção de opções no campo. Essas listas podem conter lacunas que preenchem vários campos automaticamente, as chamadas listas com atributos.
- Exibir campos dinâmicos, que aparecem ou desaparecem conforme as respostas inseridas.
- Gravar mensagens de voz.
- Usar o recurso de ditado por voz disponível na maioria dos smartphones.
- Ler códigos de barras e etiquetas NFC.
- Criar tabelas para registrar várias entradas de dados em sequência.
- Configurar cálculos automáticos.
- Definir campos obrigatórios para garantir o preenchimento completo das informações.
- Salvar o documento diretamente no servidor ou em contas como o Dropbox.
- Enviar e-mails automáticos com os dados coletados, assim que o formulário é preenchido.
Esses recursos mostram como o formulário digital pode simplificar e tornar mais eficiente o trabalho diário, substituindo os processos em papel. Se ainda restam dúvidas sobre os benefícios do formulário digital, confira a ilustração acima! Ela resume de forma simples tudo o que essa ferramenta pode oferecer.
Como funciona o formulário digital?
Passo n°1: Criar seu formulário digital
A primeira etapa consiste em criar um formulário digital na plataforma online Kizeo Forms, idealmente a partir de um computador. É possível adicionar facilmente os campos e opções desejadas para montar um formulário sob medida, totalmente alinhado às necessidades da sua atividade.
Passo n° 2: Preencher o formulário no app móvel
Depois de criar e salvar o formulário, você poderá preenchê-lo em qualquer dispositivo móvel. Para isso, basta baixar o aplicativo Kizeo Forms (disponível para iOS e Android) na App Store ou no Google Play.
Passo n°3: Recuperar os dados coletados
O último passo é acessar os dados capturados, que ficam disponíveis instantaneamente na plataforma online. As informações podem ser exportadas no formato desejado para análise e uso posterior.
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