O que é um sistema de controle de inventários?

Um sistema de controle de inventários permite gerenciar os bens, controlar o estoque e registrar os movimentos de forma organizada, garantindo que a cadeia de suprimentos funcione sem contratempos. A boa administração desses fatores é determinante nos resultados de qualquer empresa, por isso não deve ser feita apenas com papel e caneta.

Se você ainda faz seus registros manualmente, corre o risco de perder a rastreabilidade, acumular erros ou identificar furtos e faltas tarde demais. Com um sistema digital de gestão de inventário, é possível saber exatamente o que você tem, onde está e quando deve repor, tomando decisões com base em informações em tempo real.

O que é um sistema de controle de inventários?

Um sistema de controle de inventários é o conjunto de métodos, processos e ferramentas que permitem registrar, organizar e supervisionar os estoques de uma empresa. Esses sistemas ajudam a conhecer o estado do inventário em tempo real e facilitam a tomada de decisões sobre compras, vendas e armazenamento.

Quais são os tipos de sistemas de controle de inventários?

1. Sistemas de Inventário Periódico

Esse tipo de sistema exige que o inventário físico seja contado em intervalos regulares, por exemplo, mensal, trimestral ou anual. As informações coletadas são utilizadas para ajustar os registros contábeis e refletir o valor atual do inventário.

2. Sistemas de Inventário Permanente

Diferente do sistema periódico, o inventário permanente atualiza continuamente os registros a cada compra ou venda, proporcionando uma visão em tempo real das quantidades disponíveis. É ideal para empresas com alto volume de transações.

3. Sistemas de Inventário Just in Time (JIT)

O sistema JIT busca minimizar o estoque disponível, recebendo os produtos somente quando necessários para o processo de produção ou venda. Esse método reduz custos de armazenamento e minimiza o risco de obsolescência.

4. Sistemas de Ponto de Reposição

Esse sistema define um nível específico de estoque que deve ser feito para fazer um novo pedido (ponto de reposição). O objetivo é garantir que sempre haja produtos suficientes para atender à demanda, sem gerar excessos.

5. Sistemas de Gestão de Inventário Baseados na Demanda

Esses sistemas utilizam dados históricos de vendas e padrões de consumo para prever a quantidade necessária de estoque. São especialmente úteis para produtos com demanda sazonal ou volátil.

6. Sistemas de Controle de Inventários ABC

Esse método classifica os itens em três categorias (A, B e C), de acordo com importância e valor. Os itens do grupo “A” são os mais valiosos e exigem um controle mais rigoroso, enquanto os do grupo “C” têm menor valor e podem ser gerenciados com menos atenção.

7. Sistemas de Controle por Lotes

São voltados para gestão de estoques produzidos ou adquiridos em lotes. Recomendados para empresas que não produzem nem recebem mercadorias de forma contínua.

8. Sistemas Baseados em Tecnologia

Incluem o uso de softwares de gestão de inventário, sistemas ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) e outras tecnologias, como RFID (identificação por radiofrequência) e códigos de barras, para automatizar e otimizar a gestão de estoques. Embora a gestão varie de acordo com o setor, as necessidades da empresa e o investimento disponível, em geral esses sistemas oferecem recursos como geração de relatórios, criação de checklists, assinaturas e validações digitais, além de envio automático de e-mails à equipe responsável.

Benefícios dos sistemas de controle de inventários

Implementar um sistema digital de gestão de inventários é uma prática cada vez mais comum, tanto em grandes quanto em pequenas empresas. Além de facilitar o controle e a rastreabilidade, traz benefícios que impactam diretamente os custos e a produtividade.

Manter um bom controle de estoque permite identificar perdas, furtos ou erros de registro de forma oportuna. Detectar esses problemas a tempo evita desvios que comprometem a rentabilidade. Da mesma forma, uma gestão precisa prevenir perdas causadas por produtos mal armazenados ou não registrados corretamente.

Outro benefício é a possibilidade de analisar o comportamento histórico do inventário para prever necessidades futuras, evitando tanto a falta quanto o excesso de produtos. Essas previsões aprimoram a tomada de decisões no momento certo.

Centralizando todas as informações, o sistema também otimiza o ciclo de compras e possibilita planejar pagamentos com antecedência, o que contribui para melhorar o fluxo de caixa e aumentar a rentabilidade do negócio.

Com um sistema digital de controle de inventários, a empresa obtém uma visão completa do estoque, conhece os custos reais dos produtos e agiliza a comunicação entre as áreas operacionais, administrativas e comerciais.

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Como o Kizeo Forms pode ajudar no controle de inventários do seu negócio

A plataforma web e o aplicativo móvel do Kizeo Forms trabalham juntos para melhorar dois aspectos essenciais do controle de inventários:

1. Registro de entradas e saídas de mercadorias: utilizar os formulários e checklists traz mais agilidade e eficiência. Com o Kizeo Forms, é possível gerar um número de referência único (SKU) para cada produto que entra no estoque e, se desejar, associar um código de barras ou QR. A segurança também pode ser reforçada solicitando fotos e assinaturas digitais no momento da saída dos produtos, tudo feito diretamente pelo aplicativo móvel.
2. Levantamento de inventário: sua equipe pode manter o inventário atualizado de qualquer lugar, utilizando os formulários criados na plataforma e gerando relatórios precisos e personalizados. Ao integrar sua base de dados ao Kizeo Forms, os colaboradores podem ler códigos de barras ou QR com o smartphone, preenchendo automaticamente vários campos do formulário.
3. Gestão de estoques: as Listas Avançadas permitem atualizar informações em tempo real. É possível adicionar ou modificar linhas automaticamente, aumentar ou reduzir quantidades e vincular tudo a automações que otimizam a gestão de estoques.

Confira na animação abaixo como funcionam as automações de gestão de estoques no Kizeo Forms.

Nossa ferramenta também pode automatizar o controle do inventário existente ao se integrar com o seu ERP. Essa integração é feita por meio da API do Kizeo Forms, disponível gratuitamente para todos os clientes. Com essa mesma API, é possível conectar ferramentas de Business Intelligence, como o Power BI.

Quanto ao gerenciamento e exportação de dados, Kizeo permite gerar relatórios automáticos e enviá-los por e-mail instantaneamente. Os dados ficam sempre acessíveis na plataforma web e podem ser exportados em diferentes formatos: Excel, PDF, CSV e Word.

Kizeo Forms é uma solução em nuvem que, com um custo acessível, oferece uso e envio ilimitado de dados, garantindo maior mobilidade empresarial. A plataforma é 100% personalizável, permitindo a criação de formulários de acordo com as necessidades do negócio, além de oferecer opções de personalização de relatórios com o logo da empresa, formatos de tabelas, tamanho das imagens e muito mais.

Manter um controle de inventário preciso e eficiente nunca foi tão fácil. Deixe de lado a sobrecarga de dados e comece a usar o Kizeo Forms — economize tempo, trabalho e dinheiro!