Relatórios de não conformidade: do controle de falhas à melhoria contínua

Registrar uma não conformidade de forma clara e ágil não só ajuda a evitar erros recorrentes, como também impulsiona a melhoria contínua e o cumprimento de compromissos com clientes e contratados.

O relatório de não conformidade é a ferramenta central para manter a excelência de uma operação, transformando falhas pontuais em dados para a tomada de decisão. Quando o registro é feito de forma clara e ágil, a empresa deixa de apagar incêndios e passa a construir uma cultura de prevenção, garantindo o cumprimento de prazos e o rigor técnico exigido por clientes e parceiros.

Além de ser uma exigência para certificações, é o motor da melhoria contínua. Ao digitalizar esse fluxo, a equipe ganha velocidade na identificação da causa raiz e precisão na execução de ações corretivas.

O que é uma não conformidade? 

No contexto da gestão da qualidade, um relatório de não conformidade é um documento técnico que registra formalmente o descumprimento de um requisito normativo, legal ou interno. Sua função principal é iniciar um protocolo de análise de causa raiz para implementar ações corretivas que evitem a repetição do erro. 

Na prática, isso se aplica a diversas situações. Em uma fábrica, por exemplo, pode ser um desvio na montagem que afeta o produto final. Já em um canteiro de obras, o relatório surge quando um material chega fora da especificação ou uma tarefa é feita sem a supervisão necessária. No setor de serviços, ele é usado quando um fornecedor descumpre prazos ou um relatório é entregue com dados incompletos.

Identificar essas situações a tempo é o primeiro passo para garantir que o sistema de gestão funcione de verdade. Ao documentar esses pontos, a empresa transforma falhas em aprendizado, mantendo a operação organizada e eficiente.

O cenário normativo no Brasil 

No Brasil, o tratamento de desvios é regido pela ABNT NBR ISO 9001, a versão nacional da norma global que estabelece diretrizes para ações corretivas. Para empresas que buscam excelência, seguir essa norma é o que garante que o relatório de não conformidade não seja apenas um papel, mas uma ferramenta de gestão estratégica e jurídica.

Além da ISO, setores específicos possuem exigências próprias. Na construção civil, o PBQP-H torna o registro de falhas obrigatório para garantir a qualidade das obras. Já na indústria de saúde e alimentos, as normas da Anvisa (RDCs) impõem controles rígidos de rastreabilidade, onde qualquer falha não documentada pode resultar em sanções severas e riscos à segurança do consumidor.

Como reportar uma não conformidade digitalmente

Formato de registro de não conformidade 

A pessoa que detectou a não conformidade deve preencher o primeiro formulário com os detalhes da ocorrência pelo celular ou tablet. Este formulário geralmente inclui:

• Identificação da ocorrência: data, responsável, área ou projeto onde a não conformidade foi detectada.
• Descrição do problema: o que aconteceu, como foi detectado e qual o impacto gerado.
• Ações imediatas: medidas tomadas para conter o problema no momento.

Este alerta inicial chega aos supervisores que, dependendo da gravidade da situação, iniciam uma investigação completa para depois emitir o relatório final.

Relatório de não conformidade 

O relatório de não conformidade é uma ferramenta essencial que documenta todo o caminho, desde a identificação de um problema até a sua solução final. Ele começa detalhando a causa raiz, ajudando a entender se o que aconteceu foi fruto de uma falha de comunicação, falta de treinamento ou algum erro de procedimento interno.

Com esse diagnóstico em mãos, o relatório passa a registrar as ações corretivas que precisam ser feitas para resolver a situação. O processo só termina com o acompanhamento e o fechamento do caso, onde se verifica se as medidas tomadas realmente trouxeram o resultado esperado e evitaram que o erro se repetisse.

Ao trazer esse fluxo para o digital, é possível ganhar muito mais controle sobre a operação. As informações ficam disponíveis para consulta em tempo real, facilitando a rastreabilidade e o monitoramento de indicadores importantes, como o tempo que a equipe leva para responder a cada ocorrência.

Do registro ao plano de ação: como gerenciar as ações corretivas 

A ação corretiva resolve o erro imediato e, ao mesmo tempo, elimina a causa raiz do problema, tornando o sistema de gestão da qualidade muito mais robusto. O plano de ação para tratar uma não conformidade deve abordar tanto o “o que aconteceu” quanto o “por que aconteceu”. Veja os passos principais:

Analisar a causa raiz com profundidade 

A análise não deve ser superficial. Ferramentas como os 5 porquês, o diagrama de Ishikawa ou a árvore de falhas ajudam a chegar à verdadeira origem do problema. Por exemplo:

• Se uma peça falha, foi por erro humano ou falta de manutenção no equipamento?
• Se um serviço atrasa, o motivo é o excesso de carga de trabalho ou um procedimento ineficiente? Entender a causa raiz evita que o erro se repita.

Criar um plano de ação realista e mensurável

Cada ação corretiva precisa de um responsável, um prazo e um indicador de sucesso. Não basta “corrigir”: é preciso medir a eficácia. Exemplo: atualizar o procedimento de recebimento de materiais, treinar a equipe e auditar os três primeiros pedidos recebidos com o novo método.

Implementar e monitorar

 Durante a execução do plano, é fundamental manter a comunicação entre as equipes de operação e de qualidade. Ferramentas digitais permitem registrar avanços, anexar evidências (como fotos ou notas) e manter a rastreabilidade completa.

Verificar a eficácia 

Após a execução das ações, é preciso avaliar se o problema foi resolvido e se não surgiram novos riscos. Este passo é essencial em auditorias internas da ISO 9001, pois demonstra o compromisso com a melhoria contínua.

Benefícios de digitalizar os relatórios de não conformidade com Kizeo Forms 

Empresas de diversos setores já utilizam o Kizeo Forms para gerir seus processos de conformidade. Os principais benefícios são:

• Rastreabilidade completa: cada registro fica salvo com data, hora e responsável.
• Redução de retrabalho: ao detectar desvios em tempo real, as correções são feitas antes de afetarem a produção ou o serviço.
• Conformidade normativa: os formulários digitais se ajustam aos requisitos da ISO 9001 e outras normas.
• Comunicação ágil: equipes de campo, qualidade e gerência trabalham com a mesma informação.
• Otimização do tempo operacional: segundo estudos com nossos clientes, as empresas que digitalizam seus relatórios recuperam, em média, 3 horas semanais por supervisor. Essa economia vem da eliminação de relatórios manuais e da automação do fluxo de aprovação.
• Análise e melhoria contínua: os dados coletados são exportados facilmente para Excel ou Power BI para gerar indicadores e auditorias.

O próximo passo para a excelência operacional

Detectar e reportar uma não conformidade não deve ser visto como um erro, mas como uma oportunidade de evolução. Ao unir um formulário bem estruturado a um plano de ação digital, as empresas fortalecem sua cultura de qualidade, melhoram o compliance com a ISO 9001 e constroem relações mais sólidas com clientes e parceiros.

Com o Kizeo Forms, esse processo se torna rápido, confiável e acessível de qualquer lugar.