Grupo Refriar reduziu custos e ganhou eficiência operacional

Há mais de 30 anos no mercado brasileiro, o Grupo Refriar se consolidou como aliado estratégico de grandes empresas, desenvolvendo soluções de engenharia de climatização, manutenção de facilities e fabricação de materiais de refrigeração personalizados.

Seus equipamentos atendem áreas como climatização, refrigeração, sistemas elétricos, manutenção, além de instalação de sistemas de climatização industrial e comercial em equipamentos, contribuindo para a eficiência e segurança nas instalações dos clientes.

A empresa tem a missão de oferecer soluções técnicas confiáveis e da mais alta qualidade, assegurando o funcionamento correto dos equipamentos e superando as expectativas de seus clientes. Com esse compromisso, entendeu que a digitalização é um passo crucial para fortalecer o rastreamento de processos e responder de maneira eficiente às necessidades dos que confiam em seus serviços.

Pedro Fraga, gerente de operações do Grupo Refriar, conversou conosco para contar sua experiência.

Antes de usar o Kizeo Forms, Fraga conta que a empresa já tinha adquirido outro software, mas a plataforma não era tão prática. Então, recorriam aos processos em papel, o que gerava altos custos de gestão.

“Fazíamos tudo em papel, lidando com a perda de documentos e a falta de organização em nossos processos. Inclusive já fomos multados por clientes, que alegavam a falta de documentos, gerando custos, perda de material e equipamentos”.

Fraga conta que já tinha utilizado Kizeo Forms na antiga empresa onde trabalhava. Quando chegou ao Grupo Refriar, entendeu que seria uma excelente ferramenta para organizar informações e melhorar a gestão.

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Com a implementação de Kizeo Forms, o Grupo Refriar transformou processos manuais em relatórios dinâmicos, muito mais acessíveis. A solução trouxe mais previsibilidade, organização e processos claros, proporcionando uma visão geral para a tomada de decisão.

Digitalizaram processos como:

• Análise Preliminar de Risco (APR): avaliação inicial de possíveis contingências em uma atividade ou processo, destinada a prevenir incidentes antes que se materializem.
• Planejamento de inspeções preventivas: programação e análise de revisões periódicas de equipamentos, como forma de garantir o funcionamento correto e a segurança.
• Checklist de manutenção corretiva: formulário para a revisão de equipamentos que apresentam falhas.

Funções mais utilizadas

• Planejamento de tarefas e visão geral do calendário: uma interface que permite organizar e programar tarefas para os técnicos. Os que recebem em seu telefone podem ver o que tem agendado para o dia ou semana.
• Criação de um fluxo de trabalho para verificar o uso das ferramentas ao chegar na empresa: quando um técnico é contratado, preenche um formulário de uso de ferramentas vinculado a seu perfil. Se deixa a empresa, essa informação se transmite ao técnico, o que proporciona um maior controle sobre o processo.

Resultados: controle, economia e eficiência comprovada

Após implementar Kizeo Forms, Fraga explica que há um maior controle sobre a manutenção, que se traduz em previsibilidade e monitoramento dos processos. “Um cliente afirmou que não estava sendo feita a manutenção de seus equipamentos. Então eu entro facilmente na plataforma, extraio todos os relatórios da base de dados dos equipamentos, ordenados por data ou técnico, e posso verificar com o cliente”.

O executivo também afirma que os técnicos estão satisfeitos com a forma que os usuários enviam os formulários diretamente, o que permite planejar suas tarefas diárias de forma eficaz, sem a necessidade de ter documentos impressos.

“A gente extrai toda a base de dados por meio dos formulários enviados pelos técnicos. Nesses formulários, encontramos as periodicidades, tipos de equipamentos, se o chamado foi preventivo ou corretivo. Com esses indicadores consigo analisar a performance de status de execução, se a manutenção foi feita, se houve mudança de prioridade solicitada pelo cliente, se a manutenção é reincidente, indicadores que mostram a porcentagem de execução mensal e semanal com gráficos”.

Fraga também revela que os técnicos já enviaram mais de 6 mil formulários à plataforma, cada formulário com duas páginas, ou seja, uma economia de 12 mil páginas em menos de um ano. O que comprova o uso consciente do Kizeo Forms.

“Antes utilizávamos quase 60 pacotes de papel por mês. Hoje em dia não utilizamos nenhum!”

Pedro Fraga, Coordenador de Operações do Grupo Refriar

Impacto na gestão e na equipe técnica

Com relação ao processo de gestão, Fraga explica que agora consegue saber quais os motivos para reincidência de chamados, quantas vezes retornaram aos equipamentos, além do rastreio de corretivas nos equipamentos, proporcionando um maior controle, já que os processos são totalmente automatizados. Sem erros, sem falhas, com a total previsibilidade sobre a operação. 

“Em um clique consigo extrair todo o relatório performado para criar esse controle!”

Pedro Fraga, Coordenador de Operações do Grupo Refriar

Ele conta que com esse controle consegue ter uma visão macro do que está acontecendo no processo, o que ajuda na tomada de decisão. “Por meio do controle dos formulários, criamos uma forma de estimar as reincidências para direcionar o técnico com cursos e treinamentos específicos. Isso motivou a equipe, premiamos os técnicos com menor reincidência, por meio da agilidade e execução do serviço planejado. Tudo isso, graças aos dados da plataforma”.

As funcionalidades preferidas do Kizeo Forms que permitem reduzir o número de ações do operador: