¿Cómo crear formularios digitales que cumplan con el RGPD?
Este artículo de Trucos y Consejos viene con un modelo de formulario descargable en nuestra biblioteca de formularios llamado ‘Formulario de contacto (en conformidad con el RGPD)‘. Lo podrá encontrar a partir del menu Formularios > Modelos.
Siendo su empresa la que recopila datos, tiene la responsabilidad de ponerse en regla con el nuevo reglamento europeo. Le damos las herramientas necesarias para que automatice este procedimiento. A continuación, le presentaremos como funciona la nueva opción que consiste en etiquetar datos personales.
Si nos envia una solicitud por correo electrónico, podemos enviarle un archivo Excel CSV. Así podrá visualizar todos los campos de su formulario y podrá identificar fácilmente los elementos que podrían contener datos personales.
Este archivo tendrá las siguientes informaciones:
El objetivo de esta nueva opción es poder identificar rápidamente los campos que son datos personales. Además, permite esconder parcialmente en el histórico las informaciones personales en un clic.
Para etiquetar un campo como siendo un dato personal, primero seleccione el campo, luego vaya a sus opciones en la pestaña ‘Funciones avanzadas‘. Indique la casilla ‘Este dato es un dato personal‘. Valide la configuración y guarde su formulario.
En la parte ‘Histórico’ de su plataforma en línea, los campos etiquetados previamente como datos personales estarán escondidos y podrán volver a aparecer al hacerle clic como mostrado en la imagen de abajo.
Si lo pide por correo electrónico, también le podemos enviar un documento Excel CVS con todos los campos de sus formularios etiquetados como datos personales.
Consejo: También puede hacer un reporte personalizado para poder obtener la información por formulario rellenado.
Desde que salió la nueva ley europea sobre los datos personales, es mandatorio pedir el acuerdo de un usuario europeo para guardar sus datos y agregarlo a la lista de su boletín informativo. Lo correcto consiste en poner un checkbox que no esté activado por defecto. Así, en su formulario digital puede utilizar un campo « Checkbox », un campo « Selección » o un campo « Firma ». También, gracias al elemento « Archivo fijo » puede adjuntar un documento PDF con las condiciones generales de uso o de venta de su(s) producto(s) o servicio(s).
1º parte del formulario: cree su formulario de contacto con los datos que necesita.
2º parte del formulario: Incluya una parte con información relativa al RGPD:
Consejo: Puede descargar el modelo de formulario digital de contacto disponible en nuestra biblioteca. Se llama ‘Formulario de contacto (en conformidad con el RGPD)‘.
El RGPD planteó nuevos derechos para los usuarios europeos, entre ellos el derecho al olvido y el derecho de portabilidad.
El derecho al olvido consiste en la voluntad del usuario de suprimir sus datos. Al identificar rápidamente estos datos personales, los podrá suprimir desde la parte Histórico de su plataforma Kizeo Forms.
El derecho de portabilidad implica que el usuario puede exigir recibir los datos personales que hayan sido recopilados sobre él. En este caso, la solución puede ser configurar un escenario de correo electrónico para que el usuario también reciba una copia de sus datos.
Si lo desea, también puede crear un documento Word personalizado con la información relativa al RGPD para que se envie por correo electrónico.
Por supuesto, estas configuraciones pueden realizarse en todos los formularios que desea.
¡Estamos a su disposición para contestar cualquier consulta que tenga!
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