¿Cómo crear formularios digitales que cumplan con el RGPD?

10Jul, 2018

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Este artículo de Trucos y Consejos viene con un modelo de formulario descargable en nuestra biblioteca de formularios llamado ‘Formulario de contacto (en conformidad con el RGPD)‘. Lo podrá encontrar a partir del menu Formularios > Modelos.

Siendo su empresa la que recopila datos, tiene la responsabilidad de ponerse en regla con el nuevo reglamento europeo. Le damos las herramientas necesarias para que automatice este procedimiento. A continuación, le presentaremos como funciona la nueva opción que consiste en etiquetar datos personales.

Identificar los elementos que contienen datos personales exportando todos los campos de un formulario

Si nos envia una solicitud por correo electrónico, podemos enviarle un archivo Excel CSV. Así podrá visualizar todos los campos de su formulario y podrá identificar fácilmente los elementos que podrían contener datos personales.

Este archivo tendrá las siguientes informaciones:

• El número de ID del formulario
• El nombre del formulario
• El número de ID del usuario que creó el formulario
• El número de ID del usuario que lo modificó por última vez
• La fecha de creación
• La fecha de la última modificación
• La fecha de la última vez que fue rellenado el formulario
• Y luego en la siguientes columnas, el nombre de todos los campos del formulario.

Etiquetar los campos del formulario que contienen datos personales

El objetivo de esta nueva opción es poder identificar rápidamente los campos que son datos personales. Además, permite esconder parcialmente en el histórico las informaciones personales en un clic.

Configuración

Para etiquetar un campo como siendo un dato personal, primero seleccione el campo, luego vaya a sus opciones en la pestaña ‘Funciones avanzadas‘. Indique la casilla ‘Este dato es un dato personal‘. Valide la configuración y guarde su formulario.

Como aparecerán en el histórico

En la parte ‘Histórico’ de su plataforma en línea, los campos etiquetados previamente como datos personales estarán escondidos y podrán volver a aparecer al hacerle clic como mostrado en la imagen de abajo.

Exportar un Excel

Si lo pide por correo electrónico, también le podemos enviar un documento Excel CVS con todos los campos de sus formularios etiquetados como datos personales.

Consejo: También puede hacer un reporte personalizado para poder obtener la información por formulario rellenado.

Crear un formulario para recuperar el acuerdo de sus clientes.

Desde que salió la nueva ley europea sobre los datos personales, es mandatorio pedir el acuerdo de un usuario europeo para guardar sus datos y agregarlo a la lista de su boletín informativo. Lo correcto consiste en poner un checkbox que no esté activado por defecto. Así, en su formulario digital puede utilizar un campo « Checkbox », un campo « Selección » o un campo « Firma ». También, gracias al elemento « Archivo fijo » puede adjuntar un documento PDF con las condiciones generales de uso o de venta de su(s) producto(s) o servicio(s).

Como configurar un formulario de contacto conforme con el RGPD

1º parte del formulario: cree su formulario de contacto con los datos que necesita.

2º parte del formulario: Incluya una parte con información relativa al RGPD:

• Agregue un campo informativo « Texto fijo » o « Archivo adjunto » indicando que los datos que siguen con datos personales,
• Agregue un campo « Checkbox » o « Selección » para validar el acuerdo,
• Agregue un campo « Firma » para validar el acuerdo,
• Adicionalmente, puede poner un documento informativo sobre el RGPD como ‘Documento adjunto‘ dentro de su formulario.

Consejo: Puede descargar el modelo de formulario digital de contacto disponible en nuestra biblioteca. Se llama ‘Formulario de contacto (en conformidad con el RGPD)‘.

El derecho al olvido y el derecho de portabilidad

El RGPD planteó nuevos derechos para los usuarios europeos, entre ellos el derecho al olvido y el derecho de portabilidad.
El derecho al olvido consiste en la voluntad del usuario de suprimir sus datos. Al identificar rápidamente estos datos personales, los podrá suprimir desde la parte Histórico de su plataforma Kizeo Forms.
El derecho de portabilidad implica que el usuario puede exigir recibir los datos personales que hayan sido recopilados sobre él. En este caso, la solución puede ser configurar un escenario de correo electrónico para que el usuario también reciba una copia de sus datos.

Si lo desea, también puede crear un documento Word personalizado con la información relativa al RGPD para que se envie por correo electrónico.

Por supuesto, estas configuraciones pueden realizarse en todos los formularios que desea.

Para más información, lea los artículos relacionados con el RGPD:

• ¿Qué es el RGPD?
• RGPD: el equipo de Kizeo contesta sus preguntas
• ¿Cómo suprimir o exportar mis datos? 
• El texto integral del RGPD. 
• Guías y documentación que la AEPD pone a disposición de las empresas.

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