Claves para hacer una auditoría interna exitosa

05Ene, 2024

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Si dentro de tus prioridades está garantizar el cumplimiento, la gestión de riesgos y la eficiencia operativa, sin duda, las auditorías internas son claves para cumplir con estos objetivos.

Después de todo, realizar una auditoría interna te permite identificar de forma temprana puntos de mejora en tus procesos, actuar de forma proactiva frente a los mismos y tener una visión clara de cuáles son los efectos de la gestión diaria de tu operación.

Si bien cada empresa y cada sector de actividad tiene unas necesidades concretas a la hora de realizar cualquier tipo de auditoría, hacer estas revisiones internas son un compromiso con la mejora continua y puede ser implementado en diversos procesos y departamentos dentro de tu empresa.

Qué es una auditoría interna

La Asociación Española de Calidad especifica que en una auditoría interna “se examina y evalúa la adecuada y eficiente aplicación de los sistemas de control interno” que han sido definidos por la gestión de la empresa.

Es una actividad que necesita una metodología específica, en la que se combina teoría y práctica. La ventaja de este enfoque concreto y claro es que permite arrojar luz y oportunidades de mejora de los procesos organizacionales.

Además, al ser controles independientes, su alcance no está sesgado por el día a día de los procesos y consigue una perspectiva más amplia de qué debe optimizarse y por qué.

¿Qué se detecta en una auditoría interna?

Como ya lo adelantamos antes, es un proceso de control que permite identificar riesgos potenciales, garantizar el cumplimiento de estándares regulatorios y fortalecer la organización contra vulnerabilidades. Esto se hace usando listas de verificación para identificar conformidades y no conformidades.

La finalidad de la auditoría interna es proporcionar información a la dirección y la junta directiva sobre qué priorizar en cuanto a acciones de mejora y planes de acción más concretos. Esto se logra, sobre todo, cuando el auditor tiene un conocimiento profundo en cuanto a los objetivos, metas, procesos y puntos clave de la empresa.

¿Quién lleva a cabo la auditoría interna?

Estos procesos los llevan a cabo profesionales especializados en auditoría y son los encargados de planificar, ejecutar y gestionar el proceso de auditoría. Su rol dentro de las empresas es actuar como vigilantes, evaluando procesos, sistemas y controles.

El Instituto de Auditoría Interna recalca la importancia de que los auditores internos mantengan su independencia para lograr así “llevar a cabo sus evaluaciones objetivamente, proporcionando a la gerencia y a la Junta una crítica informada e imparcial de los procesos de gobernanza, gestión de riesgos y control interno”.

Diferencias entre la auditoría interna y externa

El propósito de la auditoría interna es el de evaluar y mejorar los procesos, sistemas y controles internos, asegurando el cumplimiento de políticas y procedimientos establecidos. Esta auditoría se enfoca en optimizar la eficiencia operativa, identificar riesgos y fortalecer la gobernanza interna.

Por otro lado, las auditorías externas se realizan por auditores independientes o firmas externas contratadas por la organización para analizar cuál área o proceso de la empresa. Una de las principales diferencias con la auditoría interna es que la externa tiene una validez legal y funciona como un evaluador de los controles hechos internamente. 

Ambas son esenciales para la gestión efectiva de riesgos y el cumplimiento de estándares, pero en esencia tienen enfoques y objetivos distintos.

Estrategias clave para una auditoría interna efectiva

Uno de los pilares esenciales para que consigas realizar una auditoría interna efectiva es la planificación: que incluye establecer los objetivos de la misma y contar con un plan integral de auditoría. Esto permite tener claridad en todas las fases de la auditoría y lleva a una mayor adherencia los procesos de control. 

Por otro lado, contar con una ejecución meticulosa es lo que realmente permite conseguir esos objetivos planteados en la planificación. Para este punto es crucial contar con una metodología que sea a la vez efectiva y rigurosa.

¿Cómo hacer una auditoría interna de calidad?

La ejecución de auditorías internas destinadas al control de calidad desempeña un papel fundamental en la garantía de estándares óptimos en los procesos y productos de una empresa. Estos son algunos pasos clave para llevar a cabo una auditoría interna efectiva enfocada en el control de calidad:

Define objetivos y alcance de la auditoría

Antes de hacer la auditoría como tal, empieza por la planificación estableciendo claramente los objetivos y el alcance de la auditoría de calidad. Es esencial identificar las áreas específicas a evaluar, los estándares de calidad a verificar y los criterios de medición pertinentes.

Selecciona al equipo y programa de auditoría

Contar con auditores internos que conozcan a fondo el negocio, los procesos y los objetivos del mismo es esencial. Además, especifica los tiempos de la auditoría y prepara toda la documentación relevante, como procedimientos, especificaciones y registros de calidad que el equipo auditor necesitará.

Lleva a cabo la auditoría

Ahora sí, ¡manos a la obra! El equipo auditor debe hacer la revisión y evaluación minuciosa de los procesos, sistemas y controles de calidad establecidos. En esta fase usará metodologías que incluyen formularios de control, checklists, entrevistas, entre otros, para verificar la conformidad con estándares predefinidos e identificar posibles desviaciones o áreas de mejora.

Integrar la tecnología en esta metodología será una gran ventaja a la hora de hacer análisis de datos y agilizar los informes finales de la auditoría.

Identifica no conformidades y acciones correctivas

En caso de detectar no conformidades o desviaciones respecto a los estándares de calidad, los auditores deben documentar adecuadamente y establecer acciones correctivas. Estas acciones buscan abordar las deficiencias identificadas y prevenir su recurrencia.

Realiza los reportes y estable el seguimiento

Elaborar un informe detallado de la auditoría es crucial. Este documento debe incluir hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Además, se debe detallar cómo será el seguimiento post-auditoría para verificar la implementación efectiva de acciones correctivas identificadas.

La auditoria interna ISO 9001

A diferencia de una auditoría interna de calidad, las auditorías internas de ISO 9001 están basadas en la normativa internacional ISO y tienen como objetivo evaluar la eficiencia del Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

Las características que diferencian la auditoría interna de la norma ISO 9001 de una auditoría interna de calidad radican principalmente en su enfoque y alcance.

Simplifica el registro de autorías internas con una app

Incorporar diversas tecnologías en las auditorías permite agilizar la recolección, análisis y presentación de datos, aumentando la precisión y profundidad de las evaluaciones de auditoría. 

Una herramienta como Kizeo Forms te permite crear y personalizar formularios digitales inteligentes que se adaptan a los requerimientos específicos de la auditoría interna. 

Gracias a nuestro software en la nube, que cuenta con plataforma web y app móvil, puedes simplificar los registros y contribuir a lograr auditorías exitosas. La app de Kizeo Forms proporciona a los auditores checklists, campos para fotos, comentarios, audios y más para centralizar en un único formato ¿Cómo funciona?

Digitalización de Procesos: Permite la transición de procesos en papel a formatos digitales, lo que agiliza la recopilación de datos, evita errores de transcripción y simplifica el seguimiento de la información recolectada durante la auditoría.

Automatización y Reportes: Facilita la generación automática de informes y reportes detallados a partir de los datos recolectados durante la auditoría, simplificando el análisis de resultados y la toma de decisiones.

Información centralizada y accesible en la nube: la información registrada durante la auditoría se almacena en tu cuenta de Kizeo Forms, lo que te permite acceder en cualquier momento y lugar, mejorando la eficiencia y fiabilidad de la información. 

Al adoptar Kizeo Forms durante las auditorías internas, tu empresa puede mejorar la eficiencia de la auditoría y obtener insights accionables de manera rápida.

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