Ventajas de usar una app de checklists en inspecciones

Ventajas de usar una app de checklists en inspecciones

¿Qué es una checklist?

Una checklist, o lista de verificación en español, es un formato creado para llevar a cabo actividades repetitivas, tener un control del cumplimiento de ciertos requisitos y llevar un seguimiento de forma ordenada y sistemática. De este modo, nos aseguramos de que ni el trabajador ni el inspector se olviden de nada importante o trascendental.

Los usos de las listas de verificación son muy diversos, ya que sirven tanto para controlar criterios de conformidad, como para llevar un control de todo tipo de tareas del día a día de la empresa, sean rutinarias o extraordinarias. 

Usos principales de las listas de verificación en las operaciones: 

♦ Asegurarse de que se realizan actividades de forma completa y sin saltarse ningún paso importante, siempre manteniendo el orden establecido.

♦ Llevar a cabo inspecciones en las que se deje constancia de los puntos que han sido inspeccionados. 

♦ Examinar e identificar defectos y verificar cuáles han sido las causas de estos. 

♦ Verificar y analizar operaciones distintas relacionadas con la empresa. 

♦ Almacenar y organizar datos que se deberán analizar más adelante. 

 

 

 ¿Por qué elegir una app de checklist online?

Si quieres tener un control más fácil y eficiente, te vendrá muy bien contar con una checklist app. Al hacer inspecciones, llevar el control con listas de verificación en papel es simple, pero se queda corto cuando llega el momento de centralizar y analizar la información capturada y, sobre todo, para activar flujos de trabajo interdepartamentales. Y es por ello que un app de listas de verificación te puede hacer más eficaz el día a día. 

El alcance de este tipo de aplicaciones móviles puede ser solo de crear un checklist digital que se llena en el móvil o tablet o puede ir más lejos, digitalizando y automatizando toda la gestión que se desencadena: como asignar la inspección a un técnico, enviar un reporte a tu equipo y/o cliente y, de ser el caso, solicitar la emisión de la factura. 

Aunque esta es una herramienta muy eficaz, debe estar implementada para cada negocio. Por ello, es importante que las listas de control estén establecidas de forma clara, e incluyan todos los aspectos que podrían aportar datos de interés empresarial. Es decir, debe estar personalizada para tu modelo y estructura de negocio. Pero ¿cómo hacer esto?

Pero ¿cómo hacer esto? Te contamos a continuación

¿Cómo se hace el check list?

Define cuáles son las áreas o aspectos que deben controlarse. 

Diseña el modelo de checklist

Establece qué es correcto y qué no. Este es un punto importante, pues lo correcto o no podría ser muy relativo. La empresa es la que debe marcar lo que se considera viable o un fallo en cualquier punto, estableciendo una clasificación de niveles de gravedad. 

Decide cada cuánto se hará una inspección, con la correlativa actuación de ponerlo en práctica. 

Es muy práctico que la aplicación para hacer checklist incluya un apartado de observaciones en el que el empleado encargado de la inspección pueda incluir información relevante sobre los motivos que causan la disconformidad para poder solucionarlo o confirmar que se ha solucionado en inspecciones posteriores. 

 

 

Kizeo Forms, la app online de checklist de máxima personalización

Kizeo Forms es una herramienta Saas con la que implementar tus propias checklists de inspecciones. ¡Puedes personalizarlas al 100%!

Automatiza tus inspecciones creando y completando formularios digitales de inspección con Kizeo Forms. Para hacerlo solo debes seguir estos sencillos pasos:

Crea tu checklist ejemplo de inspección

Personalizala usando nuestra plataforma web. Lo mejor es que así puedes incorporar varios elementos inteligentes a tus formularios. Por ejemplo: firma digital, fotos, cálculo automático y añadir archivos adjuntos. También, es posible hacer uso de la lógica condicional, es decir, mostrar más o menos preguntas según las respuestas registradas. ¿Hay más? ¡Sí! Puedes asignar usuarios y equipos para que rellenen, vean o transfieran formularios.

Rellena tus formularios desde un móvil o tablet

Cuándo y dónde quieras. Los usuarios tienen la opción de rellenar listas de chequeo de control de inspección con o sin conexión a Internet. También, pueden transferir los formularios rellenados para ahorrar tiempo. De esta forma, se obtiene una visibilidad completa de tus operaciones y se accede a la información en tiempo real.

Comparte o distribuye la información recogida

Puedes enviar automáticamente los datos recopilados por correo electrónico en forma de informe (formatos disponibles: Word, PDF y Excel). Además, conectar estos datos con tus sistemas internos (CRM, ERP…) utilizando nuestra API. 

Si estás pensando en tener una aplicación de checklist eficaz y funcional, Kizeo Forms es la solución que necesitas. Además, cuentas con ejemplos de lista de control en nuestra biblioteca de formularios. 

Ejemplos de checklist para inspecciones y operaciones

Verificación de estándares sanitarios

Evalúa el seguimiento de estándares sanitarios en tu empresa e identifica no conformidades de forma simple con esta lista de comprobación. 

 

 

 

Checklist inspección habitación de hotel

Verifica y garantiza la limpieza de las habitaciones de hotel. Realiza inspecciones en poco tiempo, detecta fallos y corregirlos para asegurar un mayor nivel de calidad con esta lista de verificación.

 

 

 

Checklist plantilla para Inspección de maquinaria

Realiza la revisión de maquinarias siguiendo este ejemplo de checklist de inspección de maquinaria. 

 

 

 

Ventajas de implementar una aplicaciones para checklist en tu empresa

Disponer de una aplicación para checklist de inspección te permitirá conocer, en cualquier momento y de un simple vistazo, qué tareas de un determinado proceso tienen que ser realizadas y, de estas, cuáles ya están hechas y qué falta exactamente por hacer o completar.  

Si esta app checklist puede usarse en dispositivos móviles (smartphones y tablets) las ventajas se multiplican: 

Agiliza el trabajo en terreno

Identifica fallos y solventarlos en el día a día de la producción de productos o servicios de forma más fluida y, por ende, más fluida gracias al checklist box.

Recopila datos de manera automática

 Dicen que la información es poder, y tener datos relevantes ofrece ir un paso por delante para la toma de decisiones al usar una lista de control para evaluar.

Mayor y mejor automatización

La automatización es fundamental para una empresa que quiera sobrevivir en un mundo comercial en el que hay tanta competencia. 

Reduce errores

Gracias a la automatización de este proceso de inspección con una app checklist, los errores humanos quedan minimizados.

Genera y envía informes en tiempo real

Una enorme ventaja que permitirá mantener bajo control cualquier discrepancia o incidencia y actuar lo antes posible para solventarla. 

En general, con una app checklist, en español listas de comprobación o inspección, puedes digitalizar las tareas administrativas del personal en terreno, de modo que ya no tendrás que usar formularios en papel ni tener que volver a la oficina para hacer tus informes.

También puede ayudarte a cumplir con las normativas y requisitos en múltiples campos, como la prevención de riesgos laborales o cuestiones de mantenimiento e higiene.

Por otro lado, una app checklist ofrece la posibilidad de crear gráficos y diagramas que permitan controlar la evolución de cierta actividad. Esta función permite tener un reporte diario del estado de las distintas operaciones que se llevan a cabo, así como reconocer la tendencia que toma la producción, lo que permitirá llevar a cabo las acciones necesarias. 

 

¿Quieres usar una app para checklists?

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