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22Abr, 2021
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control de calidad

5 razones para usar formularios móviles en un control de calidad

El control de calidad es una estrategia que consiste en la implantación de mecanismos, protocolos y técnicas enfocados en la mejora de la calidad de los productos y servicios de las empresas, con el fin último de lograr una mejora de la rentabilidad y la productividad. 

Existen muchos tipos de control de calidad, aunque la clasificación más común es el momento en que se realiza:

  • Antes de que tenga lugar la distribución del producto. Es lo que se conoce como control de calidad preliminar.
  • Durante la fase de desarrollo del producto o servicio. A ese tipo de controles se les conoce de un modo genérico como control de calidad concurrente, existiendo técnicas diversas: aplicación de sensores automáticos o testeos llevados a cabo por operadores de producción u otros empleados.
  • Controles de corrección de errores o controles de retroalimentación. Se realizan para corregir los problemas detectados en las fases anteriores.

El proceso de control de calidad de un producto o servicio varía en cada empresa, siendo los sistemas más comunes:

  • Inspecciones y auditorías para asegurar la calidad de los productos.
  • Auditorías de higiene.
  • Control de peso, humedad y otros parámetros.
  • Inspecciones de etiquetados.
  • Controles del material de entrada.
  • Etc.

 

La importancia de registrar y procesar la información en un control de calidad

Durante un proceso de control de calidad el registro de datos y todo tipo de información,  en la mayoría de casos sobre el terreno, es una etapa absolutamente clave. Normalmente, un control de calidad funciona de las siguiente forma:

  • Los profesionales encargados de realizar el control de calidad visitan en el lugar a inspeccionar: contenedores de alimentos, cadenas de montaje, puntos de ventas del producto, cosechas y un largo etcétera.
  • Una vez en el terreno, comienzan a tomar todo tipo de datos: estado del producto, peso, aspecto, temperatura, datos de etiquetado, no conformidades, listas de verificación, etc.
  • En base a los datos capturados, se realizan informes en los que se reflejan los problemas detectados, las áreas de mejora y las propuestas de soluciones. 
  • Los datos registrados son de gran utilidad en el caso de que tenga lugar alguna auditoría, tanto interna como externa, y también como respaldo ante cualquier eventualidad ante clientes, proveedores, etc.

Para recoger los datos pueden usarse diversos sistemas: hojas de comprobación, gráficos de control, diagramas, etc. En cualquier caso, es fundamental lograr que la información esté centralizada  y se caracterice por ser fluida, bien organizada y segura. En este último aspecto cabe destacar que los datos no pueden perderse, ni parcial ni totalmente, en ningún momento y tampoco deben estar al alcance de personas no autorizadas.

 

Descubre los métodos para la recogida de datos sobre el terreno

 

¿Por qué usar formularios móviles para un mejor control de calidad?

Tradicionalmente, la recogida de datos sobre el terreno en los procesos de control de calidad se ha realizado en formato papel. Pero la tecnología actual permite hacerlo fácilmente mediante aplicaciones para dispositivos móviles basadas en formularios

El sistema digitalizado de captura de información se está imponiendo por las muchas ventajas que conlleva el uso de formularios móviles. Estas son las 5 principales:

1. La digitalización supone un gran ahorro de tiempo

Cuando los procedimientos de control se realizan mediante formularios impresos, se tarda mucho más en completarse y, además, posteriormente se tienen que trasladar los datos a archivos digitales, lo que obliga a teclear toda la información.

Todo este trabajo se acelera y simplifica mucho con el uso de formularios digitales, puesto que el profesional del departamento de calidad puede capturar o teclear directamente la información, volcar los datos a otro software o generar informes de forma automática. El ahorro de tiempo y esfuerzo es más que evidente.

 

Descubre los beneficios de digitalizar los procesos en tu empresa

 

2. Mejora la trazabilidad del producto

Los formularios móviles permiten establecer un código alfanumérico a los productos o materiales sobre los que se quiere llevar a cabo un control de calidad, usando para ello códigos de barras o QR. Esto permite ampliar la información de los productos y obtener datos muy útiles y precisos, incluso coordenadas de geolocalización, por lo que en todo momento podemos conocer dónde se encuentra exactamente un artículo

3. Permite la centralización e integración de la información

Los datos obtenidos mediante formularios móviles pueden manejarse y tratarse posteriormente como queramos. Por ejemplo, es posible generar informes personalizados  y trasladar los datos al CRM o software central de la empresa para hacer análisis, comparaciones, y otras muchas funcionalidades de gran ayuda para comprender mejor los procesos y lograr la mejora continua.

4. Reduce el impacto medioambiental

Una de las ventajas inherentes a cualquier proceso de digitalización es la reducción del uso de papel, un factor favorable al medio ambiente y que promueve el desarrollo sostenible.  Además, de esta forma los empleados toman conciencia de la necesidad de preservar y optimizar los recursos naturales en cualquiera de sus actividades.    

5. Agiliza el trabajo de los empleados en terreno 

Los formularios móviles aumentan la productividad y eficacia de los empleados, evitando retrasos en el procesamiento de los datos y reduciendo errores. Otra ventaja es que ni siquiera es necesaria una conexión a internet para recolectar datos en el terreno, por lo que los datos pueden ser rellenados en cualquier momento o lugar, lo que agiliza el trabajo de los empleados que participan en funciones relacionadas con el control de calidad. 

Nueva llamada a la acción

Digitaliza tus operaciones con formularios móviles con la ayuda de Kizeo Forms

Con la aplicación Kizeo Forms te resultará extraordinariamente sencillo crear formularios móviles en formato digital para usarlos con comodidad en el smartphone o tablet de los empleados.

Estas son algunas de sus funcionalidades más interesantes:

Recolección de información en terreno y en tiempo real

Podrás crear formularios de forma muy fácil e intuitiva en la plataforma web (desde el ordenador) con infinitas posibilidades de personalización, incluyendo campos inteligentes y multimedia: checklist, foto, geolocalización, código de barra, firma electrónica, cálculo automático, archivos adjuntos, etc. Además, puedes importar automáticamente a tu base de clientes, listas de productos y otras bases de datos, con lo cual podrás aumentar en precisión en tu proceso de captura de datos.

Flujo de la información

Con nuestra aplicación tendrás a todos los equipos de trabajo comunicados, reduciendo así los tiempos muertos. Además, incluye funciones de:

  • Planning y asignación de tareas
  • Procesos de validación o aprobación entre el personal en terreno y el de oficina
  • Notificaciones de tareas

Reportes y análisis

Estas son algunas de las funciones en el ámbito de la generación de informes individuales o consolidados, obtenidos que te permite Kizeo Forms:

  • Creación y exportación de reportes personalizados (color, logo, fuente…) en múltiples formatos como  excel, pdf y word.
  • Estos reportes incluirán todos o algunos datos capturados en terreno, como fotos, códigos de barras, tablas, firma digital, checkboxes, entre otros elementos.
  • Envío automático de reportes vía correo electrónico a diferentes destinatarios.

Integración de plataformas

Puedes conectar y centralizar todos los datos capturados sin costo adicional para facilitar aún más el flujo de la información recolectada. Con nuestra API gratuita, puedes conectar Kizeo Forms con Dropbox, SharePoint y cualquier otro sistema.

El uso y total satisfacción de nuestra aplicación por parte de departamentos de calidad de empresas tan prestigiosas como El Gallo Negro son la mejor prueba de que nuestro software es capaz de ofrecer altísimas prestaciones y, de esta forma, estar a la altura de las expectativas de las empresas más exigentes.

¿Quieres llevar a la digitalización tus controles de calidad? Prueba ahora Kizeo Forms durante 15 días GRATIS

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