Backlog de manutenção: como calcular e gerenciar com eficiência

Em qualquer organização industrial, de facility ou de mineração, as equipes de manutenção enfrentam o mesmo desafio: o acúmulo de ordens de serviço pendentes. Esse fenômeno, conhecido como backlog de manutenção, impacta diretamente na disponibilidade dos ativos, nos custos operacionais e na segurança da operação.

Tabela de conteúdos

1. O que é backlog de manutenção?
2. Como calcular o backlog de manutenção?
3. Qual é um backlog de manutenção aceitável?
4. Ferramentas tecnológicas para gerenciar e priorizar ordens pendentes
5. Como gerenciar o backlog de manutenção?
6. Transforme seu backlog de manutenção em uma vantagem competitiva

O que é backlog de manutenção?

O backlog de manutenção é um indicador que se refere ao conjunto de ordens de serviço pendentes que já foram aprovadas, mas ainda não executadas. Em outras palavras: é a lista de tarefas que aguardam na fila da agenda de manutenção.

Sua existência não é necessariamente negativa; na verdade, manter um backlog saudável permite:

• Garantir que os técnicos sempre tenham trabalho atribuído.
• Centralizar as solicitações de manutenção em um único ponto de controle.
• Facilitar o planejamento de recursos humanos e materiais.
• Evitar que tarefas críticas se percam no dia a dia.

No entanto, quando o backlog sai de controle, torna-se um sinal de alerta: pode refletir atrasos em atividades críticas, gargalos na área de manutenção e riscos de segurança ou falhas operacionais.

Um exemplo real pode ser visto na mineração: se a ordem de inspeção de um moinho SAG se acumula durante semanas no backlog, uma fissura crítica em seu revestimento pode passar despercebida, aumentando o risco de uma parada não planejada que pode custar milhões de dólares.

Como calcular o backlog de manutenção?

A forma mais comum de calcular é usando esta fórmula:

Horas de trabalho pendentes ÷ Horas de capacidade produtiva semanal = Semanas de backlog

Assim, o backlog é medido em “semanas de trabalho acumulado”.

Por exemplo, uma empresa que possui:

• 3 técnicos de manutenção.
• 40 horas semanais cada um → 120 horas de capacidade total.
• 1.200 horas acumuladas em ordens de serviço pendentes.

O cálculo seria: 1.200 ÷ 120 = 10 semanas de backlog.

Esse resultado indica que a equipe precisaria de 10 semanas de trabalho contínuo para se atualizar, sem receber novas ordens. Uma situação assim revela que a operação está em alto risco:

• Muitas dessas tarefas provavelmente precisam ser atendidas rapidamente.
• Ordens críticas podem atrasar demais.
• A manutenção corretiva pode crescer de forma descontrolada.

O cálculo é simples, mas o importante é o que ele revela sobre a capacidade da organização.

Qual é um backlog de manutenção aceitável?

Um backlog zero não existe: sempre haverá ordens pendentes na lista. De fato, um backlog controlado é um bom indicador de ordem e planejamento. O problema surge quando ele se torna excessivo. Como regra geral:

• Até 2 semanas por técnico = backlog aceitável e saudável.
• Entre 3 e 4 semanas = backlog em zona de alerta, convém analisar causas.
• Mais de 4 semanas = backlog excessivo, risco de falhas críticas e baixa eficiência.

O que pode significar um backlog excessivo?

• Que há menos técnicos do que o necessário para atender à demanda.
• Que os equipamentos apresentam falhas recorrentes por falta de manutenção preventiva.
• Que o planejamento não está priorizando adequadamente as tarefas críticas.

Em outras palavras, o backlog é um termômetro da saúde da área de manutenção.

Ferramentas tecnológicas para gerenciar e priorizar ordens pendentes

As empresas utilizam sistemas informatizados de gestão de manutenção para registrar, priorizar e acompanhar as ordens de serviço. Existem ferramentas como Computerized Maintenance Management System (CMMS), Enterprise Asset Management (EAM) e Field Service Management (FSM), além do Kizeo Forms.

Com essas ferramentas é possível:

• Registrar e priorizar ordens em tempo real.
• Atribuir recursos humanos e materiais automaticamente.
• Gerar indicadores de backlog e tendências.
• Coordenar tarefas entre diferentes áreas (operações, logística, compras).
• Obter rastreabilidade completa de cada ordem (quem a gerou, quem a executou, quando foi encerrada).

Como gerenciar o backlog de manutenção?

Mais do que ferramentas, o sucesso na gestão do backlog depende de processos claros e disciplina na execução. Por exemplo, empresas de mineração adotam metodologias para planejar, programar e executar a manutenção diferida de forma organizada.

1. Recebimento e aprovação de ordens

• Revisar diariamente todas as novas solicitações.
• Executar imediatamente trabalhos urgentes ou menores.
• Enviar ao backlog apenas as ordens que realmente exigem planejamento.

Esse filtro inicial evita que o backlog se encha de tarefas irrelevantes ou duplicadas.

2. Limpeza periódica do backlog

Um backlog cheio de ordens antigas, duplicadas ou mal registradas atrapalha o planejamento. A boa prática é depurá-lo regularmente:

• Encerrar as ordens concluídas no mesmo dia.
• Cancelar as que não serão executadas.
• Agrupar duplicadas.

Algumas empresas designam um planejador responsável pelo saneamento do backlog continuamente.

3. Classificação por status

A segmentação torna o backlog mais manejável. Um esquema muito usado é:

• A planejar → ainda falta definir escopo, materiais, riscos.
• Planejadas sem recursos → aprovadas, mas aguardando peças ou disponibilidade.
• Prontas para execução → plano completo e recursos atribuídos, apenas aguardando programação.

4. Planejamento integrado ao calendário

O backlog deve alimentar a programação semanal ou mensal. Para isso:

• Separar trabalhos de rotina daqueles que exigem paradas programadas. Na mineração, certas manutenções só podem ser feitas durante paradas gerais de planta (por exemplo, grandes overhauls de moinhos, troca de revestimentos, etc.). Para gerenciá-las sem atrapalhar o backlog diário, elas ficam fora da lista regular até se aproximar a data do shutdown.
• Calendarizar conforme a disponibilidade de recursos.
• Filtrar por disciplina (mecânico, elétrico, instrumentação) e tipo de manutenção (preventiva, corretiva, preditiva).

5. Revisão e acompanhamento periódico

As reuniões semanais de planejamento permitem:

• Analisar a evolução do backlog.
• Detectar causas de acúmulo (ex. 30% falta de peças, 50% excesso de corretivas inesperadas).
• Implementar ações específicas: reforçar estoques, aumentar preventivas, realocar pessoal.

6. Priorização baseada em valor

Nem todas as ordens têm o mesmo peso. A priorização deve considerar:

1. Antiguidade: ordens com mais de 30 dias não devem continuar pendentes.
2. Criticidade: ordens ligadas à segurança, produção ou meio ambiente têm prioridade máxima.
3. Impacto nos sistemas: foco em ativos críticos ou com falhas recorrentes.

Transforme seu backlog de manutenção em uma vantagem competitiva

O backlog de manutenção é muito mais que uma lista de tarefas: é um indicador estratégico da capacidade da área de manutenção de cumprir seus objetivos.

• Um backlog controlado mantém os equipamentos disponíveis e produtivos.
• Um backlog excessivo sinaliza problemas de planejamento, recursos ou disciplina.
• Com processos claros, tecnologia adequada e revisões periódicas, o backlog se transforma em um motor de eficiência em vez de um obstáculo.

Empresas que aplicam essas práticas relatam menos falhas não planejadas, maior confiabilidade dos ativos e redução de custos operacionais.

E com soluções digitais como o Kizeo Forms, o backlog deixa de ser um problema para se tornar uma vantagem competitiva: informações centralizadas, tarefas priorizadas e equipes sempre alinhadas.

Nossos técnicos podem identificar se a atividade é recorrente e se deve ser desenvolvida em mais de um dia. Eles podem consultar a notificação anterior e saber o que aconteceu e, assim, tomar ações e decisões com base nessas informações.

– Jhon Pérez, Chefe de Manutenção e Confiabilidade na Equans Chile