Elimina tarefas repetitivas através da automação de fluxos de trabalho
Aumente a produtividade da sua atividade em até 30% ao configurar e implementar fluxos de trabalho automáticos. Utilize automações de tarefas para simplificar o registro de dados em campo, a aprovação de tarefas, até a criação e envio de relatórios.
Conheça as diferentes automações disponíveis na Kizeo Forms para obter um fluxo de trabalho mais eficiente e organizado na sua empresa.
Possibilidades
Envie e mails instantâneos após o preenchimento de formulários
Ganhe eficiência automatizando o envio de notificações ao preencher os formulários do Kizeo Forms. Personalize completamente os e-mails, destinatários e crie condições avançadas baseadas nos dados preenchidos.
Por exemplo, se durante uma manutenção for encontrada uma falha crítica, uma notificação será automaticamente enviada ao responsável pela planta. Isso economiza tempo, garante uma comunicação eficaz e otimiza o fluxo de trabalho.
Configure relatórios personalizados que refletem a identidade da sua empresa e são enviados instantaneamente
Automatize a geração de relatórios detalhados em PDF, Word ou Excel após cada visita ou inspeção com o Kizeo Forms. Crie relatórios personalizados com fotos, dados de localização e esquemas, enviando-os automaticamente por email para clientes, fornecedores ou outros membres da equipo. Essa automação poupa tempo para focar nos aspectos estratégicos do trabalho.
Reduza erros no registro de formulários com a função push
Reduza o tempo de registro de intervenções da equipe em campo com formulários digitais preenchidos automaticamente usando o Push da Kizeo Forms. Com essa função, você pode completar dados do formulário via plataforma web, importar arquivos CSV ou XLSX, e integrar informações de outros softwares usando a API da empresa. Por exemplo, é possível criar uma ordem de trabalho no ERP e atribuí-la diretamente ao técnico. Isso permite maior foco nas tarefas essenciais, agilizando o trabalho em campo.
Automatize os fluxos de aprovação com a função de transferência automática
Simplifique o processo de revisão, confirmação ou aprovação de trabalhos e solicitações com a transferência automática do Kizeo Forms. Tornando os procedimentos de validação entre funcionários e supervisores completamente automáticos e assim garantindo uma gestão fluida ao enviar solicitações e respostas diretamente às partes envolvidas.
Integre a Kizeo Forms com suas outras ferramentas para um fluxo de trabalho contínuo
Entendemos que seus fluxos de trabalho não terminam quando as atividades são concluídas. Por isso, oferecemos a integração dos dados coletados na Kizeo Forms com suas outras ferramentas. Use nossas integrações nativas com ferramentas de BI, Dropbox e Docusign. Conecte seus CRMs, ERPs, Sharepoint e muito mais através da nossa API, além de integrações no Zapier e Make.
Beneficios
Tornando suas operações mais ágeis com os workflows da Kizeo Forms
Recupere tempo
Elimine o tempo dedicado a tarefas repetitivas através da automação de formulários, comunicações e aprovações.
Garanta rastreabilidade
Assegure um acompanhamento detalhado de todas as informações chave da sua atividade.
Reduza erros
Gere informações completas e fluxos robustos através de dados preenchidos e fluxos automatizados.
Coordene eficientemente a gestão de manutenção com a automação de processos
Uma empresa de facility management pode simplificar as tarefas diárias de manutenção, reparo e gestão de ativos através da implementação de workflows automatizados. Aqui está um exemplo de um fluxo de trabalho automatizado com o Kizeo Forms do início ao fim:
Como funciona?
Envie ordens de trabalho pré-preenchidas para técnicos
Da sede, gere uma ordem de trabalho com todas as informações necessárias para o técnico. No campo, o funcionário recebe a ordem de trabalho em seu aplicativo móvel Kizeo Forms, já preenchida com as informações essenciais. Assim, ele tem acesso a manuais, instruções, e mais, e só precisa registrar as horas trabalhadas e os materiais usados.
Revise e aprove o trabalho feito a partir da sede
Após a conclusão do trabalho, o técnico transfere automaticamente o formulário para o responsável de operações para validar o trabalho realizado. Assim, o responsável pode verificar e fechar a ordem. Isso garante uma gestão transparente e eficaz das intervenções.
Gere relatórios automáticos
Uma vez que a ordem de trabalho tenha sido concluída, um relatório é gerado imediatamente. Os técnicos, fornecedores, encarregados e até os clientes podem receber um relatório completo e personalizado em PDF, Word ou Excel.
Crie solicitações derivadas da ordem de trabalho concluída
Se após uma manutenção forem detectadas tarefas adicionais que devem ser realizadas por outro funcionário, com o push automático será gerado um novo formulário e a pessoa receberá o detalhe do trabalho a ser feito.
Perguntas frequentes sobre a implementação de workflows com Kizeo Forms
O que é um workflow no Kizeo Forms?
Quando falamos de workflows em nosso software de formulários, nos referimos aos fluxos automatizados que você pode configurar. Essas automações vão desde o envio de e-mails até a transferência de dados de um usuário para outro.
Trabalho com grandes volumes de dados e com processos complexos. Kizeo Forms é adequado nesse caso?
Da sede, gere uma ordem de trabalho completa para o técnico. No campo, o funcionário recebe essa ordem no aplicativo móvel Kizeo Forms, já preenchida com todas as informações necessárias, incluindo manuais e instruções. Ele só precisa registrar as horas trabalhadas e os materiais usados.
Como posso configurar o envio automático de e-mails com o Kizeo Forms?
Configure e-mails automatizados no Kizeo Forms usando cenários de e-mail na plataforma web. Defina regras para enviar e-mails automaticamente conforme eventos, como o registro de dados em formulários. Personalize o conteúdo, destinatários e anexe relatórios ou dados específicos preenchidos para uma comunicação eficiente.
Qual é a diferença entre push, push automático, transferência e transferência automática?
O Push no Kizeo Forms permite pré-preencher formulários com dados específicos, como detalhes da maquinaria a ser mantida, economizando tempo e evitando erros durante a entrada de dados em campo. Já a transferência envia formulários entre usuários para que realizem uma ação concreta em um mesmo formulário.
- Push Automático: O Push Automático no Kizeo Forms automatiza o pré-preenchimento de formulários com dados de um formulário de origem. Por exemplo, enquanto um inspetor de obras registra não conformidades no formulário de Inspeção de Obras, um formulário de não conformidades é automaticamente atribuído a cada problema descoberto ao contratado responsável.
- Transferência Automática:A Transferência Automática no Kizeo Forms envia formulários preenchidos para destinatários específicos, facilitando fluxos de trabalho completos que envolvem múltiplos usuários ou exigem aprovação.É útil em situações que requerem validação de responsáveis e encarregados. Por exemplo, uma solicitação de férias enviada pelo Kizeo Forms é automaticamente encaminhada para o chefe do funcionário para aprovação.
O chefe recebe todas as informações necessárias para uma decisão rápida. Assim que a solicitação é aprovada ou rejeitada, o funcionário é informado do status da sua solicitação, tornando o processo de aprovação de férias mais eficiente e transparente.
