6 tareas de gestión de mantenimiento que debes digitalizar

07Mar, 2023

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Cada vez más jefes de mantenimiento y técnicos se apoyan en la tecnología para llevar un buen plan de mantenimiento. Ellos pueden contar con un software de mantenimiento industrial, bien sea de escritorio o aplicación móvil, para simplificar y optimizar sus gestiones y con ello lograr eliminar o minimizar los parones de producción y averías.

Esto se traduce en una importante mejoría en la productividad de las máquinas y las personas que les brindan mantenimiento y este cambio impacta positivamente en la producción de toda tu empresa.

¿Qué es la gestión de mantenimiento?

La gestión de mantenimiento, sin importar qué clases de tecnologías se utilicen, se trata de prolongar la vida útil de los activos, controlar los costes de operación y asegurar la seguridad de los técnicos en terreno. Una buena gestión de mantenimiento industrial va a evitar las paradas imprevistas, mantener los tiempos de producción esperados y, en términos generales, procurar que los procesos de trabajo fluyan como se espera.

Para cumplir con estos objetivos es necesario analizar continuamente las tareas realizadas, organizar al personal de mantenimiento y corregir a tiempo las fallas detectadas.

La digitalización mejora la gestión de todo tipo de mantenimiento

Toda gestión que hoy no te permita dar buen uso a los recursos técnicos y de infraestructura de tu empresa es lo que debes digitalizar. Por dar ejemplos, puedes partir por automatizar las órdenes de trabajo; también, si llevas una planta de producción, aquellas gestiones que se enfocan en lograr un control de calidad, cumpliendo con las leyes y normativas vigentes para tu sector de actividad.

En concreto, puedes digitalizar los tres tipos de mantenimiento esenciales en el ámbito industrial:

• Mantenimiento correctivo. Es el que se lleva a cabo justo después de que haya sido detectada una avería en un equipo, instalación, línea de producción, etc. El objetivo es solucionar la incidencia lo antes posible para que no se vea afectado el ritmo de producción.
• Mantenimiento predictivo. Es un trabajo de monitoreo y análisis que se realiza con el objeto de predecir cuándo puede haber una avería en un equipo e intentar evitar que se produzca la incidencia mediante las acciones de mantenimiento necesarias.
• Mantenimiento preventivo. Engloba las acciones rutinarias de limpieza, reposición de piezas, mantenimiento, etc. con el fin de reducir o retrasar la probabilidad de avería en un equipo, intentando así alargar su eficiencia y vida útil.

¿Qué tareas de mantenimiento industrial pueden ser digitalizadas?

El primer paso siempre es el más difícil ¿verdad? Si no sabes cómo empezar a digitalizar tu gestión de mantenimiento entonces esta lista es para ti. Hemos destacado seis tareas de mantenimiento industrial que puedes empezar a digitalizar hoy mismo sin mucho esfuerzo:

1. Checklists de actividades de mantenimiento

Digitalizar el registro de las reparaciones de averías, revisiones, recambios de pieza, modificaciones, operaciones de limpiezas, etc., te asegura que esa información le llegue a todos los involucrados y se puede acceder rápidamente en caso de necesitarla.

Los checklists digitales de tareas de mantenimiento pueden incluir fotografías, lo que significa tener disponible detalles importantes para verificar la realización de la actividad y mejora la impresión de los clientes que reciben fotografías junto a sus informes.

Revisa este ejemplo de checklist de funcionamiento de los equipos:

2. Programación de órdenes de trabajo

Cumplir con la periodicidad de los mantenimiento es esencial en cualquier gestión de mantenimiento. Con formularios digitales potentes e intuitivos es más fácil programar y asignar órdenes de trabajos.

A su vez, los técnicos de mantenimiento van a tener toda la información que necesitan en su teléfono lo que reduce el margen de errores y mejora su rendimiento.

3. Checklists del inventario de piezas de repuesto y materiales

Contar con una herramienta digital permite llevar un registro de cada cambio de inventario en tiempo real. El proceso es más rápido y vas a poder mejorar el control de las piezas, reduciendo las pérdidas y robos.

También es posible incorporar las bases de datos de maquinaria y sus repuestos a los formularios digitales, lo que evita que los técnicos tengan que consultar esta información o cometer errores de digitación que signifiquen trabajo extra a la hora de informar sobre las tareas realizadas.

4. Monitoreo del estado de equipos y activos

El monitoreo del estado de equipos y activos es esencial para obtener el máximo valor de los activos físicos. Realizar el monitoreo de forma digital permite acelerar el flujo de información de cada trabajo de mantenimiento. Esto permite ahorrar costos, ya que evita gastos grandes en reemplazar equipos y alargar la vida útil de los activos existentes.

5. Realización de informes

Documentar cada paso del plan de mantenimiento es crucial y debe estar incorporado a las obligaciones del equipo. Pero dejar constancia de las tareas de la gestión de mantenimiento no tiene por qué llevarte un día entero. Esto es lo que se vive en las empresas que realizan el chequeo de las actividades de manera manual y luego pasan estos papeles a una tabla de Excel o un archivo pdf.

Registrar los mantenimientos con una herramienta digital permite automatizar la elaboración de informes, a partir de modelos personalizados, te permite ahorrar tiempo y mejorar la comunicación interna.

6. Control del horario de los trabajadores

Controlar las horas hombre es crucial para cumplir con las expectativas de los clientes o de la gerencia de la empresa ya que permite tener el presupuesto mensual estable. Realizarlo de forma digital facilita el trabajo de los supervisores.

Digitalizar el control horario también permite saber en tiempo real la disponibilidad de los empleados para la planificación de actividades. También facilita identificar y solucionar problemas de eficiencia durante la jornada laboral.

Checklist para elegir una app de gestión de mantenimiento

Google nos dice que hay cerca de 460.000 resultados para la búsqueda “herramientas para digitalizar el mantenimiento industrial”. Entonces es seguro decir que abundan las opciones. Entre esas opciones se encuentran los softwares GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador) u otros soluciones avanzadas que ofrece el mercado, como Kizeo Forms.

A la hora de elegir una app de mantenimiento, lo más recomendable es verificar que:

• Sea fácil de utilizar para tus técnicos de mantenimiento.
• Permita planificar intervenciones.
• Facilite el análisis de datos para lograr una mejora continua.

¿Por qué utilizar Kizeo Forms para digitalizar tareas de mantenimiento?

Lo que distingue a Kizeo Forms respecto a otras app de mantenimiento industrial es que permite:

• Crear formularios, checklist e informes personalizados y adaptados a las necesidades de cada usuario de forma muy fácil e intuitiva. Este trabajo se puede realizar desde un ordenador portátil y de sobremesa a través de su plataforma web.
• La persona responsable del mantenimiento puede introducir datos e ir rellenando los formularios cómodamente desde su móvil desde cualquier lugar. Por ejemplo junto a la máquina donde se ha producido una avería.
• Las órdenes de trabajo se pueden firmar digitalmente e incluir información completa como fotos y transferir a otros usuarios para su validación.
• No es ni siquiera necesario tener conexión a internet para trabajar, se pueden introducir los datos y luego la app los envía cuando tenga acceso a internet.
• Generación automática de informes que se envían por correo para mantener informado a los responsables. Estos informes se personalizan con el logo de la empresa y la información que sea importante para este documento.
• Visualización de gráficos simples y exportación de datos en formatos Excel, Pdf y Word, para facilitar los análisis periódicos y controlar los costes de la operación.
• Integración con programas y sistemas informáticos centralizados como ERP y CRM.

¿Interesado? Te invitamos a probar nuestra herramienta e implementarla en tu empresa, como ya lo hace EVTECH, quien usa Kizeo Forms para gestionar sus servicios de mantenimiento predictivo.

“Llevar los procesos a través de checklist en una aplicación permite acelerar todas las autorizaciones. También, nos permite reducir los tiempos de respuesta en la comunicación entre los trabajadores. Kizeo Forms, nos permite de una forma amigable y rápida dejar registro de todos los formularios”.

Edgardo Hernández, gerente General en EVTECH