Guiaderodas unificou processos e ganhou agilidade na gestão de dados

Guiaderodas é uma empresa brasileira de tecnologia que desenvolve soluções para ampliar o acesso à informação e à acessibilidade. Reconhecida duas vezes pela ONU, oferece uma inteligência artificial que ajuda pessoas a encontrar locais inclusivos em vários países. Além disso, mantém a Certificação Guiaderodas, que identifica práticas de acessibilidade em empresas e edifícios no Brasil.

A história da empresa começou há quase dez anos, a partir da experiência do fundador, Bruno Mahfuz, que é cadeirante. Com o propósito de apoiar organizações na criação de espaços que favoreçam a mobilidade e inclusão, promovendo práticas que facilitem a acessibilidade no dia a dia. Guiada por valores de empatia, respeito, inovação e colaboração, a empresa atua com a visão de que quando uma ideia é boa, é boa para todos.

Conversamos com a arquiteta Letícia Bido e com Bruno Mahfuz, para entender como o Kizeo Forms passou a fazer parte desse processo.

O desafio: trabalhar com diferentes formatos de registro integrando processos

Antes de usar Kizeo Forms, o Guiaderodas trabalhava com diferentes ferramentas para registrar as visitas técnicas das equipes. Cada colaborador usava um formato próprio, o que dificultava a consolidação das informações e a criação de um padrão único de avaliação. 

Arquitetos, engenheiros e pessoas com deficiência enviavam dados em diversos formatos: medições utilizando trena, fotos, vídeos, áudios e relatos. Esse volume distribuído tornava o processo menos ágil e mais difícil de consolidar.

“A gente visita lugares que nem sempre tem uma boa conexão com a internet, por isso precisávamos de uma ferramenta que salvasse os dados e depois contasse com a facilidade de consolidar as informações no mesmo arquivo”, explica Letícia.

Com o avanço do projeto e o aumento das certificações, era necessária uma base sólida para escalar as operações. A empresa buscava uma ferramenta capaz de padronizar questionários, centralizar dados e manter o nível de detalhamento das análises. 

A solução: fluxo organizado, integração e controle das informações

A solução adotada pelo Guiaderodas foi Kizeo Forms. Além de estruturar o fluxo de dados, a ferramenta permitu criar formulários totalmente personalizados, registrar materiais diversos e gerar relatórios automáticos. 

Bruno explica que o uso de diversas plataformas, como WhatsApp e tabelas de Excel, já não sustentava o crescimento da empresa. Para alcançar a padronização necessária, necessitavam de uma solução robusta, capaz de unificar os mais diversos formatos de registro e etapas da avaliação.

Com o novo processo, a equipe passou a centralizar toda a informação, fotos e relatórios em um só lugar. Leticia explica que antes, o trabalho era duplo: coletar informações e posteriormente organizar tudo de forma manual. Agora, os dados ficam classificados por lugar e consolidados em um único arquivo, pronto para gerar relatórios.

A equipe também ganhou autonomia para adaptar formulários e melhorar o fluxo conforme as necessidades. Letícia reforça que o uso do Kizeo Forms foi um trabalho conjunto, que permitiu incorporar novos materiais e adaptar o processo operacional. “É uma plataforma bem simpática para pessoas leigas em desenvolvimento ou programação”, comenta.

Processos digitalizados com Kizeo Forms

• Avaliação de acessibilidade: registro estruturado das condições de acessibilidade em espaços de trabalho e áreas comuns,  com integração de fotos e campos padronizados.
• Acompanhamento de evolução entre visitas: comparação dos dados coletados em diferentes períodos, permitindo visualizar avanços e ajustes necessários nas adequações de acessibilidade.
• Checklist de conformidade para certificação: formulários que reúnem critérios técnicos da Certificação Guiaderodas, organizando todas as evidências necessárias em um único fluxo.

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As funcionalidades preferidas do Kizeo Forms que permitem coletar, padronizar e suportar uma gestão eficaz:

• Coleta de informações em vários formatos
• Registro histórico das visitas
• Comparação entre avaliações
• Integração com outras plataformas
• Organização estruturada dos dados

Resultado: mais controle, processos unificados e dados estruturados

Leticia explica que com o Kizeo Forms, todo o fluxo de avaliação passou a ser estruturado. O registro padronizado das visitas ficou mais simples de ser acompanhado, com a evolução dos espaços ao longo do tempo. Ela destaca que o histórico consolidado permitiu revisar recomendações com precisão e manter a rastreabilidade em longo prazo.

“Não imaginávamos que tudo poderia estar em uma única plataforma. Antes precisávamos juntar informações de vários lugares. Hoje usamos um formulário pronto em um tablet”, conta Letícia.

Ela explica que as empresas também perceberam essa mudança. “É uma coisa que os clientes gostam de ver na hora da visita, eles sabem que a gente tem um sistema próprio, que a gente está coletando as informações de maneira padronizada, isso traz um profissionalismo no momento da coleta”, diz.

A partir dessa experiência, a equipe do Guiaderodas teve como resultado um processo contínuo e mais fluido. O processo ganhou clareza, organização e rastreabilidade, que vai desde a coleta de informações em campo até a entrega dos relatórios finais. Kizeo Forms permitiu que o Guiaderodas crescesse, mantendo flexibilidade e controle em cada etapa.

A empresa agora avança com um modelo de avaliação mais preciso, escalável e alinhado aos objetivos. Um passo importante para quem busca melhorar operações com dados estruturados.

Se você precisa coordenar equipes em campo ou trabalha com grandes volumes de dados, Kizeo Forms é a solução ideal. A plataforma oferece um fluxo digital que amplia possibilidades, melhorando a rastreabilidade e resultados.