Un formulario digital es el equivalente de un documento papel que se utiliza para recopilar datos. Existen una gran variedad de documentos que pueden ser digitalizados. Entre ellos, podemos nombrar el reporte de trabajo, la hoja de presencia, el informe de seguridad y de manera general cualquier tipo de encuestas y de inspecciones. Se manejan cantidades de documentos en muchas compañías de industrias diferentes. Algunos documentos requieren movilizarse a otro lugar fuera de su oficina. Ahí es donde le conviene usar formularios digitales ya que se ahorra la etapa que consiste en entrar todos las informaciones que están en papel en su ordenador.
El formulario digital puede reproducir absolutamente todos los elementos de un formulario papel, como por ejemplo redactar texto, dibujar un boceto, rellenar un checkbox o añadir una firma. ¡Es más, el formulario digital es todavía más potente ya que permite incluir opciones que no existen con el papel!
Las opciones del formulario digital
El papel tiene sus limitaciones. Estas son las opciones disponibles con el formulario digital que no existen con el documento papel:
- Tomar foto(s) desde su dispositivo móvil y añadirlas a su reporte.
- Detectar automáticamente su posición geográfica e indicar datos GPS o dirección en sus reportes.
- Ofrecer listas completas entre las cuales el usuario que rellena el formulario digital en el terreno podrá escoger su respuesta. Estas listas pueden contener elementos adicionales que permiten rellenar automáticamente varios campos de su formulario digital a la vez. Se llaman listas con atributos.
- Los campos del formulario pueden ser dinámicos, es decir de acuerdo a las respuestas previamente completadas, aparecen o desaparecen otros campos del formulario.
- ¡Grabar mensajes de voz!
- Utilizar la opción de dictado por voz disponible en la mayoría de los smartphones.
- Escanear códigos de barras y etiquetas NFC.
- Crear una tabla que permite entrar varias veces una serie de informaciones.
- Configurar cálculos automáticos.
- Hacer que algunos campos del formulario sean obligatorios para garantizar que se capture toda la información necesaria.
- Guardar directamente este documento en el servido o en su cuenta de Dropbox.
- Enviar al instante correos electrónicos con los datos del formulario digital que acaba de rellenar.
¡Si todavía no está convencido del beneficio enorme que representa el formulario digital, vea la ilustración de arriba que lo resume todo!
¿Cómo funciona el formulario digital?
Paso n°1: Crear su formulario digital
La primera etapa consiste en crear un formulario digital desde la plataforma en línea de Kizeo Forms. Le recomendamos que lo haga desde su ordenador. Puede agregar de manera sencilla las opciones que desea para diseñar un formulario que sea a la medida, perfectamente adaptado a lo que requiere su actividad.
Paso n°2: Rellenar su formulario digital
Una vez el formulario creado y guardado, podrá rellenarlo desde cualquier dispositivo móvil. Para eso, descargue primero la aplicación Kizeo Forms en su dispositivo. Nuestra aplicación se encuentra disponible en el AppStore y el Google Play.
Paso n°3: Recuperar los datos capturados
El último paso consiste en recuperar los datos capturados que se encontrarán disponibles al instante desde la plataforma en línea. Se podrán exportar estas informaciones en el formato que desea para posteriormente analizarlas.
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