¿Qué es un sistema de control de inventarios?

Un sistema de control de inventarios te permite gestionar los bienes, controlar el stock y registrar los movimientos de manera organizada, asegurando que tu cadena de suministro funcione sin contratiempos. La buena administración de estos factores es determinante en los resultados de cualquier empresa, por lo que no debería gestionarse solo con lápiz y papel.

Si todavía llevas tus registros manualmente, estás corriendo el riesgo de perder trazabilidad, acumular errores o detectar robos y faltantes demasiado tarde. Con un sistema de gestión de inventarios digital, puedes saber exactamente qué tienes, dónde está y cuándo reponerlo, tomando decisiones con información en tiempo real.

¿Qué es un sistema de control de inventarios?

Un sistema de control de inventarios es el conjunto de métodos, procesos y herramientas que permiten registrar, organizar y supervisar las existencias de una empresa. Estos sistemas ayudan a conocer el estado del inventario en todo momento y facilitan la toma de decisiones sobre compras, ventas y almacenamiento.

¿Cuáles son los tipos de sistemas de control de inventarios?

1. Sistemas de Inventario Periódico

Este tipo requiere que el inventario físico se cuente en intervalos regulares, por ejemplo, mensual, trimestral o anualmente. La información recopilada se utiliza para ajustar los registros contables y reflejar el valor actual del inventario.

2. Sistemas de Inventario Permanente

A diferencia del sistema periódico, el inventario permanente actualiza continuamente los registros de inventario tras cada compra o venta, proporcionando un registro en tiempo real de las existencias disponibles. Este sistema es ideal para negocios con altos volúmenes de transacciones.

3. Sistemas de Inventario Justo a Tiempo (JIT)

El sistema JIT busca minimizar el inventario en manos, recibiendo los bienes solo cuando son necesarios en el proceso de producción o venta. Este enfoque reduce los costes de almacenamiento y minimiza el riesgo de obsolescencia.

4. Sistemas de Punto de Reorden

Este sistema establece un nivel específico de inventario en el que se debe realizar un nuevo pedido (punto de reorden). El objetivo es asegurar que siempre haya suficiente stock disponible para satisfacer la demanda sin incurrir en excesos.

5. Sistemas de Gestión de Inventarios Basados en la Demanda

Estos sistemas utilizan datos históricos de ventas y patrones de demanda para prever cuánto inventario se necesita. Son especialmente útiles para gestionar productos con demandas estacionales o volátiles.

6. Sistemas de Control de Inventarios ABC

Este método clasifica el inventario en tres categorías (A, B, y C) basadas en su importancia y valor. Los ítems ‘A’ son los más valiosos y requieren una gestión más rigurosa, mientras que los ítems ‘C’ son los menos valiosos y pueden gestionarse con menos atención.

7. Sistemas de Control por Lotes

Enfocados en la gestión de inventarios que se producen o se compran en lotes, este sistema es útil para empresas que no producen o reciben productos de manera continua.

8. Sistemas Basados en Tecnología

Incluyen el uso de software de gestión de inventarios, sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), y otras tecnologías como RFID (identificación por radiofrecuencia) y códigos de barras para automatizar y optimizar la gestión del inventario. Aunque la gestión de inventarios varía en función del sector, las necesidades de la empresa y la inversión que esta quiera hacer, los sistemas de gestión de inventarios, en general, incluyen herramientas para generar informes, crear listas de chequeos, firmar y validar reportes y enviar emails al personal indicado, entre otras funcionalidades.

Beneficios de los sistemas de control de inventarios

Implementar un sistema de gestión de inventarios digital es una práctica cada vez más extendida, tanto en grandes como pequeñas empresas. Además de facilitar el control y la trazabilidad, ofrece ventajas clave que impactan directamente en los costos y en la productividad.

Mantener un buen control de inventario permite identificar pérdidas, robos o errores de registro de forma oportuna. Detectarlos a tiempo evita desviaciones que afectan la rentabilidad. Asimismo, una gestión precisa previene pérdidas por productos mal ubicados o sin registro adecuado.

Otro beneficio es la posibilidad de analizar el comportamiento histórico del inventario para prever necesidades futuras y evitar tanto la escasez como el exceso de productos. Estas previsiones mejoran la toma de decisiones en el momento oportuno.

Al centralizar toda la información, también se optimiza el ciclo de compras y se pueden planificar los pagos con mayor anticipación. Todo esto contribuye a mejorar el flujo de caja y aumentar la rentabilidad del negocio.

Con un sistema de control de inventarios digital, la empresa obtiene una visión completa de su stock, conoce los costos reales de los productos y agiliza la comunicación entre las áreas operativas, administrativas y comerciales.

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Cómo puede ayudarte Kizeo Forms con el control de inventario de tu negocio

La plataforma web y la aplicación móvil de Kizeo Forms trabajan juntas para que puedas mejorar dos aspectos claves del control de inventarios:

1. El registro de las entradas y salidas de mercancías: utilizar formularios y checklists te brindan mayor velocidad y eficiencia. Con Kizeo Forms puedes generar un número de referencia único (SKU) a cada producto que ingresa y si deseas también les puedes asociar un código de barra o QR. Refuerza la seguridad de tu bodega al pedir fotografías y firmas digitales para la salida de productos, directamente en la aplicación móvil.
2. El levantamiento de inventario: tu equipo puede tener al día el inventario desde cualquier lugar con los formularios que has creado y generar informes de la manera más exacta y ajustada posible.  Al vincular tu base de datos a Kizeo Forms tus trabajadores van a poder leer códigos de barra o QR desde su smartphone y se pueden rellenar varios campos automáticamente.
3. Gestión de stock / inventario: las Listas Avanzadas permiten actualizar los datos en tiempo real. Puedes añadir o modificar líneas automáticamente, incrementar o reducir cantidades, y vincular todo con automatizaciones que optimizan la gestión del stock.

Revisa en la animación a continuación cómo se crean las automatizaciones de la gestión de stock en Kizeo Forms.

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En cuanto al manejo y exportación de datos, esta solución en la nube te permite generar informes automáticos y compartirlos por correo electrónico al instante. Además, puedes acceder a tus datos en todo momento desde la plataforma web para exportar los datos recolectados en diferentes formatos, como  Excel, PDF, CSV y Word.

Kizeo Forms es una solución en la nube, que por un bajo costo permite un uso y envío ilimitado de datos, facilitando así una mayor movilidad empresarial. Es 100% personalizable, es decir puedes diseñar los formularios a rellenar según tus necesidades y personalizar tus informes con el logo de tu empresa, tipos de tablas, tamaña de fotos y más.

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