Servicios Sur Oeste estandarizó sus auditorías de aseo industrial

Antes de implementar Kizeo Forms, Servicios Sur Oeste enfrentaba desafíos significativos:

1. Gestión manual ineficiente: Los procesos en papel dificultaban el monitoreo y respaldo de actividades.
2. Falta de estandarización: Los supervisores regionales operaban de manera diferente, complicando la consolidación de información.
3. Retrasos operativos: El movimiento físico de documentos y múltiples conversaciones ralentizaban los flujos de trabajo.
4. Datos dispersos: La falta de información centralizada dificultaba la toma de decisiones estratégicas.
5. Supervisión limitada: No se tenía visibilidad en tiempo real del personal en terreno.

Antes, dependíamos completamente del papel. Si alguien quería un documento, podía tardar horas o incluso días encontrarlo, digitalizarlo y procesarlo. Esto nos generaba una falta de control y grandes ineficiencias operativas

Servicios Sur Oeste encontró en Kizeo Forms la herramienta ideal para transformar su operación. El primer gran proyecto consistió en la implementación de auditorías digitales para monitorear la calidad del servicio.

El proyecto con Kizeo Forms partió como un mecanismo de control de nuestra calidad de servicio, medido por un formulario que permitiera medir el cumplimiento contractual que tenemos con cada cliente.

El uso de Kizeo Forms permitió:

• Capturar datos en tiempo real, respaldados con fotografías y notas personalizadas.
• Generar reportes automáticos y personalizados tanto para clientes como para jefes de operación.
• Monitorear y supervisar las actividades de los 90 supervisores en terreno en más de 420 instalaciones.

La empresa logró no solo estandarizar sus procesos, sino también proporcionar transparencia total a sus clientes, algo que hoy es un requisito indispensable en el mercado del outsourcing de aseo industrial.

Hoy sabemos exactamente qué pasa en cada tienda, qué supervisores están cumpliendo y qué áreas necesitan refuerzos. Esto ha sido clave para nuestra mejora continua.

La digitalización llegó a otras áreas de la empresa

El compromiso de Servicios Sur Oeste con la innovación y la necesidad de contar con información confiable en poco tiempo, llevó a la empresa a implementar Kizeo Forms en otras áreas.

Documentación laboral y de Recursos Humanos

Servicios Sur Oeste utiliza Kizeo Forms para gestionar más de 1,000 solicitudes administrativas mensuales, como contratos, desvinculaciones y cambios de cargo.

Kizeo Forms, es un pilar fundamental de respaldo de solicitudes de recursos humanos y administración de la empresa, nos permite reunir en un solo lugar todo tipo de información y evitando múltiples conversaciones pidiendo información sobre una única solicitud.

Inventario de maquinaria de aseo industrial

Una vez que el departamento de BI empezó a utilizar la API de Kizeo Forms y la integración con Zapier, empezaron un nuevo proyecto de digitalización: un inventario de sus maquinarias de aseo que les permita conocer su ubicación y estado.

La empresa rotuló cada una de sus máquinas con un código QR identificador y subieron el listado como lista externa a Kizeo Forms. A través de Zapier van actualizando el estado y la ubicación de la máquina. Si se encuentra que la máquina está fallando, se crea una orden de trabajo para el departamento de mantenimiento. Todos estos movimientos se muestra en los tableros de Power BI, lo que permite una vista general pero precisa de qué está pasando con los equipos y acelera la toma de decisiones acertadas.

La implementación de Kizeo Forms ha resultado en mejoras significativas para Servicios Sur Oeste:

• Estandarización de tareas. La herramienta le entrega a los trabajadores procedimientos claros y estructurados que todos pueden seguir, sin importar dónde se encuentren o cuánto tiempo lleven en la empresa.
• Eliminación de errores humanos. La automatización de procesos y la obligatoriedad de campos en los formularios han reducido significativamente los errores en tareas críticas. Igualmente las listas externas, que permiten importar las bases de datos de la empresa, han sido clave para asegurar que los trabajadores no cometan errores al ingresar información.
• Mejor monitoreo de tareas. Con la capacidad de supervisar en tiempo real, Servicios Sur Oeste ha logrado tener visibilidad total de sus operaciones.
• Aumentar la transparencia frente a los clientes. Kizeo Forms ha mejorado la reportería que Sur Oeste le entrega a los clientes y también les ha ahorrado tiempo en la preparación de auditorías.

Próximo desafío de digitalización

El próximo gran paso es el desarrollo de un sistema de «semáforos» que centralice todos los indicadores operativos de la empresa en tiempo real. Este sistema permitirá identificar rápidamente problemas críticos y asignar recursos de manera eficiente.

Su objetivo es llevar la gestión operativa a otro nivel. Con este sistema, podrán priorizar acciones de manera visual y eficiente, asegurando que todas las áreas trabajen alineadas.

Kizeo Forms: adaptabilidad para el aseo industrial y otras industrias

Una herramienta de digitalización como Kizeo Forms no sólo ayuda a empresas como Sur Oeste necesitan controlar diversas instalaciones y reportar a los clientes que se están cumpliendo los contratos.

Cualquier empresa que quiera dar un paso adelante en su día a día y optimizar su tiempo y recursos, debe apostar por una herramienta que es:

• Fácil de usar
• Escalable
• Personalizable
• Cuenta con integraciones potentes
• Entrega un excelente soporte técnico

El control y el monitoreo que nos permitió Kizeo Forms ha sido esa tercera patita que nos ha permitido posicionarnos como una empresa con mayor expertise y transparencia. Eso la verdad es genera un gran impacto con nuestros clientes. Por eso ahora, en todas nuestras licitaciones, Kizeo Forms es lo primero que va en nuestras presentaciones.