Relatório de Segurança no Trabalho: guia completo e atualizado para empresas

1. O que é um relatório de Segurança no Trabalho?
2. Objetivos principais do relatório de segurança no trabalho
3. Quem deve elaborar o relatório?
4. Estrutura ideal de um Relatório de Segurança no Trabalho
5. Relatório de Segurança no Trabalho na era digital
6. Conclusão: a relevância de um relatório bem elaborado para a cultura de segurança nas empresas

O que é um relatório de Segurança no Trabalho?

Um relatório de segurança no trabalho é um documento técnico e informativo que tem como objetivo analisar, registrar e propor ações para garantir a segurança e saúde dos trabalhadores dentro do ambiente organizacional. Ele desempenha papel central na identificação de riscos ocupacionais, falhas nos processos de prevenção e no cumprimento das normas regulamentadoras (NRs) exigidas pela legislação brasileira.

Além de ser um instrumento fundamental para a melhoria contínua do ambiente de trabalho, o relatório é obrigatório em muitas situações e pode ser exigido por órgãos fiscalizadores como o Ministério do Trabalho, INSS e auditores fiscais do trabalho.

Definição e importância

O relatório serve como uma “fotografia” do estado atual das condições de segurança em uma empresa. Ele oferece dados, evidências e análises que ajudam a empresa a:

• Cumprir a legislação trabalhista e normas de segurança (como a NR-1, NR-5, NR-9 e NR-17);
• Evitar acidentes e doenças ocupacionais;
• Planejar ações corretivas e preventivas;
• Reduzir passivos trabalhistas e custos com afastamentos.

Legislação brasileira relacionada

No Brasil, diversas Normas Regulamentadoras (NRs) exigem o registro formal das atividades de segurança, como:

• NR-1: Disposições gerais sobre a obrigatoriedade de documentação;
• NR-4: Estabelece a composição e funções do SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho);
• NR-5: Relaciona-se à atuação da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes);
• NR-9: Trata do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• NR-17: Ergonomia.

Essas normas não apenas reforçam a importância dos relatórios, como também definem responsabilidades legais para empregadores e profissionais de SST (Saúde e Segurança do Trabalho).

Objetivos principais do relatório de segurança no trabalho

Um relatório bem elaborado não é apenas uma exigência legal – ele representa uma cultura organizacional voltada à prevenção, bem-estar e à eficiência operacional.

Prevenção de acidentes

Ao identificar perigos e propor soluções, o relatório de segurança reduz a probabilidade de acidentes graves, protegendo os colaboradores e evitando prejuízos financeiros para a empresa.

Cumprimento de normas e leis

Com relatórios regulares, a empresa demonstra conformidade com a legislação, o que ajuda a evitar multas, interdições e ações trabalhistas. Além disso, ele serve como base documental em auditorias internas e externas.

Quem deve elaborar o relatório?

A responsabilidade pela elaboração do relatório de segurança no trabalho deve recair sobre profissionais capacitados, que atuam diretamente na gestão de segurança e saúde ocupacional dentro da organização.

Responsabilidades do técnico de segurança

O técnico em segurança do trabalho é o principal responsável pela elaboração e análise desses relatórios. Cabe a ele:

• Identificar riscos e propor melhorias;
• Registrar ocorrências e quase-acidentes;
• Acompanhar ações preventivas;
• Realizar inspeções periódicas.

Sua atuação garante que o conteúdo do relatório esteja tecnicamente adequado e em conformidade com as normas vigentes.

Participação da CIPA e SESMT

A CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) e o SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho) são aliados fundamentais na construção do relatório. Ambos contribuem com:

• Informações do dia a dia operacional;
• Feedbacks dos colaboradores;
• Propostas de melhorias realistas;
• Participação ativa nas ações preventivas como os diálogos diários sobre segurança.

Essa colaboração garante que o documento reflita a realidade do ambiente de trabalho e envolva todos os setores.

O cumprimento de um plano de Segurança e Saúde no Trabalho exige a coleta e conservação da documentação sob medidas rigorosas. Documentos relacionados a processos como relatórios de incidentes, entrega de EPI, análise de trabalho seguro, certificados de participação em palestras preventivas, entre outros, devem ser registrados e mantidos.

Os profissionais de prevenção de riscos devem garantir que todos os documentos associados a cada processo sejam legíveis, facilmente identificáveis e acessíveis, mesmo que protegidos. Tradicionalmente, esses documentos são elaborados e armazenados fisicamente, em papel. No entanto, o papel pode se perder ou conter erros. Em caso de fiscalização ou acidente, isso pode representar um grande problema para a empresa.

Todos os processos de prevenção de riscos ocupacionais realizados em papel podem ser digitalizados, facilitando a coleta de dados, ativando fluxos de trabalho ou implementando medidas corretivas.

Quais são os benefícios da digitalização desses relatórios de prevenção de riscos?

• Economia de tempo: com a digitalização, é possível automatizar tarefas repetitivas que consomem tempo e afetam a produtividade do profissional de prevenção.
• Zero papel: trabalhar de forma digital elimina a necessidade de manter cópias impressas de relatórios e documentos similares, o que gera economia para a empresa e reduz o impacto ambiental.
• Informação centralizada: armazenar os dados na nuvem permite que os usuários acessem as informações necessárias para realizar suas funções de qualquer lugar.

Utilizar soluções em nuvem como o Kizeo Forms pode trazer benefícios adicionais. Por exemplo, você terá relatórios personalizáveis e cenários de envio automático de e-mails, que ajudam a criar fluxos de informação e manter todos os envolvidos informados sobre o cumprimento do plano de segurança e saúde no trabalho da empresa.

O Kizeo Forms possui uma ampla biblioteca de modelos prontos para uso. Você pode utilizar um modelo existente, modificá-lo ou criar um novo do zero. Os formulários do Kizeo Forms são 100% personalizáveis conforme suas necessidades.

Além de se adaptar às suas exigências, o Kizeo Forms é uma ferramenta completamente móvel. Os formulários podem ser preenchidos em campo por meio de smartphones ou tablets, mesmo sem conexão com a internet. É possível incluir fotos, áudios, textos e até utilizar a função de assinatura digital.

Relatório de incidente/acidente

O relatório de incidente/acidente, também conhecido como relatório flash, é um documento no qual se coleta informações de primeira mão sobre qualquer incidente ou acidente de trabalho ocorrido. A precisão das informações contidas nesse relatório é essencial para determinar as causas do acidente.

Ao transformar esse relatório em um formulário digital e móvel, qualquer colaborador pode usar seu smartphone para reportar um incidente/acidente e enviar um alerta rapidamente. A descrição do acidente pode ser acompanhada de fotos, assinaturas digitais e gravações de áudio. Com o Kizeo Forms, também é possível importar a base de dados dos colaboradores para acesso rápido às informações de contato e transferir o formulário para que outra pessoa o complete.

Investigação de acidente

Uma solução em nuvem como o Kizeo Forms permite que, assim que o relatório de incidente for enviado, o profissional de prevenção inicie uma investigação sobre o ocorrido e defina as ações preventivas a serem adotadas no futuro.

A investigação do acidente pode ser validada por assinatura digital e complementada com arquivos em diversos formatos.

Conclusão: a relevância de um relatório bem elaborado para a cultura de segurança nas empresas

O relatório de segurança no trabalho é muito mais do que um documento burocrático. Ele é uma ferramenta estratégica que fortalece a cultura de prevenção, protege vidas, evita prejuízos e reforça o compromisso da empresa com o bem-estar de seus colaboradores.

Ao adotar uma postura ativa na elaboração desses relatórios, as empresas não apenas cumprem a lei — elas constroem ambientes mais saudáveis, produtivos e sustentáveis.