El solo hecho de pasar de rellenar un formulario a papel a un formulario digital va a mejorar la productividad de sus empleados, especialmente los que tienen que trabajar fuera de la oficina.
Pero cuando tienen que llenar muchas órdenes de trabajo o reportes de incidencia, mientras más rápido (y sin errores) mejor.
Es por eso que Kizeo Forms cuenta con una variedad de funciones y capacidades pensadas en agilizar al máximo el trabajo en terreno. Aprende a usarlas con estos consejos para rellenar un formulario digital más rápido.
1-Importar tu base de datos.
Para evitar que el usuario tarde en rellenar su formulario, el administrador puede crear listas externas. Lo que llamamos en Kizeo Forms listas externas, son en realidad bases de datos que contienen información propia a tu cuenta y que puedes utilizar repetidas veces en diferentes formularios. Estas listas se pueden crear rápidamente importando un documento Excel. Lo único que tendrsá que hacer es cambiar el nombre de las distintas columnas de su documento como lo especifica nuestro tutorial sobre las listas externas.
Ejemplo: Cada vez que un empleado realiza una intervención, debe completar los datos del cliente. En lugar de tener que completar cada vez esta información, el administrador puede crear en la plataforma Kizeo Forms, una base de datos que contiene la lista de todos sus clientes.
De esta forma, el usuario presente en el terreno sólo tendrá que seleccionar el nombre en la lista y se rellenarán los demás campos automáticamente. Se trata de una lista con atributos.
Truco: Si algún dato de esta lista es incorrecto, puedes configurar el campo de tal forma que el usuario lo pueda modificar.
NB: Al modificar un elemento en su lista externa, se modificará automáticamente en todos los formularios que contienen esta lista.
2-Enviar formularios pre-rellenados
El administrador puede simplificar el trabajo del usuario en el terreno, transfiriéndole un formulario pre-rellenado desde la plataforma hacía un dispositivo móvil. Es lo que llamamos el Push, el envío de datos.
Ejemplo: Un técnico tiene una intervención planeada en un lugar determinado. El administrador puede rellenar los elementos de la intervención que ya conoce como la dirección, los datos del cliente, etc. Así, el usuario sólo tendrá que rellenar los datos que faltan.
Ver más: cómo funciona una app de formulario digital
3-Dejar instrucciones para los usuarios
Gracias al elemento « Texto fijo » el administrador puede dejar instrucciones detalladas a las personas que van a rellenar el formulario. Incluso, puede cambiar el color de este texto para que llame más la atención.
Gracias a la opción “Texto fijo”, el administrador puede agregar instrucciones para que el usuario rellene el formulario digital rápidamente.
Existe otra opción llamada « Texto de ayuda » que permite al administrador escribir instrucciones detalladas que le aparecerán al usuario cuando aplanará el icono información en el rincón superior derecho de cada campo.
Gracias a la opción de “Texto de ayuda”, el administrador puede dejar instrucciones al usuario. Le aparecerán al aplanar el icono verde de información.
4-Usar opciones de visibilidad
¿Tienes formularios muy largos pensados para varios tipos de situaciones? Para evitar que el usuario pierda tiempo revisando cada uno de los campos, te recomendamos usar opciones de visibilidad. De esta forma, conforme vaya rellenando el formulario, sólo le aparecerán los campos que necesita rellenar. Para más detalles, te invitamos a leer nuestro tutorial sobre la visibilidad de los elementos.
5-Importar contactos desde su dispositivo móvil
El elemento contacto puede tener mucho contenido que el usuario móvil tarda en completar. En caso de que el repertorio del dispositivo móvil del usuario contenga el contacto deseado, lo puede importar y todas las informaciones se rellenarán automáticamente.
Más consejos para rellenar un formulario digital
¿Quieres saber más sobre cómo puedes optimizar el levantamiento de información en terreno? Comunícate con nosotros a través de contacto-latam@kizeo.com o déjanos un comentario en este artículo y te daremos más consejos para rellenar formularios digitales.
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