Crecimiento empresarial con transformación digital

Sobre Andes Facility

Andes Facility es una empresa chilena que se dedica al mantenimiento integral y continuo de espacios como centros comerciales, centros educativos, edificios empresariales y conjuntos residenciales. Su misión es asegurar que estas estructuras se mantengan operativos al 100% y prevenir su deterioro, para la tranquilidad y felicidad de las personas que ahí hacen vida.

Andes Facility cuenta con más de 80 trabajadores, de los cuales alrededor de 70 se encuentran constantemente en planta. Realizando servicios de mantenimiento general como limpieza, jardinería, control de plagas, revisión de aires acondicionados, tableros eléctricos y más.

Rodrigo Martínez, gerente general de Andes Facility, lleva nueve años trabajando en la empresa. En el 2014, él se encontraba buscando una manera de mejorar el seguimiento de los procesos de mantenimiento preventivo para agilizarlos.

En el mercado existía un gran número de software de mantenimiento pero eran excesivamente costosos, poco personalizables y la implementación era muy compleja. Es así como Rodrigo y Andes Facility llegan a Kizeo Forms, convirtiéndose en uno de nuestros primeros clientes en el mercado latinoamericano.

La solución: digitalizar los reportes con una app para gestión de mantenimiento preventivo

Por cada órden de trabajo, Andes Facility tiene que entregarle al cliente un reporte del trabajo realizado. Como empresa se toman la transparencia muy en serio, quieren que sus clientes estén al tanto de todo lo que sucede con sus estructuras. Esto les ayuda a tener mejores relaciones con sus clientes pero es difícil de realizar de manera manual.

Actualmente Andes Facility tiene un formulario para cada actividad de mantenimiento preventivo. Cuando el trabajador en planta termina su intervención, inmediatamente su superior es notificado por el correo automático, este valida la información y le envía el reporte al cliente. 

La trazabilidad se realiza directamente desde Kizeo Forms y el compromiso con la transparencia se ve reforzado.

Reforzar la prevención de riesgos con Kizeo Forms

Andes Facility siempre ha tenido políticas de prevención de riesgos muy estrictas. Esto es complejo cuando se tiene a 80 personas trabajando en sitios distintos, en diferentes ciudades. Por lo cual digitalizar la prevención de riesgos es esencial. Por cada trabajador se realiza un Análisis de Seguridad del Trabajo, este contiene:

• Las normativas que rigen el trabajo a realizar
• Un checklist con los elementos de protección personal (EPP) necesarios
• Evaluación de posibles riesgos como trabajos en altura o exposición a sustancias químicas
• Medidas preventivas a considerar antes de iniciar el trabajo

Este análisis es fundamental para prevenir incidentes y al ser digital, es más accesible en caso de alguna inspección o investigación.

Regularmente Andes Facility lleva a cabo charlas preventivas de 5 minutos con sus empleados. A través de Kizeo Forms, el prevencionista manda al líder de grupo el contenido de la charla de 5 min, el líder tiene que leerla y hacer firmar a todos los asistentes. Además se saca una foto para comprobar los asistentes.

Ir más allá del mantenimiento: La digitalización lleva a la diversificación de ingresos

El ahorro de tiempo y el mejoramiento de las relaciones con sus grandes clientes, producto de la digitalización, le presentaron a Andes Facility otro beneficio: la diversificación de sus ingresos.

La pandemia ocasionada por el Covid-19 ha sido un desafío importante para todas las empresas pero para Andes Facility también representó una oportunidad de crecimiento. Gracias a su digitalización con Kizeo Forms, Andes Facility desarrolló proyectos paralelos al mantenimiento junto a centros comerciales y obtuvo una ventaja competitiva importante.

Espacios pickup

Los espacios pickup se ubican en el estacionamiento del centro comercial, donde los consumidores pueden ir a retirar productos comprados en la web. Permiten evitar aglomeraciones en espacios públicos y son más rápidos y baratos que los servicios de despacho.

Andes Facility utilizó Kizeo Forms para armar todo el proceso de pick up. Desde que el encargado recupera el producto en tienda, cuando se manda un correo automático al cliente para que sepa que su producto está listo para ser recogido, hasta la entrega al cliente cuando el entregado válida la entrega a través de fotografías y firma.

Kizeo Forms también permite localizar rápidamente los productos en la bodega del espacio pickup, ya que se especifica su ubicación en el formulario.

Una vez el producto es retirado se envían dos correos, uno para notificar a la tienda y el otro al cliente para agradecerle su retiro.

Reportes Covid-19: Prevención de riesgo

Andes Facility desplegó equipos de prevencionistas en los centros comerciales para reportar el cumplimiento de los procesos sanitarios para frenar los contagios (sanitización, cumplimiento de la distancia, disponibilidad de alcohol gel).

Esta información se recoge en reportes que se crean de forma automática con fotos y otros detalles que piden los centros comerciales.

Los informes de Covid-19 llegan instantáneamente a todos los gerentes del centro comercial. Sin Kizeo Forms, lo tendría que haber hecho en un procesador de texto e insertar las fotos de forma manual. Me hubiera tardado hasta 48 horas en entregar ese informe. 

– Rodrigo Martínez, gerente general de Andes Facility

Característica favorita del software cloud Kizeo Forms

Las funciones de la app móvil Kizeo Forms más utilizadas por Andes Facility son:

• Fotos
• firmas
• Correo automáticos (por ejemplo: en el proyecto de espacios pick up se generan 4 correos por por cada producto) con escenarios
• Reportes personalizados

Para Rodrigo la personalización es un aspecto a destacar de Kizeo Forms, junto con la calidad del soporte que recibe. Actualmente está integrando Kizeo Forms con Power Bi, para aprovechar al máximo la información que se genera en Andes Facility y localizar los procesos que se pueden mejorar.

Rodrigo y Andes Facility son un claro ejemplo de los grandes beneficios de la digitalización para el crecimiento de una empresa de servicios integrales.