Ningún programa de prevención de riesgos se puede limitar a simplemente adquirir equipos de protección personal. Establecer adecuadamente cómo y a quién se entregan es igual de importante.
Errores humanos como los que suceden cuando registras la entrega de elementos de protección personal de forma manual o en una hoja de cálculo de Excel llevan a la empresa a incurrir en malas prácticas que arriesgan tanto la salud como la seguridad de sus propios trabajadores y exponen a la empresa a cierres y multas.
Para lograr un sistema eficaz y sin errores en el control del inventario, así como en la elección, reparto y mantenimiento de los EPP es importante contar con una aplicación, que sea flexible, intuitiva y fácil de usar como Kizeo Forms.
El control de la entrega de EPP con Kizeo Forms
Logra un flujo continuo de información y la supervisión oportuna del personal.
Paso 1. Evaluar los riesgos por puesto de trabajo
Con Kizeo Forms es posible generar formularios que te permiten plantear preguntas a los empleados o sus responsables y recopilar información necesaria para decidir qué EPP es necesaria en cada caso.
Puedes exportar la información recogida a través de archivos de Excel, Word, Pdf… para poder explotar la información y obtener una visión más general. También puedes generar gráficos y tablas, lo que dará un enfoque mucho más visual a la información.
Paso 2. Listar la tipología y la cantidad de EPP que se necesitan
Será posible gestionar todos y cada uno de los EPP que se precisen, con sus respectivos números de serie. De esta forma, se evitarán errores en las entregas, devoluciones y reposiciones de los propios equipos.
Paso 3. Definir el listado de empleados que necesitan elementos de protección personal
La aplicación hará posible la importación de la BBDD de empleados de la que ya dispongamos (o incluirlos manualmente si así lo deseamos). Esto nos permitirá aplicar funciones como: configuración de flujos de trabajo, determinar roles de cada empleado, programar avisos y alertas relacionados con los EPP o con otras acciones de salud laboral y especificar y asociar uno o varios EPP a cada empleado, según las necesidades individuales.
Paso 4. Informar al trabajador sobre los riesgos y requerimientos de su puesto de trabajo (PRL)
La entrega de información sobre riesgos del puesto de trabajo y EPP asociados, tanto para el trabajo habitual como para protocolos específicos, es otra de las obligaciones de la empresa. Entre otra información, la empresa tiene la responsabilidad de explicar al trabajador cuestiones como:
- Uso correcto de cada elementos de protección personal.
- Acciones de mantenimiento.
- Motivos de la elección de cada EPP.
- Especificar en qué estado de aptitud física y médica debe encontrarse el trabajador para poder usar los distintos EPP.
- Información técnica de interés.
Kizeo Forms permite gestionar toda esta información a través de un formulario de aceptación, que quedará registrado en la propia App y servirá como justificante de la propia comunicación.
Paso 5. Crear una planilla de control de EPP
Con nuestro software se puede crear una planilla de control de EPP y validarla mediante firmas digitales de la entrega y devolución de EPP, controlando datos imprescindibles como:
- ¿Qué EPP se entrega?
- ¿Cuándo se entrega?
- ¿A quién se entrega?
- ¿En qué estado se entrega los elementos de protección personal?
- ¿Cuándo está prevista la devolución?
Paso 6. Comprobar que los EPP se estén utilizando correctamente
Una de las obligaciones de la empresa más difíciles de realizar correctamente es comprobar que, efectivamente, los empleados están usando los EPP correctamente.
Kizeo Forms puede ser de gran ayuda también en este nivel de gestión, puesto que podremos crear un formulario en el que introducir información referente a inspecciones aleatorias que se realicen o a cualquier otra medida de control de prevención de riesgos que se quiera realizar.
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