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16Sep, 2016
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Enviar automáticamente los informes por correo electrónico

Enviar documentos por correo electrónico desde su aplicación Kizeo Forms, de manera automática, es uno de los puntos fuertes de Kizeo Forms. ¡Aprovéchela!
Mediante sus opciones de envío de correo electrónico, Kizeo Forms le permite distribuir directamente los datos recogidos sobre el terreno a sus colaboradores, empleados, comerciales, socios, clientes, etc.
Ahorrará en tiemporeactividad dentro de su estructura.

¿En qué momento se realiza el envío?

  • El envío del correo electrónico se efectúa cuando el usuario, mediante la opción “Completar desde web” o desde el móvil, hace clic en Enviar.
  • Puede reenviar manualmente los correos electrónicos desde Datos > Histórico, haciendo clic en el icono Icône email.

¿Cómo definir un escenario/ modelo / situación  de correo electrónico?

Para organizar la gestión de correo electrónico, Kizeo te da la oportunidad de crear situaciones o modelos de correo (para un mismo informe) dependiendo de sus necesidades.

Por ejemplo:

  • Debe enviarle un informe a su manager cada vez que haga una verificación de campo.
  • Igualmente, debe enviarle un correo a otro técnico para precisar solamente algunos de los datos recolectados.
  • También desea tener una copia de su informe en su correo personal.
  • Y debe tener un modelo de email para su cliente en el caso que haya habido cambios en la revisión…

Estos modelos pueden ser configurados con respecto a un campos de usuario personalizado, en función de una selección en una de sus listas, de una casilla marcada, el monto de un cálculo, etc… es usted quién decide!

  • Para crear un nuevo escenario, vaya al menú Configuración > Formularios.
  • Seleccione su formulario.
  • Vaya a la pestaña de las Opciones > Correo electrónico.
  • Haga clic en “Añadir”.

Vaya en la opciones de correo electrónico del formulario.

Para desactivar un escenario, haga clic en el menú desplegable y haga clic en “Desactivar”.

Escoja la opción desactivar si no desea seguir mandado ese email.

Astucia : Para facilitar la creación de un nuevo modelo, puede copiar un modelo existente.

  • Haga clic en el menú desplegable en su modelo a continuación, haga clic en Copiar.

Un nuevo modelo se generará con la misma configuración que el anterior. Para que usted pueda hacer los cambios que desee.

Copia tu modelo existente si lo deseas.

Paso 1. Personalizar el contenido de sus emails.

Escriba el Contenido al igual que el Asunto de su email en las zonas de texto correspondientes.

Es posible insertar más enlaces, código html, una tabla … Es usted quien decide el diseño de su correo electrónico.

Puede personalizar esta información con las etiquetas o almohadillas dinámicas (##….##) . Cuando comience a escribir su etiqueta se completará automáticamente son los campos que tenga en su formulario para evitar los errores.

Nota: Debe guardar las cambios de su formulario para que toma en cuenta todos los campos.

En nuestro ejemplo queremos que el nombre y el apellido del contacto sean sustituidos con los nombres recogidos en su trabajo de campo. Igualmente que la fecha, el número de intervención y el numero de horas trabajadas.

Con las etiquetas puede personalizar su correo electrónico.

Nota : puede insertar su fotos, dibujos, audio … directamente en el mensaje de correo electrónico mediante la inserción de las etiquetas de los campos!

Paso 2. Establecer la (s) destinatario (s) del correo electrónico.

Vaya a la pestaña destinatarios para configurar su envío.

En el cuadro de texto, puede:

  • Agregar la(s) dirección(es) de correo electrónico de uno o más contactos.
  • Puede igualmente agregar las etiquetas de uno o más campos.
  • También es posible enviar el formulario a la persona que haya completado el formulario. Para esto simplemente marque la casilla. La dirección de correo electrónico será la dirección indicada cuando creó el usuario.
  • Marque la casilla “Enviar incluso si el campo está oculto” para que el email se envíe mismo si su campo está oculto.

Nota : Puede poner tanto las direcciones de correo electrónico directamente como las etiquetas.

Completar con las etiquetas o con los correos electrónicos fijos.

ASTUCIAS :

  • Si desea que varios correos electrónicos sean recolectados en un mismo campo de su formulario, debe seleccionar el campo de entrada. Si la persona pone varios emails en este campo los debe serpara por una coma.

Completar el texto de ayuda par este campo de entrada.

Puede definir una lista de contactos para el envío de correos electrónicos. Esta lista será, por ejemplo, la lista de colaboradores. Debe crearse con el componente Lista o Lista externa. Debe definirse como en el ejemplo siguiente: “Nombre del contacto <direccióndecorreodelcontacto>”. En el móvil, el usuario verá los nombres y las direcciones de correo electrónico.

Definir una lista de contactos.

Si desea que las direcciones de correo electrónico no sean visibles en el móvil, debe introducir una lista código:label. Por ejemplo: “durand@gmail.com:Paul Durand”. En tal caso, el correo electrónico se enviará a “durand@gmail.com”, pero el usuario solo verá Pierre Durand en su móvil.

Definir una lista de contactos con códigos.

Paso 3. Determinar el formato del documento que se enviará a través como archivo adjunto.

Debe escoger que tipo de archivo desea enviar por correo electrónico.

  • PDF estándar
  • PDF personalizado
  • Word personalizado
  • Excel personalizado
  • PDF desde Excel personalizado
  • Lista de Excel
  • CSV

Escoja cuál es el modelo que desea envia por email.

Recordatorio: Para cada modelo, puede asignar su propio informe personalizado. Un reporte intervención puede tener diferentes informes personalizados: un informe de validación (para su cliente) un informe de horas (para su superior), un reporte específico (para sus técnicos) …

Los Archivos adjuntos: Se puede adjuntar uno o más archivos a su correo electrónico. Estos documentos aparecen como archivos adjuntos en todos los mensajes que se envíen. El usuario de la aplicación no verá estos documentos adjuntos desde la aplicación.

Los archivos autorizados son PDF (.pdf), Word (.docx), Excel (.xlsx) e imágenes (.jpg, .png, .gif).

Haga clic o simplemente suelte el archivo en donde dice “Deslizar y  depositar los archivos aquí …”.

Puede agregar un archivo adjunto, junto con su documento.

La pestaña avanzado

Esta pestaña  le permite cambiar el nombre de sus modelos de emails, configurar la dirección de respuesta, las condiciones de expedición y filtros.

El nombre del modelo:

Para facilitar su organización e identificar rápidamente mensajes de correo electrónico, puede cambiar el nombre de su modelo.

En la pestaña "Avanzado" puede poner el nombre del modelo. La dirección de respuesta:

Esta parte le permite administrar la visualización de la información del remitente. Por defecto, el nombre y la dirección de correo electrónico del usuario se muestran con las etiquetas.

Dirección de respuesta.

Por supuesto, puede cambiarlo si desea mostrar el nombre de su empresa, así como su dirección genérica.

Condiciones de envío:

Puede decidir cuándo desea que se mande el correo electrónico: cuando le da a enviar y / o en caso de modificación. Esto es practico si desea advertir a los clientes que las informaciones de su informe han cambiado.

Para esto solo debe hacer clic sobre guardados o modificación.

Puede elegir cuando enviar el correo electrónico si es cuando guarde el formulario o cuando lo modifique.

Condiciones avanzadas:

La configuración de los filtros.

Con los filtros, puede ir aún más lejos en la creación del modelo/ situación.

  • El filtro simple: permite configurar los filtros simples. ¿Usted quiere que su correo electrónico se envié solamente si una casilla fue marcada?

o Seleccione la casilla de verificación en el menú.

o Haga clic en =.

o Seleccione Sí.

o Ahora, cuando la casilla sea marcada se enviará el email

Decida si se enviará una información o no con respecto a los filtros.

  • El filtro de fechas dinámicas: Este filtro permite enviar un correo electrónico en relación con una fecha / hora. Imagine que desea enviar un informe si la fecha de verificación es en más de una semana.

o Seleccione su fecha de entrega.

o Seleccione o superior (≥)

o Introducir 7 (los días indicados).

o A partir de ahora, su informe se envirará si la fecha que ponga es mayor a 7 días.

Encoja si mandar o no su informe por correo electrónico con respecto a las fechas.

El filtro configurado: le permite adaptarse a los datos que complete en su formulario A diferencia del filtro anterior que pondrá siempre 7 días después (por ejemplo). Este se adaptará a  la información rellenada en el formulario. Imagine que desea que se mande el email si la fecha completada es mayos a la fecha de entrega.

  • o Seleccione la fecha de respuesta y mayor o igual (≥).
  • o Seleccione su fecha de entrega.
  • o Ahora su informe será enviado si la fecha de entrada del formulario es mayor que la fecha de entrega!

El filtro configurado le permite adaptarse a lo que sea completado.

Imagine que quiere advertir a su técnico si otro usuario completó el formulario.

  • Seleccione su Técnico y ≠.
  • Seleccione el usuario.
  • Ahora el técnico será notificado por correo si otro usuario completó el informe!

Las posibilidades son infinitas con los filtros configurados.

 

El re-envío de correo electrónico.

Tiene la posibilidad desde su “Histórico” de re-enviar sus correos electrónicos.

 

Antes de re-enviar, la vista previa del correo electrónico le permite editar el texto, el asunto y el destinatario.

Una vez realizados los cambios, haga clic en re-enviar el correo a enviar su correo electrónico:

Puede enviar el email desde su histórico.


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