FAQ – Preguntas frecuentes

Kizeo Forms es una potente herramienta de registro de datos en terreno que te permite digitalizar cualquier documento que lleves en papel. 

Los formularios inteligentes de Kizeo Forms te permiten digitalizar partes de trabajo, albaranes, reporte de incidencias, checklist de inspecciones, presupuestos o cualquier otra plantilla en papel que uses en el día a día de tu empresa.

Con nuestra herramienta consigues centralizar y procesar fotos, audios, esquemas y mucho, mucho más. Ahorra tiempo en retrabajos y en desplazamientos innecesarios para registrar tus tareas en terreno.

Prueba Kizeo Forms gratis y aprovecha todos los beneficios de la digitalización.

Nuestra herramienta es un software en la nube para la gestión de procesos. Los software cloud son herramientas que se caracterizan por funcionar en la nube sin estar instalados en el ordenador o una red local, lo que te permite acceder al programa desde cualquier dispositivo (ordenador y móvil). 

Kizeo Forms, en concreto, cuenta con una plataforma web y una app móvil. En la plataforma web, puedes crear formularios digitales inteligentes completamente personalizables y, con la app móvil, los usuarios recogen información. 

Gracias al modelo cloud, todos los datos que se registren quedarán almacenados en la nube y no dependerás de un dispositivo concreto para poder analizar o exportar tus datos.

No pierdas más tiempo rellenando reportes manualmente o buscando información en tus correos, Whatsapp u otro canal. Centraliza y estandariza todos los datos claves de tu actividad. 

Reduces las horas de gestión y céntrate en lo que realmente importa para tu negocio. Nuestros clientes afirman que cada empleado ahorra 2 horas de gestión al día, tras implementar Kizeo Forms.

Agiliza el trabajo del personal en terreno y el equipo administrativo en la oficina. Consigue simplificar el uso de la información y toma mejor decisiones gracias a los datos. 

Compruébalo por tu cuenta. Prueba gratis durante 15 días, sin compromiso ni datos bancarios.  

Gracias a la simplicidad de registrar datos y la automatización de tareas, con Kizeo Forms ahorras tiempo en: 

• Creación de reportes: ya no hace falta volver a la oficina para terminar el reporte después de una intervención. Con Kizeo Forms los técnicos van registrando los datos necesarios durante la intervención y, una vez finalizada, el reporte es creado de forma automática. En un par de clics, sin dolores de cabeza ni desplazamientos extra. 
• Solicitudes entre departamentos: configura notificaciones automáticas para que otros empleados o departamentos desarrollen una tarea. Kizeo Forms te permite, por ejemplo, enviar desde el terreno, solicitudes de compra de materiales al departamento encargado o asignar una avería a un técnico. En clics, puedes activar flujos de trabajo muy eficientes.
• Análisis de la información: olvídate de tener que zambullirte en pilas de papeles para analizar los datos clave de tu empresa. Centraliza toda la información importante para tu actividad en la nube y accede a ella estés donde estés. 

¿Quieres ahorrar hasta 10h a la semana por cada empleado? Comienza con Kizeo Forms ahora. Aprovecha la prueba gratis de 15 días, no pedimos datos bancarios.

Kizeo Forms es una herramienta digital apta para cualquier tipo de empresa o cualquier sector de actividad. Las grandes empresas, las pymes y los autónomos pueden disfrutar de los beneficios de Kizeo Forms. 

Ya sea que realicen inspecciones, auditorías, ventas, distribución, mantenimiento, inventarios, control de horas, informes…

Kizeo Forms es el aliado que necesitas si tienes personal en terreno que debe registrar datos. Digitaliza todo tipo de documentos, de todos los departamentos de tu empresa sin importar el tamaño o la actividad que realices.Conoce los casos de éxito de nuestros clientes.

Un formulario digital es la alternativa a cualquier tipo de documento en papel que uses en tu empresa para registrar información.  A diferencia de los formularios en papel tradicionales, los formularios digitales de Kizeo Forms pueden ser completados usando un móvil o una tablet. 

Haz tus formularios digitales a medida con nuestra herramienta e incluye casillas para agregar notas de voz, fotos, hora y fecha, geolocalización, entre otras. 

Algunas de las ventajas de digitalizar tus formularios con Kizeo Forms van desde validar automáticamente la información ingresada, reducir errores de entrada de datos, almacenar la información de forma segura en bases de datos digitales y permitir un procesamiento más eficiente de los datos recopilados.Aprende más sobre los formularios digitales en este artículo.

¡Sí! Hemos diseñado un programa de partners que permite a nuestros aliados comercializar Kizeo Forms en España. 

Si te interesa, aquí tendrás más información sobre cómo formar  parte de nuestra red de partners aquí.

Con Kizeo Forms, crea formularios digitales rápidamente desde la plataforma web ¡sin necesidad de tener conocimientos de código! Los modelos que hayas creado pueden ser rellenados desde la app por tus empleados, para que recojan datos en terreno y creen reportes en minutos.

Consigue que tus empleados ganen tiempo durante cualquier tipo de intervención.

Automatiza la creación y envío de reportes para hacer más simple la toma de datos.

Gracias al modo offline (sin acceso a una red de datos o wifi), cualquier usuario de la app móvil de Kizeo Forms puede tomar datos y rellenar formularios digitales. 

Los usuarios podrán trabajar estén donde estén sin perder la información recogida. ¡Una herramienta todoterreno que se adapta a las necesidades de tu actividad!

Por supuesto. Con la interfaz de administración de Kizeo Forms, puedes gestionar fácilmente diferentes perfiles y derechos de los empleados.

Replica tu organigrama o jerarquía usando los perfiles de nuestra herramienta:

• Administrador: Puede crear y editar formularios desde la plataforma web, limitar la visibilidad de los formularios, dar permisos, gestionar la cuenta y las licencias y más.
• Jefe de grupo: Tiene acceso al histórico de datos que tenga asignado y, dependiendo del nivel de acceso concedido, también podrá crear y editar formularios y gestionar los permisos de los usuarios. Con este rol, no podrá acceder a las pestañas de “Configuración de Kizeo Forms” ni a al menú de “Suscripción”
• Usuario: Este perfil tiene permiso para rellenar datos en los formularios digitales tanto desde la app como desde la aplicación web. No puede crear ni editar formularios ni gestionar la cuenta.

Con Kizeo Forms, envía reportes de las intervenciones automáticamente por email.

Define fácilmente escenarios de emails para enviar información a empleados, técnicos, proveedores, clientes y más.

Esta funcionalidad, envía reportes dependiendo de los resultados de una intervención o tarea para mantener una comunicación fluida entre el personal en terreno y la oficina.

Kizeo Forms es una solución internacional utilizada en más de 60 países. La aplicación móvil está disponible en 9 idiomas: francés, inglés, español, alemán, italiano, portugués, neerlandés, sueco y chino simplificado.

La plataforma web de Kizeo Forms está traducida a 7 idiomas: francés, español, inglés, portugués, alemán, italiano y chino simplificado.

Para apoyarte en tus proyectos, nuestro equipo de soporte multicultural está encantado de trabajar contigo en 5 idiomas: francés, inglés, español, neerlandés, flamenco y portugués.

¡Sí! Gracias a la funcionalidad de push automático, envía datos de un formulario ‘A’ a otros formularios ‘B’, ‘C’, ‘D’, etc.

Consigue agilizar y simplificar la toma de datos en terreno, permitiendo que un formulario “hijo” tome datos de forma automática de un formulario “padre”.

Transferir determinados datos entre formularios hace más fácil el uso de la herramienta durante una intervención.

Con la transferencia automática, puedes automatizar flujos de validación y revisión. Esta funcionalidad está pensada para evitar errores por parte de los usuarios al momento de registrar datos.

A partir de una condición, consigue desencadenar transferencias entre usuarios para validar, o no, una intervención o tarea.

En este tutorial te explicamos cómo funciona a profundidad.

Kizeo Forms cuenta con una prueba gratis de 15 días (sin necesidad de tarjeta de crédito ni datos bancarios), para que puedas descubrir todas las funciones esenciales.

Invita hasta 10 personas de tu equipo (usuarios) durante este periodo para que prueben nuestra herramienta al 100%.

Un usuario es una persona que usa Kizeo Forms para registrar datos, bien sea desde la app móvil o desde el ordenador.

1 usuario = 1 dispositivo móvil = 1 persona

Kizeo Forms cuenta con dos planes:

• Plan mensual: 18€ al mes por usuario
• Plan anual: 12€ al mes por usuario, que consiste en un solo pago anual (144€ por usuario)

Paga en función del número de licencias (usuarios) que necesites y durante el tiempo que se ajuste mejor a tu metodología de trabajo. 

Ten presente que en el plan mensual debes renovar cada una de tus licencias mes a mes, y en el plan anual, realizas un pago anual por cada licencia, que debes renovar anualmente. 

Puedes pagar con transferencia bancaria, Paypal, tarjeta de crédito y tarjeta de débito.

No, todas las suscripciones y licencias de Kizeo tienen una fecha de inicio y una fecha de finalización y no implican una renovación automática.

¿Tu equipo está creciendo y necesitas más licencias para los nuevos empleados? Añade nuevos usuarios (una licencia = un usuario) a tu cuenta en cualquier momento.

En este tutorial te explicamos cómo puedes agregar nuevas licencias a tu plan anual.

Hay 2 tipos de suscripciones: el plan mensual o anual. 

Esto quiere decir que la permanencia solo aplicará para el tiempo por el que hayas adquirido las licencias. 

En otras palabras, si pagas 1 mes, tu permanencia solo será de 1 mes. Si pagas el plan anual, tu permanencia solo será del año que hayas pagado.

Ten presente que al optar por una suscripción anual, ahorras un 33% frente al plan mensual.

• En cuanto recibamos el pago de tus licencias, podrás empezar a disfrutar de las funcionalidades ilimitadas.
• Si has pagado online desde la plataforma web con tarjeta de crédito o Paypal: inmediatamente después de la finalización del pago.
• Si has hecho una transferencia bancaria: tus licencias se activarán en cuanto recibamos la transferencia (o en cuanto recibamos un justificante de transferencia)
• Si nos has enviado una orden de compra: tus licencias se activarán tras la tramitación de la orden por nuestra parte (tramitación rápida en menos de 5 horas en días laborables) de acuerdo con las condiciones de pago habituales (no más de 30 días naturales).

Sí, debes pagar el IVA a la hora de realizar los pagos y/o adquirir nuevas licencias.

Después de que acabe tu periodo de prueba o que se termine tu suscripción, podrás continuar accediendo a la plataforma web de Kizeo Forms. 

Sin embargo, los formularios que hayas creado y los datos enviados se conservarán, después de que termine tu contrato o periodo de prueba, durante un mínimo de 3 meses. 

Sin embargo, los usuarios ya no podrán acceder a la herramienta ni podrán registrar datos mientras no se pague la suscripción.

En absoluto, ya que Kizeo Forms es una herramienta intuitiva que está al alcance de todos. No hace falta que tengas una formación específica ni conocimientos de código. Con Kizeo Forms haz simple lo complejo.

Para moverte como pez en el agua por Kizeo Forms, siempre habrá una curva de aprendizaje a tener en cuenta. Qué tan rápido puedas superar la curva dependerá de qué tan lejos quieres llegar con Kizeo Forms, cuánto tiempo puedes dedicar a explorar la herramienta y si ya eres un usuario de otros softwares. 

En todos los escenarios, cuentas con el apoyo y orientación de nuestros expertos para avanzar a tu ritmo. Además de tener siempre disponibles tutoriales escritos y en vídeo, guías y webinars formativos.

Con un poco de inversión de horas de tu parte y ganas de digitalizar tus procesos para alcanzar la excelencia, en menos de 3 meses ya dominarás Kizeo Forms.

En el caso de que domines Excel, ya usas un ERP, un CRM o Power BI, seguro que Kizeo Forms te resultará familiar y más simple de usar. Es probable que en mucho menos tiempo puedas navegar a tus anchas por la herramienta

No te preocupes, ¡Kizeo Forms no requiere ninguna habilidad específica para comenzar! La herramienta te permite crear rápidamente formularios digitales de manera simple gracias a la tecnología drag and drop (en español, arrastrar y soltar).

Configura tus formularios inteligentes usando los más de 25 campos disponibles para crear potentes herramientas de registro: incluye fotos, firmas, campos de texto, geolocalización y mucho más. 

Para que puedas trabajar y avanzar de acuerdo a tus necesidades, nuestro equipo de expertos en digitalización está disponible para apoyarte y guiarte. Además, cuentas con 2 formaciones online en vivo todos los meses, webinars y vídeos on demand y tutoriales escritos.

¡Sí! Contamos con una biblioteca con más de 50 modelos para registrar y documentar todo tipo de actividades. Para acceder a ellos, inicia sesión en la plataforma web de Kizeo Forms y, en el menú formularios, haz clic en Biblioteca.

Allí encontrarás algunos modelos básicos que podrás comenzar a usar de inmediato, una vez los agregues a tu cuenta. 

También podrás ver y acceder a otros modelos más avanzados que sirven como inspiración. Debido a que están construidos con funcionalidades avanzadas, te recomendamos que o bien los tomes como referencia para crear los tuyos desde cero o bien trabajes de la mano de uno de nuestros expertos para ajustarlo a tus necesidades.

Kizeo Forms funciona sobre la base de una licencia por usuario, en el sentido de que se requiere una licencia por usuario y por dispositivo móvil. Un usuario es un empleado que introduce datos en Kizeo Forms.

Es muy sencillo. Lo único que deben hacer tus empleados es descargarse la aplicación de Kizeo Forms en su smartphone o tablet en Google Play (Android) o en la App store (iOS).

Si por razones de política interna o de seguridad tu equipo sólo tiene acceso a una tienda privada, contáctanos. 

Una vez instalada la aplicación, solo hace falta que cada usuario inicie sesión introduciendo el código de empresa, el nombre de usuario y la contraseña. Esta información se proporciona a cada usuario por correo electrónico.

Desde que comienzas a probar Kizeo Forms, cuantas con el acompañamiento de un experto en digitalización asignado a ti. Este encargado de cuenta te guiará por la herramienta y también es tu aliado a la hora de entender cómo puedes lograr una digitalización eficiente.

Una vez adquieras tus licencias, podrás continuar trabajando de la mano de tu agente asignado para resolver dudas de uso o, incluso, para implementar y desarrollar nuevos proyectos en tu empresa. Recuerda que cualquier documento que sea cumplimentado en papel en tu empresa puede volverse una formulario inteligente con Kizeo Forms.

También contamos con servicios adicionales que puedes adquirir si quieres que nos encargamos de la creación del 100% de tu formulario y de la configuración de la cuenta.

Puedes ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte. Te responderemos lo antes posible, en nuestro horario de atención de lunes a viernes de 9h a 18h (CET). 

• Llámanos al fijo +34 930 46 55 31 o al móvil +34 722 61 18 85. 
• Envíanos un Whatsapp al +34 722 61 18 85. Por favor, incluye tu código de empresa, datos técnicos del dispositivo y pantallazos o vídeos de la incidencia de Kizeo Forms. 

Escribirnos a contacto-iberia@kizeo.com. No olvides incluir tu código de empresa, datos técnicos del dispositivo y pantallazos o vídeos de la incidencia con la herramienta.

Para las personas que trabajarán desde la plataforma web (en la creación de formularios y análisis de datos) tenemos una guía de inicio que compartimos durante los primeros días del periodo de prueba. Si ya iniciaste tu periodo de prueba pero aún no lo tienes, ¡contáctanos! Te enviaremos el enlace para que des tus primeros pasos en la herramienta.

Para los usuarios de la app móvil, contamos con un manual en versión web y en versión PDF que puedes imprimir para entregar a los usuario

La versión web la tienes disponible aquí.

Y la versión PDF para imprimir está disponible bajo demanda. Si te interesa, contáctanos para que tu consultor asignado te comparta el material.

Todos los meses contamos con formaciones online y en directo en torno a Kizeo Forms. 

 Está orientada a dar a conocer las funcionalidades de la herramienta, incluyendo casos prácticos, en muchas ocasiones.

Regístrate en nuestras formaciones aquí.

La app Kizeo Forms está disponible en todos los smartphones y tablets equipados con al menos las tecnologías iOS 10 y Android 5.

Descarga Kizeo Forms hoy mismo en Google Play o en la App Store.

Kizeo Forms tiene una API abierta (Web Service REST) y webhooks que te permiten conectar la solución a tus software y herramientas empresariales favoritas. 

Una API (Application Programming Interface) es una tecnología que permite a dos aplicaciones comunicarse entre ellas para enviar o modificar datos. Implementarla requiere de conocimientos avanzados de programación y código y es ideal para desarrollos complejos, en los que están conectadas diversas pasarelas.

Los webhooks, por otro lado, te permiten enviar datos a un software externo cada vez que ocurre un evento específico, como por ejemplo, cuando se rellena un dato concreto en un formulario de Kizeo Forms. 

Con un coste adicional, también podemos ofrecerte el conector BI.

Kizeo Forms cuenta con conectores nativos y gratuitos para facilitarte la integración sin desarrollos de códigos.

Actualmente, Kizeo Forms cuenta con integración nativa con DropBox, DocuSign, Make y Zapier. 

La integración con Zapier y Make te permiten conectar y automatizar tareas entre cientos de aplicaciones populares, sin necesidad de programación ni desarrollos complejos. 

Si lo que te interesa es recuperar tus datos y almacenarlos de forma centralizada, cuentas con la opción FTP, gracias a la cual podrás compartir archivos mediante servidores FTP de tu elección.

Almacena los datos registrados en Kizeo Forms con archivos CSV, XML o de tipo multimedia en tus propios servidores.

Si quieres usar en Kizeo Forms, por ejemplo, tu base de clientes, la lista de tus empleados o el inventario de tus activos, puedes hacerlo muy fácilmente gracias a ficheros Excel y la funcionalidad de listas externas. 

Las listas externas te permiten cargar tus bases de datos en formato .xlsx para ir aún más lejos con la homogeneidad de la información y la simplicidad de la toma de datos.  

Aprende cómo crear listas externas con este tutorial.

La seguridad de tus datos es nuestra prioridad. Por ello, tus datos se alojan en Francia, de forma segura, con nuestro socio de confianza AWS.

Alojamos los datos de nuestros clientes de forma segura en nuestros servidores de Francia.

Hacemos todo lo posible para proteger los datos de nuestros clientes. Si, a pesar de nuestros compromisos, deseas alojar tus datos exclusivamente en tus servidores, tienes a tu disposición códigos API que te permitirán eliminar permanentemente tus datos una vez hayan pasado por nuestros servidores.

Por razones de seguridad, estos códigos sólo pueden entregarse previa solicitud por escrito a nuestro servicio de atención al cliente y tras la firma de un descargo de responsabilidad.

Kizeo Forms también ofrece el alojamiento de tus datos en servidores exclusivos bajo ciertas condiciones de volumen (número de licencias).

Sí, nuestra solución respeta el Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD). En Kizeo, prestamos especial atención a los datos personales de nuestros clientes.

La seguridad de los datos personales relacionados con tu cuenta y tus usuarios: Las direcciones de correo electrónico asociadas a tu cuenta sólo se utilizan para enviarte información sobre tus planes y/o la herramienta Kizeo Forms (noticias, consejos, actualizaciones disponibles, etc.). Nos comprometemos a no revender nunca tus datos personales. Más información sobre nuestra política de privacidad.

Puedes darte de baja de estas comunicaciones en cualquier momento haciendo clic en el enlace para desuscribirse de nuestros correos electrónicos. Para consultar, modificar o eliminar tus datos personales, contáctanos. 

La seguridad de los datos personales introducidos en tus Formularios Kizeo Forms: Nuestros clientes son los propietarios de los datos introducidos en sus formularios y, por tanto, responsables de la conformidad con el RGPD. Para ayudarte a implementar las mejores prácticas, los campos RGPD están disponibles en Kizeo Forms.

La seguridad de tus datos es nuestra prioridad. Por ello, Kizeo ha puesto en marcha un conjunto de medidas estrictas.

Además de la seguridad de los datos personales y el cumplimiento de la RGPD, en nuestra empresa hemos implementado: 

• Confidencialidad de los datos en Kizeo Forms: Cada empleado de Kizeo se ha comprometido por escrito y por tiempo ilimitado a respetar la confidencialidad de los datos de nuestros clientes.
• Seguridad de los datos con respecto a terceros:
  • El alojamiento de tus datos: Los datos de nuestros clientes se alojan en servidores situados en Francia. Nuestros proveedores de servicios se benefician de certificaciones sólidas, documentadas y disponibles previa solicitud.
  • Inicio de sesión de usuario seguro en 3 pasos: código de empresa, nombre de usuario y contraseña.
  • Transferencia de datos encriptada realizada en TLS (Transport Layer Security) 1.2.

La documentación sobre seguridad de datos con Kizeo Forms está disponible bajo petición.

Tienes el control de tus datos y puedes recuperarlos en cualquier momento a lo largo de tu suscripción, independiente si estás usando el plan mensual o el plan anual, de forma manual o automática (mediante la opción FTP, Dropbox o el uso de nuestras API).

Si tu suscripción finaliza y no has tenido tiempo de recuperar tus datos, estos continuarán siendo accesibles y descargables manualmente desde la plataforma web de Kizeo Forms durante 3 meses, tras la finalización de tu suscripción.

Previa solicitud, Kizeo podrá proceder a la eliminación total y definitiva de tu cuenta y tus datos (previa presentación de una exención de responsabilidad del cliente) antes de los 24 meses exigidos por la ley.

Si no tienes tiempo para crear tus formularios inteligentes y configurar Kizeo Forms por tu cuenta, puedes optar por nuestro servicio de consultoría Llave en mano. 

Este es un servicio adicional en el que nuestros expertos desarrollan tu formulario, importan tus bases de datos, crean los escenarios de correo personalizado, configuran tus reportes a medida en PDF o Excel y parametrizan tu cuenta y la de tus usuarios. 

Si te interesa, contáctanos.

¡Sí! Tenemos planes y descuentos especiales para la implementación de Kizeo Forms a gran escala dentro de tu empresa. Contáctanos para obtener más información.

Kizeo Forms ofrece una oferta completamente transparente. Ya sea que optes por un plan mensual o anual, tendrás acceso ilimitado a todas las funcionalidades sin sorpresas.

• Creación y uso ilimitado de formularios
• Introducción ilimitada de datos desde la aplicación
• Acceso gratuito a nuestros servicios web (API en Rest)
• Soporte telefónico, por email y Whatsapp
• Recursos en línea gratuitos (tutoriales, vídeos, webinars)
• Consultoría en digitalización de tus procesos

Si lo deseas, puedes adquirir los servicios opcionales que ofrecemos: 

• Suscripción a nuestro conector BI que te permite recuperar tus datos en Power BI.
• Servicio Llave en mano: nuestros expertos se harán cargo de poner en marcha Kizeo Forms y entregarte tu cuenta lista para usar. Esto te permite tener una implementación acelerada de la herramienta. El servicio Llave en mano está disponible tanto para nuevos usuarios como para nuestros clientes.