Las ventajas de estandarizar procesos en higiene alimentaria

09May, 2022

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• Ubicación: España
• Años de experiencia: 8 años
• Industria: Higiene alimentaria
• Trabajadores: 250-300
• Nuestro entrevistado: Juan Carlos Navarro, responsable de administración financiero y de sistemas en Solulim

El desafío: Recoger y centralizar todos los datos industriales y administrativos en una sola plataforma.

Los beneficios: Consiguieron la estandarización de procesos, agilizaron la comunicación entre departamentos de la empresa y ganaron en eficiencia al digitalizar la recolección de datos sobre incidencias, entrega de EPIs y averías.

Solulim, líder en higiene alimentaria sostenible

A la hora de hablar de soluciones en higiene y seguridad alimentaria, es indispensable reconocer el compromiso y recorrido de una empresa como Solulim. Constituida en 2014, cuenta con ocho años de experiencia brindando un servicio integral especializado en higiene sostenible. Su actividad se centra en contribuir a las buenas prácticas de higiene en la industria alimentaria.

La misión de Solulim es adaptar todos sus protocolos de limpieza y desinfección a los procesos industriales y las instalaciones de sus clientes; lo que incluye protocolos de limpieza y desinfección de procesos productivos, de los equipos y de las instalaciones. Esto permite que sus clientes puedan alargar la vida útil del producto final disminuyendo la contaminación de microorganismos.

Dentro de sus pilares clave están el flujo continuo de innovación, la seguridad y el compromiso con la sostenibilidad. Por ello, en el 2021 fueron galardonados con el premio al Liderazgo en Soluciones de Higiene Sostenible Alimentaria, enmarcado en los Premios Sostenibilidad y Medio Ambiente. Una reafirmación de su trabajo en lo cultural, económico, ambiental y social.

La necesidad de estandarizar procesos y centralizar la información

El tipo de proceso industrial que desarrolla Solulim, implica un trabajo constante en terreno y con personal en movilidad. Esto llevaba a que existieran múltiples métodos para captar información; entre los que se encontraban tanto las llamadas como el correo electrónico o, incluso, los mensajes de Whatsapp. En la práctica, los datos estaban dispersos en formatos dispares.

Por ejemplo, si un supervisor requería buscar la constancia de un proceso, tenía que revisar en varios repositorios para encontrarla. A su vez, los técnicos encargados de hacer reportes perdían tiempo al tener que regresar a las oficinas para rellenar manualmente los datos recopilados y adjuntar fotografías.

Detectar las horas desperdiciadas en transcribir y gestionar la información llevó a que Solulim iniciara un proceso de transformación. Juan Carlos Navarro –responsable de administración financiero y de sistemas en Solulim– expresa que para optimizar sus procesos industriales internos, necesitaban encontrar una solución digital que les permitiera documentar y centralizar la información generada en terreno por sus empleados.

Esta digitalización involucraba tanto al personal administrativo como al personal técnico en terreno y tenía como objetivo estandarizar y centralizar los datos recopilados. Juan Carlos buscó una solución en el mercado que le permitiera rellenar formularios digitalmente y que fuese sencillo para las personas que no tienen conocimientos informáticos. También quería encontrar un aliado que fuese flexible y que se adaptara a sus ciclos de trabajo: no quería una solución estándar ni rígida.

La digitalización de procesos industriales para ganar en eficacia y trazabilidad

Al comenzar a trabajar con Kizeo Forms, los empleados consiguieron recopilar todo tipo de información sobre la marcha y ahorrar tiempo en gestiones que antes eran tediosas. La alternativa de trabajar offline de Kizeo Forms ha sido crucial para hacer los procesos in situ y tener la información fresca, centralizada y actualizada siempre.

La productividad de los equipos ha mejorado mucho; antes todo era manual y ahora es electrónico. No hay que redigitalizar ni renombrar.

Juan Carlos Navarro Garcia, responsable de administración financiera y de sistemas en Solulim

Prevención de riesgos laborales efectiva

Al implementar Kizeo Forms, era indispensable para Solulim llevar a cabo el registro de actividades relacionadas con la prevención de riesgos en el lugar de trabajo (PRL). Su objetivo era conseguir una trazabilidad tanto de la entrega de equipos de protección individual (EPIs) como del control de incidencias, el registro de capacitaciones y los partes diarios de incidencias durante los turnos.

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Seguimiento continúo a maquinarias industriales

Llevar el control de las averías de maquinarias o la toma de datos de temperatura se ha agilizado gracias al uso en terreno de Kizeo Forms. Han realizado más de 500 formularios, aún cuando no ha habido conexión a internet. Entre ellos incluyen la opción de adjuntar fotos, firma, geolocalización, entre otros. 

Comunicación en tiempo real de todos los departamentos

Conectar la información facilitada por el personal terreno a los equipos administrativos ha agilizado la solicitud de vacaciones y la gestión de permisos. Se han eliminado horas desperdiciadas en gestiones administrativas, ganando en productividad. 

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