Utilisation d’un logiciel QHSE : Projet et enjeux managérial

20Fév, 2024

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La Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement en entreprise représente un ensemble de pratiques cruciales visant à assurer le bien-être des employés, la protection de l’environnement, et la qualité des produits ou services. Ainsi, pourquoi utiliser un logiciel QHSE pour mener à bien les enjeux qui y sont associés et mettre en place un projet managérial ? Les normes de la QHSE, essentielles pour le développement durable et la compétitivité des entreprises, impliquent une gestion rigoureuse et proactive des risques, la conformité aux réglementations et l’amélioration continue des processus internes. De plus, adopter une démarche QHSE efficace permet non seulement de réduire les incidents et accidents, mais aussi de valoriser l’engagement de l’entreprise envers ses employés, ses clients et l’environnement.

Sommaire : 

1. Comprendre les enjeux QHSE dans le monde professionnel d’aujourd’hui
2. Création d’un projet managérial QHSE
3. 10 raisons de digitaliser ses processus avec un logiciel QHSE
4. Comment choisir le bon logiciel QHSE ?

1. Comprendre les enjeux QHSE dans le monde professionnel d’aujourd’hui

Dans un contexte professionnel de plus en plus exigeant, les enjeux QHSE prennent une importance capitale. Les entreprises sont confrontées à de multiples défis :

• Perte de données
• Adhésion difficile aux procédures
• Manque d’information
• Contraintes administratives
• Nécessité d’une approche plus préventive que curative
• Manque de reconnaissance
• Sentiment d’épuisement
• Impression de solitude
• Moyens techniques limités
• La nécessité d’un management efficace et collaboratif

Par conséquent, ces obstacles soulignent l’urgence d’une meilleure collaboration entre le bureau et le terrain, ainsi que la nécessité de digitaliser les processus avec un logiciel QHSE.

L’impact de la non-conformité sur la réputation et la performance économique

La non-conformité aux normes QHSE peut nuire à la réputation d’une entreprise, affectant sa performance économique. Les conséquences peuvent aller de sanctions financières à la perte de confiance des clients et des partenaires, soulignant l’importance d’adopter des solutions proactives pour éviter ces risques. En effet, ces impacts soulignent l’importance pour les entreprises d’investir dans des programmes de conformité robustes pour éviter les risques liés à la non-conformité et assurer leur pérennité et leur succès économique.

Dotation EPI

2. Création d’un projet managérial QHSE

La pyramide de Dilts

La pyramide de Dilts est un modèle en programmation neuro-linguistique (PNL) qui hiérarchise les niveaux d’expérience et de changement, de l’environnement au but, en passant par les comportements, capacités, croyances et valeurs, jusqu’à l’identité et la spiritualité. Elle permet d’aborder le changement de manière globale et intégrée.

Elle comprend 6 niveaux, qui sont des questions à se poser pour avancer dans sa réflexion. Ils guident tout type de projet, structurant ainsi les aspects de l’expérience humaine pour le développement personnel et le changement. Voici son adaptation pour un modèle QHSE. Chaque niveau inférieur aura une influence sur le niveau supérieur :

1. Sens de la mission : Pour quoi faisons-nous cela, pour quelles raisons, dans quel but… ?
2. Identité : Qui sommes-nous ? Quel rôle ai-je en tant que manager QHSE ?
3. Les croyances et valeurs : Quelles sont celles qui guident nos actions ? Permet de guider les décisions à prendre.
4. Capacité : Quels sont les moyens et compétences utilisés et nécessaires pour développer le projet (humain, financier, temps, digitaux…)
5. Comportement : Que faisons-nous ? Que devons-nous faire ?
6. Environnements physique et humain, actuels ou nécessaires : Où, quand, avec qui ?

Se former en tant que QHSE et former la direction et les collaborateurs terrain

La formation doit être intégrée dans la stratégie de l’entreprise (à tous les niveaux). Par ailleurs, privilégier la pédagogie active et l’entraînement : causeries, simulations, cas, jeux de rôle, exercices, vidéos, débriefings…
Selon l’OPPBTP et l’Organisation Internationale du Travail, 1€ investi dans la Prévention Santé Sécurité au Travail rapporte 2,19€ en 18 mois.

4 leviers à actionner avec un logiciel QHSE

• Plan d’Actions SMARTEFV (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini, Efficient, qui Fait sens, avec de la Valeur).
• Visite Terrain : Il est primordial de relever ce qui se passe réellement et concrètement sur le terrain.
• Plan de Prévention : Maximiser ses efforts sur le préventif pour la gestion des risques est tout aussi important que sur le correctif.
• Causerie : Les causeries sont des sources essentielles de collecte d’information et d’échanges entre collaborateurs.

3. 10 raisons de digitaliser ses processus avec un logiciel QHSE

La digitalisation se présente comme la solution optimale aux défis QHSE :

1. Un gain de temps global : 1 compte-rendu papier = 1/2 journée de travail. Une solution digitale fait gagner 10 à 15h de travail par semaine.
2. Optimisation de la collecte de données : L’automatisation et la précision améliorent la qualité des données recueillies. La remontée de l’information terrain est rapide et qualitative.
3. Amélioration continue de la qualité : Le suivi en temps réel et les actions correctives rapides assurent une gestion efficace de la qualité.
4. Renforcement de la sécurité au travail : La prévention des risques et la réduction des accidents sont au cœur des préoccupations.
5. Analyse de données et reporting améliorés : Les tableaux de bord personnalisables et les rapports automatisés permettent une meilleure prise de décision.
6. Accessibilité et mobilité : Une application mobile facilite et accélère les interventions terrain telles que les audits, les émargements/causeries, les protocoles de sécurité ou encore les plans de contrôles qualité.
7. Communication interne facilitée : Le partage d’informations en temps réel renforce la collaboration entre les équipes. L’adhésion des collaborateurs à la QHSE est renforcée.
8. Une meilleure organisation personnelle et collective
9. Une automatisation des tâches chronophages : Grâce à de multiples fonctionnalités permettant de minimiser l’administratif et se concentrer sur les processus à valeur ajoutée.
10. Réduction des coûts opérationnels : La diminution de l’usage du papier et l’optimisation des processus allègent les dépenses.

Digitalisation – Logiciel QHSE

4. Comment choisir le bon logiciel QHSE ?

Choisir le bon logiciel QHSE pour votre entreprise est crucial pour garantir le respect des normes et réglementations, tout en optimisant l’efficacité opérationnelle. Voici des critères essentiels à considérer lors de cette sélection :

Adéquation aux besoins spécifiques de l’entreprise

• Évaluation des besoins : Identifiez précisément les besoins de votre entreprise en matière de QHSE. Cela peut inclure la gestion des incidents, le suivi des formations et compétences, la gestion des audits, etc.
• Personnalisation : Le logiciel doit offrir une certaine flexibilité pour s’adapter à vos processus spécifiques.

Intégration et compatibilité

• Compatibilité avec les systèmes existants : Le logiciel doit pouvoir s’intégrer facilement avec d’autres outils utilisés par votre entreprise (ERP, CRM, etc.).
• Interopérabilité : La capacité à échanger des données avec d’autres systèmes est cruciale pour une gestion efficace.

Facilité d’utilisation et support

• Interface utilisateur intuitive : Le logiciel doit être facile à utiliser pour assurer une adoption rapide par tous et une implémentation terrain facile à mettre en place.
• Support technique : Le fournisseur doit proposer un support technique de qualité pour accompagner l’implémentation et l’utilisation du logiciel.

Fonctionnalités et évolutivité

• Fonctionnalités clés : Vérifiez que le logiciel offre toutes les fonctionnalités nécessaires dont vous avez besoin pour gérer tous vos processus terrain.
• Évolutivité : Le logiciel doit pouvoir s’adapter à la croissance et aux changements de votre entreprise.

Sécurité des données

• Protection des données : Assurez-vous que le logiciel offre un niveau de sécurité adéquat pour protéger vos données sensibles.
• Sauvegarde et récupération : Des fonctionnalités de sauvegarde et de récupération des données sont essentielles pour prévenir les pertes de données.

Coût

• Analyse coût-bénéfice : Évaluez le rapport qualité-prix du logiciel, en tenant compte des coûts initiaux, des abonnements, de la maintenance et des mises à jour.
• Coûts cachés : Faites attention aux coûts cachés potentiels, comme les frais de formation supplémentaire ou les coûts d’intégration. Choisir un logiciel Saas No-Code semble être une solution adaptée pour ne pas avoir de surprise de ce côté.

Interview client : Christopher Auguste – Ingénieur Prévention – GCC

Conclusion

Digitaliser les processus avec un logiciel QHSE adapté offre une multitude d’avantages : optimisation des opérations, conformité réglementaire, engagement environnemental, et bien plus encore. L’adoption d’une telle solution représente un pas décisif vers une gestion plus efficace et responsable des enjeux QHSE dans le monde professionnel d’aujourd’hui.

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