Automatización de tareas con una aplicación móvil

La automatización de tareas es clave para empresas que buscan aumentar su eficacia y reducir los tiempos de ejecución de proyectos. Este artículo explora cómo la implementación de un software SaaS para la recolección de datos de campo, sin necesidad de programación, puede maximizar la productividad y optimizar las operaciones diarias en una empresa.

1. ¿Qué es la automatización de tareas?

La automatización de tareas incluye el uso de tecnologías y diversos herramientas para ejecutar procesos repetitivos sin intervención humana. Esto aumenta la precisión y reduce los errores. Estas tecnologías facilitan operaciones sin fallos y permiten una mejor gestión de los flujos de trabajo y recursos.

Para cualquier intervención en terreno, automatizar al máximo su trabajo constituye un ahorro de tiempo considerable. Esto permite al técnico concentrarse en sus misiones de alto valor agregado y minimizar todas las tareas administrativas. Que si bien son claves para hacer seguimiento a los contratos, son tediosas y repetitivas.

2. ¿Por qué automatizar tus tareas de trabajo?

El auge de la inteligencia artificial, que a veces reemplaza o facilita el trabajo manual, ilustra bien el deseo humano de automatizar tanto como sea posible su trabajo. Ya son muchas las empresas que han dado un primer paso al dejar de trabajar con formatos en papel y digitalizar sus tareas y reportes de actividad. Pero en cualquier caso, las empresas que desean perfeccionar el seguimiento de sus actividades deben abrirse paso hacia la automatización de tareas.

Automatización de tareas: puedes hacer que tus formularios se conecten con tus aplicaciones de Google

10 beneficios claves de la automatización de procesos:

• Mejores flujos de trabajo: Un flujo de trabajo es una serie de pasos para procesar datos. Suele utilizar documentos o informes para avanzar. En la mayoría de las organizaciones, un flujo de trabajo proporciona a las personas toda la información que necesitan para validar algo, con plazos y reglas específicas. Así, pueden ser controlados por personas, sistemas, o ambos.
• Facilidad de uso: Las funcionalidades de los formularios digitales son personalizables y automatizables para adaptarse a las necesidades específicas de los usuarios.
• Ahorro de tiempo: Los procesos automatizados funcionan sin interrupción, acelerando las operaciones.
• Mayor precisión en las tareas: La automatización garantiza una ejecución sin errores, reduciendo así los problemas.
• Disponibilidad en tiempo real: Los datos están disponibles en la nube inmediatamente, permitiendo decisiones rápidas e informadas.
• Mejora de la colaboración: Facilita los intercambios entre los equipos de campo y las oficinas administrativas.
• Interoperabilidad: Los datos pueden conectarse a otras aplicaciones empresariales, simplificando así los flujos de trabajo.
• Reducción de costos: Disminuye los costos relacionados con la gestión de documentos en papel y el tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Conformidad y trazabilidad: Asegura el cumplimiento de las normativas y ofrece una trazabilidad completa de las acciones.
• Seguridad de los datos mejorada: La digitalización reduce los riesgos relacionados con la manipulación humana de los datos. Además, estos últimos están almacenados de manera segura en la nube.

3. Automatización de tareas con Kizeo Forms

Automatizar tareas y su seguimiento con Kizeo Forms tiene distintos beneficios para empresas con técnicos desplegados en terreno:

• Ahorro de 3 a 5 horas de trabajo semanal en procesamiento de información
• Acceso a datos en tiempo real y mejor difusión de información
• Reducción de errores. Todos los equipos trabajan con los mismos formularios digitales, bajo los mismos procesos. Con funcionalidades automatizadas como bases de datos, cálculos, tablas, etc., el riesgo de error de captura es limitado y esto facilita la recolección de la información.

¿Cómo Kizeo Forms automatiza tus procesos?

• Gestión automatizada de intervenciones y planificaciones. Programa y envía listas de tareas e intervenciones a los equipos de campo, que se integran automáticamente en sus calendarios móviles, optimizando la coordinación y ejecución de actividades.
• Transferencia automática de datos. Facilita la interacción entre distintos miembros del equipo permitiendo la transferencia automatizada de datos, lo que reduce la necesidad de intervenciones manuales y mejora la eficiencia en procesos como aprobaciones de vacaciones o gestiones de teletrabajo.
• Automatización de documentos con cálculos automáticos. Desde Recursos Humanos hasta el departamento Comercial, automatizamos la generación de documentos importantes como solicitudes de vacaciones, presupuestos, y facturas, reduciendo la carga administrativa y mejorando la precisión.
• Firma electrónica para validación a distancia. Implementamos la firma electrónica para garantizar la validación instantánea de documentos importantes desde cualquier lugar, ofreciendo una solución flexible y accesible para profesionales en movimiento.
• Generación automatizada de informes digitales y correos electrónicos. Al completar un formulario, se generan automáticamente informes y correos electrónicos personalizados en formatos Word, Excel o PDF, eliminando pasos administrativos redundantes.

Kizeo Forms ofrece varias opciones para automatizar el respaldo de la información recolectada en terreno

Integraciones y Sincronización con Sistemas Externos

Un punto que es de suma importancia en la automatización de tareas, es la “comunicación” entre sistemas y aplicaciones. Las empresas modernas cuentan con decenas de aplicaciones, desde servicios de mensajería hasta CRM, ERP y servicios de almacenamiento de datos en la nube, y pierden tiempo traspasando información de un sistema al otro. Por eso en Kizeo Forms contamos con distintas alternativas para integrar fácilmente la información recolectada en terreno con otros softwares:

• APIs y Web Services: Ofrecemos integraciones con sistemas externos como CRM y ERP para actualizar bases de datos automáticamente o gestionar inventarios, facilitando la cohesión entre diferentes plataformas de software.
• Centralización de documentos con el servidor FTP: Centralizamos la gestión de documentos y datos, proporcionando una estructura organizada que facilita el acceso y la gestión documental.
• Integración con Dropbox: Permite almacenar, clasificar y compartir archivos fácilmente, mejorando la colaboración entre equipos.
• Plataformas de automatización No-Code como Zapier y Make: Creamos conexiones entre aplicaciones diarias, permitiendo desde sincronizar calendarios hasta automatizar la recopilación y distribución de datos, lo que amplía significativamente la capacidad operativa de tu empresa.

Automatiza tus tareas sin necesidad de tener conocimientos de informática con Zapier o Make

Conclusión

En resumen, la automatización de tareas a través de aplicaciones móviles como Kizeo Forms transforma radicalmente la eficiencia y el rendimiento operativo. Esto permite no solo una rápida implementación y ejecución de flujos de trabajo, sino también un considerable ahorro de tiempo para las empresas.

Los beneficios no se detienen allí. Al reducir costos y minimizar la intervención humana, estas herramientas maximizan la eficiencia mientras preservan las tareas esenciales que requieren atención humana. Son una solución ideal para automatizar tareas repetitivas que a menudo se perciben como de bajo valor añadido. La automatización ofrece una oportunidad invaluable de aumentar la productividad mientras se mejora el servicio al cliente.

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