Mejora tu eficiencia con una hoja de control de calidad digital

26Jul, 2023

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Tradicionalmente, para realizar una hoja de control de calidad se han utilizado plantillas en papel que se iban complementando a mano, con las limitaciones y problemas que esto conlleva: trabajo lento y pesado, se pueden cometer olvidos y errores con facilidad, imposibilidad de volcar automáticamente la información recogida en un software informático…

¿Qué es una hoja de control?

Básicamente, una hoja de control de calidad es un formulario diseñado para recopilar datos, por lo que se usa como herramienta genérica para iniciar un proceso de control de actividades para detectar errores y áreas de mejora, y también para encontrar soluciones a problemas concretos. Se usa típicamente para una inspección de calidad o un control de gestión de riesgos.

Se trata de una de las 7 herramientas clave de un sistema de gestión de calidad junto a las siguientes:

• Diagrama de Ishikawa o Diagrama de causa-efecto. Sirve para identificar muchas posibles causas de un efecto o problema, clasificándolas en categorías.
• Diagrama de flujo. Muestra la secuencia de pasos y las distintas posibilidades que se pueden dar en un proceso: actividades, puntos de decisión,  ramificaciones y  rutas paralelas, así como el orden general de proceso.
• Gráfico de control. Se utiliza para determinar si un proceso es estable o tiene un comportamiento predecible. Los requisitos establecidos previamente se representan a través de la unión de los límites superior e inferior de las especificaciones.
• Histograma. Consiste en diagramas de barras y se utiliza para describir la tendencia central, dispersión y forma de una distribución estadística. 
• Diagrama de Pareto. Herramienta que permite clasificar gráficamente la información de mayor a menor relevancia, con el objeto de destacar los problemas más importantes.
• Diagrama de dispersión. Normalmente se usa para mostrar cómo se relacionan dos variables entre sí, con el fin de analizar su nivel de dependencia o de independencia. 

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¿Cuándo se usa la hoja de control de calidad?

Se utilizan en las siguientes fases o etapas de un control de calidad:

• Comprensión del problema.
• Implantación del plan específico para solucionar este problema.
• Asegurar la permanencia de las mejoras que están funcionando.

Kaoru Ishikawa, creador del diagrama que lleva su nombre, identificó los siguientes usos: 

• Para cuantificar los defectos por producto.
• Para cuantificar defectos por localización.
• Para cuantificar defectos por causa (máquina o trabajador).
• Para realizar un seguimiento a las actividades de un proceso (hoja de chequeo de calidad).

Los errores o áreas de mejora susceptibles de identificarse con una hoja de inspección de este tipo son, entre otros:

• Errores de contabilidad, facturación, gestión de contratos y en todo tipo de trámites administrativos.
• Mal funcionamiento en maquinarias o infraestructuras.
• Incumplimientos en los plazos de entrega de productos o en la realización de servicios.
• Quejas de los clientes respecto al trato recibido o por una calidad deficiente en productos o servicios.
• Absentismo laboral difícilmente justificable o excesivo.
• Incumplimientos de leyes y normativas.

¿Cómo se confeccionan correctamente las hojas de verificación de calidad?

Si te estás preguntando cómo hacer una hoja de verificación para el control de calidad, es importante que sepas que no existe una plantilla estándar. Cada hoja de verificación o chequeo debe responder a las necesidades de cada empresa o departamento. Lo que sí se puedes tener en cuenta algunos pasos para crear una ficha de control de calidad eficiente:

1. Determinar detalladamente el proceso a observar

Se debe enfocar la atención  en las características de cada proceso para tener claras las partes de este que deben observarse y no dar golpes al aire. También hay que evaluar los objetivos y propósitos que se persiguen definiendo el tipo de datos o información que se requiere. Para ello debemos responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué datos necesitamos?
• ¿Se pueden analizar los datos desde diferentes perspectivas?
• ¿Cómo se registran los datos?
• ¿Quién realizará la recopilación de datos?
• ¿Quién va a realizar la recogida de datos, estás preparado para hacerlo de forma eficaz?
• Recolectados los datos, ¿qué uso les daremos?

2. Definir el período de tiempo de recogida de los datos

Puede tratarse de horas, días, semanas e incluso meses, dependiendo de la magnitud del estudio. Este periodo de tiempo se determinará dependiendo de cuán grande sea el proceso o proyecto que tenga que ser sometido a un control de calidad. Las hojas de comprobación, en este caso, nos permiten recopilar todos los datos necesarios. 

Cuando optamos por el formato digital, tendremos mucha más facilidad para encontrar cualquier información que necesitemos en un momento dado.

3. Diseñar una hoja de control clara, fácil de usar y adaptable

Para ello es muy recomendable digitalizar el proceso, cambiando el formato papel por otros métodos mucho más cómodos y eficientes, como un archivo en Excel, o, yendo más allá: algún software específico de creación de formularios digitales.

Incluso al elegir un formato digital, hay que asegurarse de que cada una de las columnas estén claramente descritas y visibles, y que cada espacio tenga suficiente lugar para registrar los datos necesarios.

En la medida de lo posible, se debe diseñar con la información completa, incluyendo fechas, turnos, máquinas o personal, entre otros.

En base a las necesidades de nuestro negocio, y en caso de que se detecten errores o falte información necesaria, la hoja deberá ir adaptándose lo antes posible, para que no pierda utilidad.

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4. Hacer una prueba piloto a modo de test

No siempre se da con hojas de verificación de calidad idóneas a la primera, por lo que es recomendable ir haciendo pruebas hasta encontrar el formato ideal. 

Esto es muy sencillo con programas digitales, con los que fácilmente podemos crear versiones de hojas o formularios, hasta encontrar la que mejor se adapte a lo que necesitamos en cada momento. Google Sheets o Excel son algunos de ellos. 

Una vez que tengamos el modelo de hoja de control perfecto para nuestras circunstancias y las de nuestro negocio, podemos copiar el formato en un software más avanzado que nos lo ponga todo más fácil, y así dejar atrás los programas y plataformas más obsoletas. 

5. Recopilar datos con rigor y objetividad

La toma de datos sobre el terreno es fundamental, por lo que las personas que las realizan deben tomarse muy en serio este trabajo, recopilando todos los datos que hagan falta de forma metódica, rigurosa y sistemática. 

Para conseguir este objetivo, es importante que no se presione en lo que respecta al tiempo a la persona encargada de la toma de datos.

Hay que entender que gran parte de esta tarea puede implicar acciones repetitivas, tediosas y aburridas que podrían nublar la lucidez y la concentración, dando lugar a fallos. 

Por ello, es necesario tomar el tiempo que se requiera para cada tarea y permitir pequeños descansos a la persona encargada para que pueda mantener la mente clara y abierta.

6. Generar informes donde se plasmen las conclusiones del estudio

Una vez se han recogido los datos, es fundamental generar informes con las conclusiones que nos permitan implementar las mejoras necesarias. 

Si se trata de informes automatizados y en tiempo real, los cuales se pueden conseguir con determinadas Apps o software específicos, estaremos añadiendo mucho valor y eficacia a nuestro trabajo.

¿Una hoja de verificación digital o a mano?

Si realizamos una comparación entre hojas de verificación digital y una en papel, no hay duda de que la balanza se decantará hacia el formato digital por sus múltiples ventajas.

Esto incluye poder olvidarnos de transcribir reportes y ganar en rapidez y eficacia a la hora de usar o buscar datos. 

Pero si, además, usamos sistemas de gestión de formularios como Kizeo Forms, que puede usarse como App para móviles y tablets, las ventajas se multiplican. Al usar esta herramienta se saca provecho a potentes funciones, entre ellas: 

Toma de datos sobre el terreno con un smartphone o tablet.

Ejecución offline/online. No es necesario tener conectividad a internet para capturar los datos.

Envío de reportes automáticos y diseño de escenario de correos automáticos.

Información centralizada en una base de datos lo cual permite: facilitar las auditorías y generar estadísticas de gran ayuda para el análisis de datos y la toma de las decisiones más acertadas.

Mecanismos de geoposicionamiento. Aseguran que el formulario se ejecuta desde el punto real de chequeo.

Control de tiempos de ejecución. Puedes agregar el campo de «fecha y hora» para registrar el tiempo que se tarda en realizar cada auditoría / inspección.

Homogeneización de criterios para los distintos parámetros a analizar. 

Detección de los elementos que no están alineados con los criterios predefinidos y levantamiento automático de hallazgos. 

Verificación de la comunicación. En la gestión de la inspección en terreno es indispensable crear canales de comunicación que permitan a las distintas partes interesadas dar cumplimiento y resolución de las disposiciones comprometidas. 

Crea hojas de control digitales con Kizeo Forms

Kizeo Forms es una app pensada específicamente para la recopilación de datos, por lo que se presenta como una excelente alternativa para crear una hoja de verificación (check list)  perfecta para ti.

De hecho, una de sus principales características es que permite adaptar y personalizar cualquier proceso. De este modo, se digitaliza y simplifica la gestión de todas las actividades operativas, como las que se registran en esta hoja.

Ejemplo de hoja de control de calidad usando Kizeo Forms:

A continuación, te dejamos una hoja de control de calidad ejemplo para que sea un punto de referencia para tus propios modelos. Ten presente que puedes establecer campos obligatorios a rellenar, usar imágenes, incluir firma, importar y exportar datos, así como automatizar el envío reportes en formatos como Word, Excel o PDF.

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