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Reducir el uso de papel en las empresas cada vez es más importante. No se trata solo del gran impacto medioambiental que tiene su utilización, sino que también influye en la productividad y eficiencia de los trabajadores, haciendo que los procesos sean mejores y más ágiles.

¿Cuánto tiempo puede perder un empleado buscando entre los papeles la información que necesita? Por ello, las empresas buscan aplicaciones y métodos para digitalizarse que les permitan eliminar los papeles de sus procesos.

Y así, conseguir flujos de trabajo más eficientes y ser más sostenibles cuidando el medio ambiente. Entonces, ¿cómo puedes hacerlo? 

¿Cómo reducir el consumo de papel?

como reducir el uso de papel - kizeo forms

Utilizar documentos en papel dificulta llevar una trazabilidad adecuada, ya que el acceso a la información para tramitarla no es ágil. Por lo tanto, los procesos de trabajo no son del todo eficientes.

En consecuencia, depender mucho del papel en tu empresa ralentiza la finalización de proyectos y tareas. Y en definitiva, disminuye la rentabilidad del negocio. Es por esto que las empresas (cada vez más) tratan de implementar políticas para reducir el uso de papel en su día a día.

Y para ello, se apuesta por herramientas digitales. ¿Quieres reducir el consumo de papel en tu empresa? A continuación te explicamos 7 maneras que te ayudarán a conseguirlo, sobre todo si tu empresa requiere de personal móvil. 

1. Digitaliza la recolección de datos sobre el terreno

Las empresas que ofrecen servicios de mantenimiento integrales, del sector industrial, del sector energético… Requieren de personal móvil. Y suelen utilizar el papel para dar comprobantes a los clientes, realizar inspecciones, órdenes de servicios, etc.

Por lo tanto, si implementas formularios digitales, no solo eliminas el papel. Además, estandarizas la recolección de datos de tu personal móvil y evitas errores de escritura o información incompleta. De hecho, puedes incluir fotos, cálculos, audios y más funcionalidades para que los datos sean más fiables y de mayor calidad.

2. Automatiza los flujos de trabajo

Un flujo de trabajo es una serie de tareas ordenadas que hay que seguir para completar una orden de trabajo. Si digitalizas este proceso, toda la información queda registrada y puede transmitirse en tiempo real a través de una plataforma digital. 

De manera que todo el personal móvil y de oficinas está conectado. En consecuencia, te permite eliminar todas las etapas burocráticas y reducir el uso de papel. Por ello, el flujo de información se acelera y no es necesario llegar a la oficina para informar sobre el estado de un proyecto o tarea.

3. Envía reportes digitales

Genera formularios específicos para cada tarea y crea, de forma automática, los reportes finales tras completarla. Así, ahorras el tiempo de la jornada laboral dedicado a transcribir en el ordenador los reportes e informes.

Puedes conseguir un ahorro de entre 10 y 15 horas de trabajo semanales por empleado.

4. Utiliza documentos online

Los documentos online se encuentran en la nube y puedes consultarlos o modificarlos desde cualquier lugar (a diferencia de un documento Word o Excel tradicional). Esto, permite actualizarlos y enviarlos por correo electrónico directamente desde tu teléfono o tablet a la persona que quieras al instante. 

De esta manera, digitalizas y automatizas las operaciones de la empresa. Además, eliminas la necesidad de imprimir documentos en papel.

Si quieres saber más sobre la automatización de documentos

5. Usa firmas digitales

Firma los contratos, informes, reportes o cualquier trámite (revisiones periódicas, mantenimientos, controles, etc.) con firmas digitales en un par de clics. De esta forma, reduces el uso del papel para realizar impresiones y copias. Además, son más seguras, prácticas y efectivas, si realizas intervenciones, revisiones periódicas o, incluso, mantenimiento.

6. Crea relaciones virtuales con tus clientes, proveedores y empleados

Gana en reactividad de cara a tus clientes, proveedores y colaboradores. Envía directamente desde tu móvil o tablet presupuestos, facturas o contratos al instante sin necesidad de imprimirlos. Por lo que aceleras tu capacidad de respuesta y atención.

7. Centraliza y analiza datos e información en la nube

Busca, consulta, exporta y analiza en un solo clic todos tus datos y reportes. Todos los documentos están centralizados y archivados en la nube de forma segura (se pueden restringir accesos, hacer copias de seguridad, etc.). Y puedes acceder a ellos dónde y cuándo quieras. 

Y una ventaja fundamental de reducir el uso de papel es el ahorro de espacio dedicado a archivos físicos. De esta manera, liberas espacio que puedes dedicar a otras cosas.

¿Cómo puede ayudar Kizeo Forms a reducir el uso de papel en tu empresa?

Kizeo Forms es un software cloud con una app móvil que permite digitalizar la recogida de datos desde cualquier lugar. De esta manera, puedes recopilar la información (intervenciones, mantenimientos, control de obra, inspecciones, etc.) sin hacer uso del papel. 

Por lo tanto, el software de Kizeo Forms te permite reducir el uso de papel de muchos procesos y operaciones de trabajo. De forma que aumenta la productividad y eficiencia de los trabajadores, ya que acelera los flujos de comunicación.

Además, reduce los costos derivados del consumo de papel. De manera que, al reducir gastos y aumentar la productividad de los trabajadores, aumenta la rentabilidad de tu empresa. Y, a la vez, reduces la huella de carbono y tu impacto medioambiental.

 

Ahora que ya sabes cómo puedes reducir el uso de papel con Kizeo Forms, ¿quieres probarlo de forma gratuita durante 15 días? Haz clic aquí.