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28Sep, 2021
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gestion de documentos

¿Cómo automatizar la gestión de documentos?

La gestión de documentos es todo un quebradero de cabeza para los CEO, gerentes y responsables de muchas empresas. El principal problema es que el volumen de datos e información que manejan las organizaciones es, hoy en día, muy complejo, ya que proviene de diversas fuentes y formatos.

Esto significa que para poder manejar eficazmente la gran cantidad de información que se genera en una empresa, es imprescindible optimizar la gestión de documentos mediante la implantación de un sistema de gestión documental

Por suerte, los últimos avances tecnológicos juegan a nuestro favor puesto que, en la actualidad, contamos con aplicaciones y software muy eficientes para optimizar los procesos de digitalización de documentos, incluyendo la captura digital de la información. Con esto se consigue optimizar los flujos de información y evitar pérdidas de información derivadas de la recolección de datos en papel.

¿Para qué sirven los sistemas de gestión documental? ¿Quieres saber más sobre cómo digitalizar tu procesos de gestión de documentos? Sigue leyendo:

 

La automatización de la gestión documental y sus niveles de implantación

La automatización de la gestión de documentos es un proceso de mejora que permite ganar tiempo, evitar errores y, en definitiva, conseguir un alto grado de calidad y eficiencia en todo lo relacionado con el manejo de información de la empresa. 

La automatización puede implantarse en dos niveles diferentes:

1- En el procesamiento de los datos recibidos. Se trata de la recopilación automática de los distintos tipos de documentos y posterior validación de la información y uso de los datos extraídos. 

2- En la generación automatizada de documentos. Permite, a través de los datos captados en la etapa anterior, generar nuevos documentos: facturas, contratos, formularios, etc.      

 

¿Cuáles son las fases de un sistema de gestión documental?

Dentro de la extracción de documentos podemos distinguir las siguientes tres fases o etapas:

  • Extracción. Según el tipo de documento, se utiliza un tipo u otro de sistema de extracción:

                 – Documentos estructurados.

                 – Documentos semiestructurados

                 – Documentos no estructurados

  • Validación. Tras la fase de extracción de datos, las herramientas automáticas de proceso de documentos verifican la validez y calidad de los datos, comprobando que cumplen los requisitos de las políticas internas y la reglamentación comercial.
  • Enriquecimiento. Finalmente, se aumenta el valor y la calidad de los datos, añadiéndoles características y atributos que provengan de fuentes externas.

 

 ¿Cuáles son los documentos que se pueden automatizar por departamento?

Estos son los tipos de documentos que más te puede interesar automatizar mediante una herramienta de captura y gestión de datos. Aunque la lista no es cerrada, lo recomendable es que la amplíes o adaptes a tus necesidades.  

Recursos Humanos (RRHH)

  • Gestión de la documentación de empleados
  • Medición de rendimiento de los empleados
  • Administración de políticas de empresa
  • Nuevas incorporaciones de personal
  • Vacaciones y ausencias laborales
  • Reporte de horas trabajadas

Finanzas

  • Facturas
  • Guía de cargas
  • Formulario de pedido/orden de compra

Logística

  • Facturas
  • Listado de contenidos
  • Lista de empaque
  • Tickets de recogida
  • Conocimiento de embarque
  • Contratos con clientes
  • Formularios de llegada
  • Formularios de entrega

Operaciones

  • Partes de trabajo
  • Reportes de calidad
  • Reportes de incidentes
  • Informes de ventas

 

Claves para implantar una correcta gestión de documentos en tu empresa

Para gestionar, de manera correcta y práctica, los documentos de una empresa debemos definir e implantar un sistema de gestión documental ágil y óptimo, que incluya los protocolos y herramientas que permitan:

  • Optimizar el registro de los distintos procesos y trabajos de la empresa.  El archivo, captura de datos y generación de nuevos documentos debe ser rápido, en formato digital y, algo básico hoy en día: siguiendo criterios de movilidad. Es fundamental trabajar la captura digital de datos sobre el terreno para, por ejemplo, evitar retrabajos al regresar a la oficina, como la introducción manual de información y fotografías en un software.
  • Centralizar e integrar toda la información. Es importante disponer de herramientas que permitan centralizar fácilmente los datos capturados por los diferentes departamentos de una empresa. Además, que tengan la capacidad de conectarse con otros softwares centrales como ERPs o CRMs.
  • Informar de problemas, incidencias o novedades a las partes interesadas. Las herramientas de gestión de información implantadas deben trabajar en la nube, con equipos de trabajo en remoto. Lo ideal es que permitan mandar correos automatizados con información de valor para las partes interesadas. 
  • Optimizar los procesos de acción correctiva. En la actualidad, los métodos modernos de gestión documental, van más allá de la simple organización de los datos. Usados de la forma correcta pueden, a través de sistemas de trazabilidad, detectar rápidamente cualquier problema e, incluso, plantear la acción correctiva necesaria para resolver cuanto antes la incidencia.

 

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¿Cómo te puede ayudar Kizeo Forms en la automatización de la gestión documental?

Kizeo Forms es un software cloud que permite recopilar datos y generar todo tipo de documentos o reportes digitales, de forma ágil y sencilla, facilitando también la automatización tanto de los documentos recibidos o capturados como la generación de nuevos.

Esta herramienta puede ser de utilidad para cualquier industria o departamento de una empresa que necesite digitalizar gestiones que hoy lleva en papel y llevar una mejor organización y seguimiento del personal que está fuera de la oficina. En concreto, permite: crear checklists, informes, formularios, inventarios de productos, hasta generar albaranes, partes de trabajo, plantillas de cobros, etc. 

 

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Entre las funciones destacadas de Kizeo Forms, tenemos:

  • Captura datos sobre el terreno en tiempo real con la aplicación móvil (disponible en iOS y Android).
  • Vinculación de forma automática toda esa información con otros software de la empresa: ERP, CRM, software de gestión documental, etc. 
  • Envío de reportes automatizados a supervisores para la optimización de los procesos de validación de esta documentación. 
  • Planning y asignación de trabajos al personal en terreno para agilizar y mejorar la organización de tus equipos.
  • Centralización todos los datos recogidos en una plataforma segura y en la nube.
  • Exportación de reportes individuales o consolidados para facilitar el análisis.

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