Un formulario digital es el equivalente a un documento papel que se utiliza para recopilar datos. Se rellena desde una aplicación móvil, aún sin acceso a Internet. Entre ellos, podemos nombrar la orden de trabajo, la hoja de presencia y el informe de seguridad. También, cualquier tipo de encuestas e inspecciones. ¿A quién va dirigido? Al personal que trabaja fuera de la oficina y que debe llenar decenas de formatos para registrar e informar su trabajo.
El beneficio principal es su formato digital. Te permite ahorrar la etapa que consiste en entrar todos las informaciones que están en papel en su ordenador. Entrar la información directamente desde una app y reportar al resto del equipo ¡es posible!
El formulario digital puede reproducir todos los elementos de un formulario papel. Por ejemplo, redactar texto, dibujar un boceto, rellenar un checkbox o añadir una firma. Es más, este formato digital es todavía más potente, pues permite incluir opciones que no existen con el papel. Escanear el código de barra, tomar fotos, importar la base de datos, son algunos de los elementos disponibles.
Las opciones del formulario digital
El papel tiene sus limitaciones. Estas son las opciones disponibles con el formulario digital que no existen con el documento papel:
- Tomar foto(s) desde su dispositivo móvil y añadirlas a su reporte.
- Detectar automáticamente su posición geográfica e indicar datos GPS o dirección en sus reportes.
- Ofrecer listas completas para que el usuario seleccione y rellene el formulario digital en el terreno. Estas listas pueden contener elementos adicionales que permiten rellenar automáticamente varios campos de formulario a la vez. Se llaman listas con atributos.
- Los campos del formulario pueden ser dinámicos. Dependiendo a las respuestas previamente completadas, aparecen o desaparecen otros campos del formulario.
- ¡Gravar mensajes de voz!
- Utilizar la opción de dictado por voz disponible en la mayoría de los smartphones.
- Escanear códigos de barras y etiquetas NFC.
- Crear una tabla que permite entrar varias veces una serie de informaciones.
- Configurar cálculos automáticos.
- Hacer que ciertos campos del formulario sean obligatorios para garantizar la captura de toda la información necesaria.
- Guardar directamente este documento en el servido o en su cuenta de Dropbox.
- Enviar al instante correos electrónicos con los datos del formulario que acaba de rellenar.
¡Si todavía no estás convencido del beneficio enorme que representa el formulario digital, ve la ilustración de arriba que lo resume todo!
¿Cómo funciona el formulario digital?
Paso n°1: Crear tu formulario digital
La primera etapa consiste en crear un formulario digital desde la plataforma en línea de Kizeo Forms. Te recomendamos que lo hagas desde tu ordenador. Puedes agregar de manera sencilla las opciones que deseas para diseñar un formulario que sea a la medida, perfectamente adaptado a lo que requiere tu actividad.
Paso n°2: Rellenar en la app móvil
Una vez el formulario creado y guardado, podrás rellenarlo desde cualquier dispositivo móvil. Para eso, descarga primero la aplicación Kizeo Forms en tu dispositivo (iOs o Android). Nuestra aplicación se encuentra disponible en el AppStore y el Google Play.
Paso n°3: Recuperar los datos capturados
El último paso consiste en recuperar los datos capturados que se encontrarán disponibles al instante desde la plataforma en línea. Se podrán exportar estas informaciones en el formato que desees para posteriormente analizarlas.
¡Di adiós al papel!
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