Control de subcontratas en obra: checklist para verificar documentos y personal
Comprueba desde el móvil, antes de que entren en la obra, que cada subcontrata y cada trabajador cumplen: REA, RNT, formación en PRL, aptitud médica y EPI, con fotos y firma en lugar de carpetas de papel.
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Beneficios
Que ningún operario entre en la obra sin la documentación al día
La plataforma CAE (coordinación de actividades empresariales) guarda los documentos de cada subcontrata; este checklist comprueba en la obra que lo subido coincide con quien está trabajando. Todo desde el móvil, con fotos y firma, sin una carpeta ni un Excel por contrata.
Sin Kizeo Forms
- Operarios que entran sin que nadie revise su documentación
- Inscripción en el REA sin comprobar
- Caducidades perdidas entre carpetas y correos
- EPI que nadie comprueba sobre el terreno
- Nivel de subcontratación en un Excel aparte
- Incumplimientos comentados de palabra, sin registro
Con Kizeo Forms
- Acceso solo con documentación cotejada en obra
- Inscripción en el REA comprobada y anotada
- Caducidades registradas por trabajador, a la vista
- EPI fotografiado y comprobado por trabajador
- Nivel de subcontratación anotado en la ficha
- Incumplimiento con foto, responsable y plazo
Verifica antes de dejar entrar
Cada trabajador se contrasta con su formación en PRL, su aptitud médica y su alta en el RNT antes de empezar. Lo que falta queda anotado en la misma ficha.
Acredita que cumples tu deber de vigilancia
La ley exige al contratista vigilar a sus subcontratistas, y el checklist deja esa vigilancia fechada, firmada y con fotos. Si viene la Inspección de Trabajo, tienes qué enseñar.
Sigue la cadena de subcontratación
Anota quién contrata a quién y en qué nivel, y detecta a tiempo una cadena que supera el límite de la Ley 32/2006: el tercer subcontratista, el autónomo y quien solo aporta mano de obra no pueden subcontratar.
Cierra cada incumplimiento
Cada punto no conforme se anota con foto, responsable y fecha límite, para que la subcontrata sepa qué corregir antes de volver a la obra.
¿Cómo funciona?
Crea el checklist con listas, tablas y fotos
Crea la ficha desde cero o genérala con IA a partir de tu checklist actual en PDF. Añade una tabla para los trabajadores de cada subcontrata y una foto por cada EPI que compruebas.
Coteja documentos y personal en la obra
El encargado, el jefe de obra o el técnico de prevención abre la ficha en el móvil, elige la subcontrata y su nivel, y recorre los puntos: REA, RNT, formación, aptitud médica y EPI de cada trabajador.
Anota los incumplimientos con foto y plazo
Un arnés en mal estado, una formación caducada o un trabajador que no figura en el RNT se anotan con foto, responsable y fecha límite, y la subcontrata ve qué corregir.
Firma y archiva la ficha de cada visita
El jefe de obra o el encargado y el responsable de la subcontrata firman en la pantalla. La ficha queda archivada con fecha y hora, lista si te la pide el coordinador de seguridad y salud o la Inspección de Trabajo.
Solución multisectorial
Herramientas pensadas para verificar subcontratas y dejar constancia en la obra
Una ficha por subcontrata y visita: puntos conformes, trabajadores verificados y fotos de lo que falla, reunidos en un solo documento fácil de auditar.
+25 tipos de campos
Marca cada punto como conforme o no conforme: REA, RNT al día, formación en PRL, aptitud médica y EPI, sin dejar ninguno sin responder.
Una fila por trabajador con su formación, su aptitud médica y su EPI, para saber uno a uno quién puede entrar en la obra.
Fotografía el EPI, la señalización o el documento que no cuadra y adjúntalo al punto no conforme, para que la subcontrata vea qué corregir.
Numerosas funcionalidades disponibles
Rellena la ficha en un sótano, un túnel o un tajo sin cobertura; los datos y las fotos se envían solos al recuperar la señal.
Genera la ficha de cada subcontrata con tu logo y la lista de trabajadores verificados, lista para presentar si te la piden.
Envía la ficha al coordinador de seguridad y salud y al responsable de prevención en cuanto se cierra la visita, sin reenviar correos a mano.
Crea tu propio checklist de control de subcontratas
Importa tu checklist actual en PDF o descríbeselo a la IA y personalízalo con las comprobaciones que pides hoy a cada subcontrata.
- Datos de la subcontrata: razón social, NIF, nivel de subcontratación y responsable en la obra.
- Documentación de empresa: inscripción en el REA con su vigencia, evaluación de riesgos y planificación preventiva del trabajo contratado.
- Libro de Subcontratación: presente en la obra y con la subcontrata anotada en su nivel.
- Trabajadores verificados: formación en PRL, aptitud médica, alta en el RNT y EPI de cada uno.
- Incumplimientos y firma: foto, responsable, fecha límite y firma de ambas partes.
Testimonios
Con Kizeo Forms, tengo la seguridad de que el trabajo fuera de la oficina llega al momento a la persona requerida con texto, fotos y firmado.
Bernardo Herranz Ortín
Con Kizeo Forms, ingreso mis observaciones en terreno. Tomo una foto del registro del transportista y luego ingreso las infracciones cometidas. Se envía automáticamente un informe.
François Hernot
Controlador de transporte NRL
Para nosotros el cumplimiento legal es una de nuestras prioridades y la seguridad salud ocupacional y medioambiente requiere de una gran cantidad de registros que son obligatorios de llevar
Patricia Murguía
Gerente de Gestión de Talento y HSEQ
Subcontratas, EPI y actas: la obra entera bajo control y sin papel
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FAQ – Todo lo que necesitas saber sobre el control de subcontratas en obra
¿Qué es el control de subcontratas en obra y quién tiene que hacerlo?
Es la comprobación, antes y durante la obra, de que cada subcontratista y sus trabajadores cumplen lo que exige la normativa. La Ley 32/2006 obliga a contratistas y subcontratistas a vigilar el cumplimiento de sus propios subcontratistas (art. 7.1), y el RD 171/2004 exige al empresario principal (en obra, el contratista) pedir por escrito a sus contratistas y subcontratistas la acreditación de su evaluación de riesgos, su planificación preventiva y la información y formación de sus trabajadores (art. 10).
Además, el incumplimiento de los requisitos de acreditación o del régimen de subcontratación puede generar responsabilidad solidaria del contratista (art. 7.2 de la Ley 32/2006). En la práctica lo hace el jefe de obra, con apoyo del técnico de prevención.
¿Qué documentación debe acreditar una subcontrata antes de empezar?
Estos son los puntos que fija la normativa y que el checklist recoge:
- Inscripción en el REA (Registro de Empresas Acreditadas), exigida a contratistas y subcontratistas del sector (Ley 32/2006, arts. 4.2 y 6). La inscripción dura tres años y se renueva por periodos iguales; la renovación se pide en los seis meses anteriores al vencimiento (RD 1109/2007, art. 6.1).
- Organización preventiva y formación en prevención de directivos y personal productivo (art. 4.2 de la Ley 32/2006).
- Evaluación de riesgos y planificación preventiva del trabajo contratado, y justificante de la información y la formación de sus trabajadores (RD 171/2004, art. 10).
- Documentación de la maquinaria que acredite su propiedad (Ley 32/2006, art. 8.2).
Los pliegos y el contrato de cada obra pueden pedir más: comprueba siempre lo que exige el tuyo.
¿Qué se verifica en la obra que una plataforma CAE no puede comprobar?
Una plataforma CAE gestiona los documentos que sube cada empresa. El checklist comprueba lo que solo se ve en el tajo:
- Que los trabajadores presentes son los acreditados, uno a uno, y figuran en el RNT.
- Que la formación en PRL corresponde a su puesto: debe ser teórica y práctica, suficiente y adecuada (Ley 31/1995, art. 19).
- Que el EPI está en uso y en buen estado, con foto.
- Que hay certificado de aptitud vigente o renuncia firmada al reconocimiento médico. Pide el certificado de aptitud, no el informe médico: el empresario solo recibe las conclusiones sobre aptitud (Ley 31/1995, art. 22.4).
¿El TC2 sigue existiendo? ¿Qué es el RNT?
Con el Sistema de Liquidación Directa de la Seguridad Social, el antiguo TC2 pasó a llamarse RNT (Relación Nominal de Trabajadores) y el TC1, RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones). El RNT detalla las cotizaciones de cada trabajador, así que sirve para comprobar que quien trabaja en la obra figura en la liquidación del mes.
Pide el último RNT de la subcontrata y cotéjalo con la tabla de trabajadores de la ficha.
¿Qué es el Libro de Subcontratación y cómo se comprueba en la obra?
- Cada contratista debe tener uno en cada obra y mantenerlo en ella en todo momento (Ley 32/2006, art. 8).
- Lo habilita la autoridad laboral del territorio donde se ejecuta la obra (RD 1109/2007, art. 14.1).
- Se anota cada subcontratación, con su nivel, por orden cronológico. El contratista lo conserva en la obra y cinco años después de terminar su participación (RD 1109/2007, arts. 15.2 y 16.1).
En el checklist compruebas que el libro está en la obra, habilitado, y que la subcontrata figura anotada en su nivel.
¿Cuántos niveles de subcontratación se permiten?
La Ley 32/2006 (art. 5.2) permite que el contratista subcontrate, que el primer y el segundo subcontratista vuelvan a subcontratar y que el tercero ya no pueda hacerlo. El trabajador autónomo no puede subcontratar, ni tampoco el subcontratista que aporta fundamentalmente mano de obra (art. 5.2).
Si en casos fortuitos debidamente justificados (especialización de los trabajos, complicaciones técnicas o fuerza mayor) hay que ampliar un nivel, la dirección facultativa debe aprobarlo y debe quedar anotado en el Libro de Subcontratación (art. 5.3). Además, el contratista debe informar a la autoridad laboral en los cinco días hábiles siguientes (Ley 32/2006, art. 5.3, y RD 1109/2007, art. 16.2.c).
¿Kizeo Forms sustituye a mi plataforma CAE?
No. Una plataforma CAE gestiona la documentación de cada empresa y sus caducidades. En las obras de construcción, además, la coordinación de actividades se rige por el RD 1627/1997 (RD 171/2004, disposición adicional primera).
Kizeo Forms cubre lo que ocurre en el tajo: la verificación presencial, con fotos y firma. Dispone de API e integraciones, así que, si tu plataforma permite conectarse, la ficha puede enviar sus datos a otros sistemas.
¿Puedo descargar el checklist de control de subcontratas en PDF?
Sí. Descarga el modelo en PDF gratis desde esta página: sirve para imprimirlo y rellenarlo a mano en la obra.
Si prefieres dejar el papel, importa ese mismo PDF a Kizeo Forms con la IA o crea tu propio checklist con tus puntos, y rellénalo desde el móvil con fotos y firma, sin pasar a limpio ni escanear.
¿Puedo usar mi propio checklist y compartirlo con todo el equipo de obra?
Sí. Importa el checklist que usas hoy (PDF, foto o formulario en papel) y la IA genera la ficha para que la ajustes: añade o quita puntos según el contrato de cada obra.
Con la gestión de usuarios, cada jefe de obra o técnico tiene su acceso y todas las fichas se reúnen en un mismo lugar.
¿Cuánto cuesta Kizeo Forms?
El plan Smart cuesta desde 15 € al mes por usuario con facturación anual (22 € con facturación mensual) y el plan Business desde 25 € (37 € con facturación mensual). Es un precio por usuario y con formularios ilimitados, no por checklist.
- Plan Smart: informes y correos personalizados, registro sin conexión, automatizaciones estándar, integraciones y API, todo lo que necesita este checklist.
- Plan Business: añade la integración nativa con más de 200 aplicaciones y los informes avanzados.
Pruébalo 15 días gratis, sin tarjeta y sin compromiso.
