Casos de uso
OP Service: expertos en obras eléctricas
OP Service tiene 5 años en el mercado peruano, realizando obras eléctricas en media y baja tensión y servicio de mantenimientos correctivos, preventivos y predictivos. También realizan mantenimiento a instalaciones eléctricas y transformadores.
Son una empresa joven con un crecimiento exponencial desde la creación. Se destaca por la atención de emergencia 24/7 los 365 días del año. Cuentan con 90 trabajadores en total hoy: 20 en oficina y 70 en terreno.
Tuvimos la oportunidad de hablar con Miguel sobre cómo utilizó Kizeo Forms para agilizar los informes de mantenimiento y ganar mayor liquidez de caja. Sigue leyendo para aprender de su experiencia en sus propias palabras.
Expertos en obras y mantenimiento eléctrico
Esta empresa peruana está especializada en soluciones de obras eléctricas en media y baja tensión y servicio de mantenimiento eléctrico
Atención de emergencia a sus clientes
Gracias a su servicio de emergencia 24/7 los 365 días del año, ofrecen una cobertura integral a sus clientes
90 trabajadores, 70 de ellos en movilidad
Los empleados en movilidad que deben registrar notas de gastos, fichaje de la jornada laboral, entre otros.
La necesidad: acelerar el proceso de facturación con informes de mantenimiento
Todas las empresas, sin importar el tamaño, pueden sufrir “cuellos de botellas” en sus operaciones. Estas situaciones son todo un dolor de cabeza para gerentes, empleados y clientes por la pérdida de tiempo, y de dinero, que conllevan.
Inicialmente se buscó Kizeo Forms para cubrir la necesidad de generar reportes de una forma más rápida y sencilla. Esto se debe a que el trabajo no termina cuando los técnicos de OP Services finalizaban el servicio, sino cuando se genera el reporte correspondiente, que debe incluir fotos y la firma digital. Antes, este representaba para la empresa hasta 30 días en elaborar el reporte y facturar al cliente.
Otro punto que también era importante para OP Service era poder adaptar las plantillas finales y la estructura de los reportes. La personalización fue super importante para ellos.
+
Retraso en la facturación al cliente
El proceso manual generaba demoras significativas en la emisión de facturas, afectando el flujo de caja y la relación con los clientes.
+
Lentitud en el registro de notas de gastos
La falta de automatización no permitía que los técnicos pudieran recibir los gastos de viaje si se consumían el presupuesto inicial.
Beneficios
El logro: ganancia de 30 días de flujo de caja
El éxito que tuvimos con la herramienta a la hora de agilizar el tiempo de entrega de reportes y de facturación nos ha llevado a expandir su uso a otras áreas.
Hoy el tiempo de entrega de los reportes es de apenas 3 horas. Por tanto, gano 30 días de flujo de caja» Miguel Ángel Vilchez, Gerente General de OP Service
Utilizamos Kizeo Forms para tomar la hora de entrada y salida de los trabajadores.
También implementamos la aplicación para la rendición de gastos. Esto les ha permitido ahorrar mucho tiempo y les brinda tranquilidad a los trabajadores.
Ellos a veces tienen que pasar 40 días en región y se les envían gastos de viajes. Pero en el pasado, si necesitaban más dinero no se les podía enviar hasta que enviaran la nota de gastos, lo cual antes de Kizeo Forms tenía que esperar a su vuelta la oficina o mandar todos los documentos por correo. Ahora, los pueden mandar con Kizeo Forms y desde la oficina se les puede enviar el monto requerido en el momento.
Otro beneficio es que el registro de gastos la entregan en una lista en Excel es que esa información se puede enviar los datos a al ERP que usan en la empresa de forma sencilla.
Antes
- Informes en papel que requerían hasta 2 días
- Pérdida de datos por condiciones del terreno
- Retraso en los procesos de facturación
Ahora
- Informes digitales generados al instante
- Datos centralizados en la nube
- Reducción a 2 días en el proceso de facturación
Testimonios
La experiencia con Kizeo Forms
Funcionalidad de Kizeo Forms que destaca OP Service
La funcionalidad más valorada por Op Service es la generación automática de informes personalizados. Esta característica no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la presentación de los resultados para los clientes, fortaleciendo su confianza. A continuación, te explicamos cuáles son las funcionalidades destacadas de Kizeo Forms.
Reportes automáticos
En OP Service crean documentos profesionales con solo unos clics y sus clientes reciben informes claros y detallados en tiempo real.
Registro de datos offline
El personal en terreno puede operar en zonas remotas sin interrupciones. Los técnicos pueden recopilar datos incluso sin señal, sincronizándolos al recuperar conectividad.
Firma digital
Los responsables firman los informes directamente desde la app, agilizando los procesos de aprobación.