Saca todo el potencial de un parte de trabajo diario

Si trabajas con técnicos en terreno o realizas servicio técnico, estarás acostumbrado a usar un parte de trabajo diario. No hay duda de que es un documento clave para llevar el registro de las intervenciones, instalaciones y mantenimientos. Pero, ¿sabes cómo puedes usar este documento para potenciar la productividad  de los técnicos y mejorar la gestión documental? En este artículo te mostraremos cómo puedes sacarle un partido que tal vez desconozcas. ¡Empecemos!

¿Qué no debe faltar en un parte de trabajo diario?

Un parte de trabajo diario, como ya lo hemos adelantamos, se usa para dejar registro de cualquier intervención que se haga. Ha de servir para facilitar la gestión de mantenimiento.

Sea cual sea la necesidad de tu empresa, la siguiente información no puede faltar a la hora de crear una plantilla de parte diario de trabajo:

♦ Información del cliente: nombre de la empresa, el teléfono y correo electrónico de contacto.

♦ Datos del técnico: nombre y cualquier otra dato necesario de identificación.

♦ Ubicación de la intervención: dirección y otros datos relacionados con la ubicación.

♦ Descripción de las tareas a realizar: detalle de qué tipo de intervención se realizará.

♦  Recursos empleados: materiales y cantidades usadas, herramientas y mano de obra del técnico implicado

♦ Firmas de validación: del técnico, del cliente y, en algunos casos, del superior para validar el cierre del servicio.

Modelo parte de trabajo diario gratis

A continuación, te compartimos una plantilla de parte de trabajo diario gratis. Verás que está reunida toda la información que mencionamos antes y, aunque es básica, es una plantilla de parte de trabajo diario en Excel lista para usar.

¿Este parte diario de trabajo plantilla no cubre tus necesidades?  Sigue leyendo porque te contamos cómo potenciar este documento para ganar en eficiencia y en conocimiento sobre tu negocio.

Aprovecha los beneficios de una app para llevar partes de trabajo diario

Hoy en día existen aplicaciones móviles que te permiten centralizar la información de los partes. Además, se suman otras ventajas como agendar intervenciones a los técnicos. Pero antes de hablar de estas funcionalidades, vamos a concentrarnos en una sola: el registro y la documentación.

Parte diario de trabajo en papel vs en la nube

Con una aplicación de gestión de partes de trabajo vas a poder llevar un registro más completo, estandarizado y automatizado. El formato que hoy llevas en papel se te va a quedar corto por no contar con listas desplegables,  campo de geolocalización, fotografías, cálculos automáticos, entre otros.

Además, el papel da pie a errores que se traducen en pérdida de tiempo, tales como tener que recontar los materiales usados porque cada técnico les dio un nombre distinto. O peor aún, tener que llamar a los técnicos porque registraron mal las horas trabajadas o la dirección del cliente.

Si lo anterior te suena familiar, te explicamos a continuación cuáles son los errores más comunes de llevar manualmente los partes y cómo puedes corregirlos con una app:

Crea tu parte de trabajo diario digital

Para llevar tu gestión de mantenimiento, te invitamos a probar nuestra solución Kizeo Forms. Verás que en poco tiempo te aportará información para controlar lo que ocurre en las intervenciones y saber casi al instante cuántos servicios lleva a cabo el técnico y cuánto tiempo tarda en terminarlo.

A continuación, te compartimos un vídeo de 2 minutos en el que verás cómo puedes crear tu modelo parte diario de trabajo con nuestra herramienta digital.

Funcionalidades para todo tipo de empresa

Seas una pequeña o gran empresa, las siguientes funcionalidades te serán de gran utilidad para llevar una buena gestión operativa y documentación:

Olvídate de introducir manualmente fecha y hora, deja que se rellene automáticamente

Estandariza los materiales disponibles para cada intervención, importa tus bases de datos

Conoce dónde se realizan las intervenciones de los técnicos con geolocalización precisa

Sincroniza toda tu información al integrar Kizeo Forms a tu CRM, ERP o herramientas de BI

Funcionalidades para empresas grandes

Si tu empresa maneja un gran volumen de intervenciones diarias y con técnicos desplegados en diferentes puntos del país, estas funcionalidades te servirán para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la atención al cliente:

• Asignación de tarea para distribuir las intervenciones, tareas o incidencias de forma ordenada entre los técnicos en terreno. 
• Envío de correos y reportes automáticos. Esta funcionalidad permite que el técnico envíe un reporte a todos los involucrados (superiores, clientes, etc.) una vez terminada la intervención. El email incluye un documento que puedes personalizar con todos los campos que consideres necesarios (fotos, firma, audios, etc.)
• Centralización de la información capturada en terreno, con capacidad de filtrar los datos por fecha, técnico, tipo de formulario y más. Esta información es posible exportarla en formato Excel, PDF, CSV, entre otros.
• Importación de la base de datos de tus clientes. De esta forma, cuando un técnico seleccione a un cliente inmediatamente se rellenarán sus datos (nombre, email y teléfono).  Importante: puedes restringir el acceso a la información para que, por ejemplo, el técnico de la Zona A, no vea los clientes de la Zona B.
• Condiciones de visibilidad, determina qué pueden ver tus técnicos y consigue que tengan una experiencia más simple y fluida con la aplicación. Por ejemplo, si un técnico marca que hará una reparación de caldera, se harán visibles campos específicos para ayudarle con su trabajo. Esto significa que según la opción que elija en su lista de servicios, el formulario será diferente. 
• Validación en remoto gracias a la transferencia de datos. Ello permite que el técnico, al terminar el servicio, pueda enviar al superior el reporte para que lo apruebe y dé por cerrado el servicio.

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